#100 Jubiläum! Digitalisierungsprojekte erfolgreich umsetzen mit Verena Altherr

Podcast Industrie 4.0 | Der Expertentalk für den Mittelstand

Hinter uns liegen 3.615 Minuten und 29 Sekunden wertvolle Insights, Tipps und spannende Gespräche – wir feiern heute die 100. Folge! Und wie es sich gehört, mit einem absoluten Top-Thema! 

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Wir zitieren mal unsere Podcast-Moderatorin Andrea Spiegel: „Wir sind ja auch super sympathisch, also kommt gerne auf uns zu, wenn ihr Lust habt, ein Digitalisierungsprojekt bei euch umzusetzen!“.

Davon abgesehen, dass wir wirklich super sympathisch sind, erklärt Verena Altherr, Teamleiterin im Projektmanagement bei uns, auch mal, wie ein Digitalisierungsprojekt mit uns abläuft. Ihr erfahrt also, was es vorzubereiten gilt, welche Fragen ihr euch stellen solltet und welche Projektphasen es bei uns gibt.

Wir nehmen euch mit von der Idee bis zum Go-Live durch ein Digitalisierungsprojekt.

Das Transkript zur Podcast-Folge: Digitalisierungsprojekte erfolgreich umsetzen

ANDREA SPIEGEL: Herzlich willkommen zur 100. Folge Industrie 4.0, der Experten-Talk für den Mittelstand. Unglaublich, dass wir schon 100 Folgen geschafft haben! In den letzten 99 Episoden haben wir über viele verschiedene Themen gesprochen: Ortung mit RFID, Cybersecurity, Produktionsplanung, Servervirtualisierung, fahrerlose Transportsysteme und noch vieles mehr. Es hat riesigen Spaß gemacht, und ich freue mich schon auf die nächsten 100 Folgen.
An dieser Stelle möchte ich allen Zuhörerinnen und Zuhörern danken – natürlich auch unseren Zuschauerinnen und Zuschauern auf YouTube. Ohne euch würde es diesen Podcast nach fast fünf Jahren nicht geben. Ich durfte immer wieder spannende Gäste begrüßen, sowie heute. In dieser Zeit habe ich unglaublich viel mitgenommen und ich hoffe, dass es euch auch so geht. Ein paar von euch durften wir hier bei der L-mobile bei gemeinsamen Projekten kennenlernen. Das war großartig und ich hoffe, dass es genauso weitergeht.

Und ja, zur 100. Folge wollten wir euch etwas mehr über uns erzählen. Normalerweise vermeiden wir das – wir bieten euch spannende Infos, ohne großen Bezug zu uns oder zu konkreten Produkten. Darum soll es auch heute nicht gehen, keine Sorge. Wir möchten euch zeigen, wer L-mobile ist, was wir den ganzen Tag machen und warum wir den Podcast machen. Dabei verzichten wir bewusst auf trockene Informationen über die L-mobile, sowie unsere Unternehmensgeschichte. Stattdessen betrachten wir, wie Digitalisierungsprojekte idealerweise ablaufen sollten und wie sie tatsächlich bei uns umgesetzt werden.
An alle, die denken, in dieser Folge geht es nur um L-mobile: Man kann immer etwas lernen. Das habe ich in den letzten 99 Folgen festgestellt. Es geht nicht nur darum, wie es bei L-mobile läuft, sondern um wichtige Faktoren eines Digitalisierungsprojekts: Was ist vor dem Go-Live zu beachten, und was passiert danach? Bleibt also dran – wir freuen uns, wenn ihr zuhört.

Deshalb möchte ich nun endlich meinen Gast vorstellen: Verena Altherr, Teamleiterin im Projektmanagement bei uns und kennt sich bestens aus. Schön, dass du heute da bist!

VERENA ALTHERR: Vielen Dank für die Einladung, Andrea. Ich freue mich sehr, heute hier zu sein – vor allem bei dieser ganz besonderen Folge.

ANDREA SPIEGEL: Super! Kleiner Hinweis noch: Diese Folge könnt ihr auch auf YouTube sehen. Dort trage ich extra meinen gelben Blazer, den ihr, falls ihr nur zuhört, vielleicht nur von unserem Podcast Titelbild kennt. Schaut gerne vorbei!

ANDREA SPIEGEL: So, Verena, jetzt geht’s aber los, genug gelabert. Erzähl uns ein bisschen von dir: Du bist Teamleiterin im Projektmanagement bei L-mobile. Was heißt das genau und was machst du?
VERENA ALTHERR: Ich bin als Projektleiterin und Teamleiterin bei L-mobile tätig. Das bedeutet, wir setzen in unserem Team Projekte um – vom ersten Kundenkontakt über die Beratung bis zum Ende und bis nach dem Go-Live. Wir betreuen das ganze Projekt von Anfang bis Ende. In der Projektleitung hat man eine besondere Verantwortung: Man sorgt für eine saubere Koordination des Projektverlaufs und ist in allen Phasen dabei.
ANDREA SPIEGEL: Sehr gut. Das heißt, wenn jemand den Kunden kennt, seid ihr das – ihr seid lange und nah dran.
VERENA ALTHERR: Genau.
ANDREA SPIEGEL: Dann hast du sicher auch Praxisbeispiele und Erfahrungen aus deinen inzwischen zweieinhalb Jahren Projektleitung bei L-mobile.
VERENA ALTHERR: Ja, richtig. Da habe ich bereits mehrere Projekte abgeschlossen und teile gern meine Erfahrungen aus der Digitalisierungsprojektbranche.
ANDREA SPIEGEL: Das klingt gut.

ANDREA SPIEGEL: Aber ich habe dich schon vorgewarnt, bevor wir tiefer ins Thema einsteigen: Ich stelle immer eine kleine Frage, um dich persönlich besser kennenzulernen. Für dich habe ich mir heute überlegt, ob es – ganz abgesehen von deinem Beruf bei der L-mobile – etwas gibt, das dich in deinem Leben so richtig begeistert?
VERENA ALTHERR: Richtig begeistern ist natürlich eine gute Frage. Mir macht es einfach Spaß, mich mit Menschen auszutauschen. Ich verbringe sehr viel Zeit mit Freunden und Familie – das begeistert mich und gibt mir neue Kraft für die Arbeit.
ANDREA SPIEGEL: Also einfach im Austausch mit Menschen sein.
VERENA ALTHERR: Genau.
ANDREA SPIEGEL: Das kann ich sehr gut verstehen.

ANDREA SPIEGEL: Dann steigen wir jetzt in den Austausch rund um das Thema Digitalisierungsprojekte ein. Für den Einstieg interessiert mich: Was ist deiner Meinung nach das wichtigste To-do auf Kundenseite, aber auch das wichtigste To-do auf unserer Seite, wenn man mit einem Digitalisierungsprojekt loslegen möchte? Wo fange ich an?
VERENA ALTHERR: Ein Digitalisierungsprojekt bedeutet, bestehende Prozesse und Daten von einer manuellen in eine digitale Form zu überführen. Aus Kundensicht sollte man sich zuerst fragen: Wo liegt mein aktueller Schmerzpunkt? Wo sind meine Daten und wo fehlen sie möglicherweise noch? Diese Lücke gilt es zu schließen. Wenn wir von der L-mobile uns mit ins Projekt einbindet, starten wir mit Gesprächen und Beratung. Dabei legen wir einen Fokus fest. Unsere Aufgabe ist es, gemeinsam mit dem Kunden das erste Projektziel zu definieren: Was ist die erste Stufe, was die zweite und was ist die dritte? In der Projektumsetzung konzentrieren wir uns dann auf diese erste Stufe.
Das sind auch die Hausaufgaben für den Kunden: Wo liegen meine Schmerzpunkte in den Prozessen? Wo kann ich den schnellsten Gewinn oder die rascheste Optimierung erzielen? Schritt für Schritt setzen wir das um.
ANDREA SPIEGEL: In der ersten Phase eines Projekts geht es also darum, das Problem des Kunden zu verstehen und ihm klarzumachen, warum er überhaupt digitalisieren will. Sind das die Grundfragen oder würdest du noch etwas hinzufügen?
VERENA ALTHERR: Genau da fängt es an. Man könnte schnell sagen: „Wir wollen unsere aktuellen Prozesse digitalisieren.“ Doch das ist sehr allgemein. Wir müssen tiefer gehen und mit dem Kunden konkret sprechen. Wir schaffen zunächst die Basis, um auf spezifische Prozesse einzugehen.
Wenn ich beispielsweise Inventurdaten digital erfassen möchte, muss ich zuerst sicherstellen, dass ich jeden Artikel scannen kann – inklusive Artikelattribute – und das in Verbindung mit unserer Software. Diese Grundlagen, wie scannbare Artikellabels, bilden die Basis. Darauf aufbauend kann man dann etwa Lagerplatzstrukturen digital abbilden.

ANDREA SPIEGEL: Du hast schon angedeutet, in welche Richtung es geht. Magst du uns grob einmal für den Einstieg erklären, wie ein Digitalisierungsprojekt bei und mit L-mobile abläuft? Nicht nur für uns, sondern relativ allgemein gültig?
VERENA ALTHERR: Ja, sehr gerne. Wie vorhin angesprochen, beginnen wir mit einer Konzeptphase, gefolgt von der Implementierung, einer Testphase und schließlich der Go-Live- und Nachbetreuungsphase. Gerade in der ersten Phase, die Konzeptphase, fließt viel Arbeitszeit hinein. Das darf man nicht unterschätzen, was man mit dieser Vorarbeit leistet. Das zahlt sich aber später aus: Je genauer Prozesse und Details besprochen wurden, desto einfacher läuft die Implementierung.
In der Konzeptphase identifizieren wir zunächst den größten Schmerzpunkt des Kunden, priorisieren seine Prozesse und erstellen einen Phasenplan für die nächsten oder übernächsten Schritte. Das darf auch gern mal ein Jahr dazwischen liegen. Wir definieren die erste Stufe mit den wichtigsten Basiselementen, Grundstrukturen und halten das alles in einem Konzept schriftlich fest.
ANDREA SPIEGEL: Also konkrete Use Cases: Was will der Kunde erreichen?
VERENA ALTHERR: Genau. Wir nehmen die Anforderungen im Prozess auf. Bleiben wir beim Beispiel Inventur: Ist es eine Person oder mehrere Personen, die später die Inventur durchführen? Am Anfang sind die wichtigen Informationen für uns, um den Prozess sauber durchzuführen – sowie die Lösung.
Man kann sich das so vorstellen: Zunächst führt man ein Gespräch und berät den Kunden in seinen Logistikprozessen – unabhängig von der Software. Also eine reine Prozessoptimierung wird angestrebt.
Im zweiten Schritt betrachten wir den ERP-Bezug. Wir bei der L-mobile haben uns da ziemlich breit aufgestellt. Es gibt auch allgemeine Themen, die mit Belegen und Strukturen zusammenhängen. Da berät man zunächst auf der technischen Ebene.
Erst danach steigen wir im besten Fall in die Optimierung ein: Wir beraten, wo Prozesse effizienter oder genauer gestaltet werden können. So kann der Kunde Anforderungen wie die Qualität, also Datensicherung oder eine Doppelprüfung von Seriennummern systemseitig nachweisen.
Haben beide Seiten dem Konzept zugestimmt und können sich da wiederfinden, starten wir die Implementierungsphase: Wir installieren die Software, schließen sie an das ERP an und führen erste Testrunden durch. Je mehr Projekterfahrung man hat, desto mehr bindet man diese ein. Aber der Kunde ist hier ebenso hoch gefordert: Er muss uns seine Spezialfälle erklären, damit wir später die richtige Qualität liefern können. So entwickelt sich das Projekt in dieser Phase Schritt für Schritt realitätsnah hin zur Go-Live-Vorbereitungsphase.
In dieser Phase planen wir nicht nur die technischen Themen in den Projektplan, sondern kümmern uns auch um Infrastrukturthemen – zum Beispiel eine WLAN-Ausleuchtung im Lager, bevor mobile Geräte zum Einsatz kommen.
Wie vorhin angesprochen, sind auch die Artikel-Labels ein Thema, das man gegebenenfalls schon in den Prozessfluss integrieren kann. Wenn nicht, dann wird es im Rahmen der Projekteinführung berücksichtigt. Es gibt viele Aspekte, die man beachten muss, und natürlich ist jeder Kunde, jede Branche etwas unterschiedlich aufgestellt. Deshalb kann man Projekte nicht komplett miteinander vergleichen. Aber die Grundbestandteile muss man schon abprüfen.
ANDREA SPIEGEL: So eine grobe Marschrichtung gibt es wahrscheinlich schon.
VERENA ALTHERR: Genau, so bildet sich der Projektplan dann bei manchen Projekten eben kürzer oder länger.
Dann sind wir in der Testphase angekommen. Jetzt werden langsam auch die Key-User beziehungsweise die End-User des Kunden eingebunden. Es finden Schulungen im Lager statt. Gegebenenfalls werden auch noch Dokumentationen von Kundenseite erstellt, damit man sicherstellt, die Software richtig einzuführen und dem gesamten Projekt ausreichend Schulungszeit zu geben.
Am Ende, wenn der Kunde mit dem Produkt, dem Setup und den Vorbereitungen zufrieden ist, beginnt die Go-Live-Vorbereitung. Das bedeutet, es wird kommuniziert, welcher Go-Live-Termin gewählt wird. Gegebenenfalls kommt es zu einer Systemunterbrechung. Die Menschen müssen sich darauf einstellen, dass eine Änderung ihrer Arbeitsweise bevorsteht. Auch hier findet die Kommunikation im Vorfeld statt. Man nimmt alle Projektbeteiligten mit und verteilt die Aufgaben an dem Tag. Dabei gibt es Aufgaben bei uns von L-mobile, gegebenenfalls beim ERP-Partner und natürlich auch beim Kunden selbst.
Dann kann der Go-Live durchgeführt werden. Danach hört es natürlich nicht auf. Wir betreuen den Kunden auch nach der Go-Live-Phase, um sicherzustellen, dass alles stabil läuft. Natürlich wurden alle Testfälle so weit durchgeführt, wie man es später im Produktivsystem erwartet. Nichtsdestotrotz tauchen manchmal noch Fälle auf und darum kümmert man sich dann. Deshalb muss man verfügbar sein.
ANDREA SPIEGEL: Also sollte man hinten raus ein bisschen Puffer einplanen.
VERENA ALTHERR: Auf jeden Fall.

ANDREA SPIEGEL: Du hast vorhin folgendes erwähnt: Die Konzeptphase kann je nach Kundensituation oder Verfügbarkeit – auch von unserer Seite aus – auch ein Jahr oder länger dauern. Wie schnell oder langsam lässt sich so ein Projekt grundsätzlich umsetzen? Ich weiß, es gibt unterschiedliche Komplexitäten und Anforderungen, aber kannst du einen groben Rahmen nennen, damit man eine grobe Vorstellung hat? Wie kann man es beschleunigen und was verzögert ein Projekt?
VERENA ALTHERR: Kleine Projekte, die relativ unkomplexe Prozesse abbilden, lassen sich inklusive Konzeptphase und Einführung in drei bis vier Monaten durchführen. Vorausgesetzt, niemand ist im Urlaub und es herrscht Einigkeit über die Prozesse – gute Abstimmung und ein gemeinsames Verständnis sind entscheidend. Viele Kunden bereiten sich zwar gut vor und haben ihre Ist- und Soll-Prozesse grob skizziert und kennen ihre Anforderungen. Doch in der Beratung treten immer wieder Punkte auf, die neue Denkanstöße geben, was gut ist. Denn optimal ist es, erst zu optimieren und dann zu digitalisieren. Da darf es auch eine Woche mehr sein. Gerade wenn es hier um große Prozessumstellungen geht, gibt es bei den meisten mittelständischen Unternehmen, die bei uns häufig die Kundengruppe darstellen, viele Köpfe, die Wissen tragen und auch Entscheidungen mittragen möchten.
ANDREA SPIEGEL: Diese sind auch die Zielgruppe unseres Podcasts.
VERENA ALTHERR: Richtig. Deshalb würde ich behaupten, dass es bei einem umfangreichen Projekt schon notwendig ist, mindestens ein halbes Jahr einzuplanen. Dabei sollte man auch eher in Stufen, also Schritt für Schritt vorgehen. Denn vielleicht weiß man noch nicht, dass durch die erste Stufe – also das saubere Aufsetzen der Daten, sei es Bestandsdaten oder Artikel, die so ausgestattet werden, dass man sie scannen kann – im zweiten Schritt schon viele Probleme gelöst werden, die man vorher als Problem eingestuft hatte.
Also dieser kleine Überraschungs- oder Lerneffekt darf dem Kunden nicht vorenthalten werden. Deswegen empfiehlt es sich, eher kleine Pakete zu schnüren, um nicht alles auf einmal überdenken zu müssen, aber natürlich trotzdem vollumfänglich vorzugehen.
ANDREA SPIEGEL: Als erstes anfangen. Das heißt, ich kann das auf ungefähr ein halbes Jahr – plus, minus je nach Komplexität – schätzen. Das ist doch eine gute Hausnummer. Damit kann man arbeiten. Sehr schön.

ANDREA SPIEGEL: Du hast schon gesagt, wir spielen eine Rolle in diesen Projekten, aber der Kunde spielt natürlich auch eine wichtige Rolle. Welche Rollen gibt es generell in einem Digitalisierungsprojekt zu vergeben? Kannst du das skizzieren, damit alle, die hier zuhören, wissen, welche Rollen sie im Idealfall besetzen? Was brauchen wir von unserer Seite und wer ist da alles beteiligt? Was wünscht ihr euch von Kundenseite an Mannschaft oder Team, Manpower, Womenpower, damit so etwas auch funktionieren kann?
VERENA ALTHERR: Genau, also klassischerweise gibt es auf beiden Seiten einen Projektleiter. Das bedeutet, ich von der L-mobile beispielsweise habe einen Gegenpart auf Kundenseite, mit dem man sich hauptsächlich um die Themen Zeit, Budget und Qualität kümmert. Aber gerade bei L-mobile geht es meistens noch einen Schritt weiter. Diese Personen haben auch immer eine beratende Rolle, das heißt, sie sind Prozessberater in Bezug auf unsere ERP-Integration, wo es möglich ist. Da bieten wir dem Kunden Berater und Projektleiter in einem. Auf Kundenseite ist das sehr oft genauso der Fall, denn auch hier sprechen wir über Prozesse. Prozesswissen wird also benötigt und derselbe Ansatz wird oft auch dort angewandt.
Wenn man noch einen Schritt weiterdenkt, gibt es von unserer Seite den sogenannten Solution-Architekten. Der Solution-Architekt ist hauptsächlich auf unsere Softwareprodukte ausgerichtet, ist sehr geschult darin, hier einen Standpunkt zu vertreten und kennt oft die gesamte Schnittstelle zum ERP-System. In meinem Fall zum Beispiel ist das Microsoft Business Central. Er kennt auch den Aufbau der Datenstruktur und weiß, wie man Verbindungen herstellt, Daten liest und zurückschreibt. Da geht es schon sehr tief rein.
ANDREA SPIEGEL: Alles, was man im Softwareumfeld wissen muss.
VERENA ALTHERR: Genau. Man muss aber tatsächlich selbst nicht entwickeln können.
Das ist von unserer Seite aus die dritte Instanz – unser Entwicklerteam, das uns hilft, ein paar Sonderanpassungen für unsere Kunden durchzuführen. Am Ende machen wir aber auch die Installation. Das bedeutet, hier haben wir den komplett technischen und Entwicklerbereich vom Beraterteam und der Schnittstellenberatung getrennt.
Auf Kundenseite ist das Ganze ähnlich aufgebaut – nur ohne den Entwicklerpart. Es gibt hier immer den IT-Administrator. Das darf jemand sein, der ERP-Kenntnisse mitbringt, muss es aber nicht. Wichtig ist für uns nur, dass wir auf Kundenseite jemanden haben, der in der IT-Abteilung verantwortlich für die Implementierung von Projekten ist. Denn wir brauchen oft Unterstützung bei der Koordination von beispielsweise Systemzugriffen. So startet ein ganzes Projekt damit, dass wir die Anwendung installieren können, in Verbindung mit Berechtigungen. Da gibt es viele Themen zu besprechen.
Da brauchen wir auf der anderen Seite einen Ansprechpartner, der oft in der Hinterhand oder neben sich auch das ganze ERP-Partnerteam hat. Unsere Kunden erhalten meistens eine Betreuung vom ERP-Haus, die häufig am Anfang und in der Implementierungsphase dabei sind. Somit wollen wir von jeder Seite die besten Kompetenzen effizient nutzen und sicherstellen, dass jeder abgeholt wird. Dann klappt das meistens sehr gut. Wenn man diese gemeinsamen Kick-offs durchführt und die Aufgabenverteilung bespricht, funktioniert die Implementierung super.
ANDREA SPIEGEL: Sehr gut. Du hattest vorher den Begriff Key-User erwähnt. Was ist das und wann kommt der zum Einsatz?
VERENA ALTHERR: Key-User sind in unseren Projekten der First-Level-Support und sehr wichtig in der Testphase. Das bedeutet, wir ziehen sie am Anfang der Testphase hinzu, da diese Personen oft schon in der Konzeptphase ihren Input für die Prozesse gegeben haben.
ANDREA SPIEGEL: Das sind dann diejenigen, die am längsten dabei sind oder täglich mit den Prozessen arbeiten.
VERENA ALTHERR: Genau. Die Key-User können ein bisschen mehr als die letztendlichen End-User. Das bedeutet, sie können helfen, wenn sich ein User nicht anmelden kann. Wenn eine ungewöhnliche Meldung auf dem Scanner erscheint, wissen sie, wen sie fragen können und wie sie sich selbst helfen können. Dementsprechend werden sie von uns intensiver geschult. Sie sind sehr wertvoll, denn gerade diese Testfälle und kundenspezifischen Sonderfälle werden durch die Key-User gesondert abgefangen. Das bedeutet, sie kennen ihre Prozesse genauer und wissen besser, wie das Ergebnis idealerweise aussehen sollte. Dadurch können sie dem Projektteam auf Kundenseite eine sehr gute Unterstützung leisten.

ANDREA SPIEGEL: Gibt es von dieser Gruppe an Menschen, auf der Kundenseite, häufig Fragen, Ängste, Sorgen oder Nöte? Oder gibt es Themen, bei denen du sagst: Ja, das sind Fragen, die ich öfter höre und bei denen ich heute Klarheit schaffen und Ängste nehmen kann?
VERENA ALTHERR: Klar, es gibt zu Beginn immer viele Fragen. Eine Frage möchte ich aufräumen. Viele verfolgen diesen ersten Ansatz: Es wird alles schneller, wir haben weniger Buchungen und alles läuft zügiger. Das ist in der ersten Phase tatsächlich nicht so. Denn früher hat man eine Buchung am Tagesende durchgeführt, bei der man den Bestand entsprechend an den Kunden versendet hat. Später, mit der Einführung eines L-mobile Produkts, wird es dazu kommen, dass viel mehr Buchungen durchgeführt werden, weil wir jetzt Echtzeitdaten erheben und damit arbeiten wollen.
ANDREA SPIEGEL: Auch die einzelnen Schritte.
VERENA ALTHERR: Ja, richtig. Es fühlt sich auch für die Mitarbeitenden nach mehr Arbeit am Ende an, obwohl der Prozess hinten raus schlanker wird. Zum einen wird man schneller in der Handhabung der Software. Wir wollen auch versuchen, den Mitarbeitenden den Prozess möglichst einfach zu machen. Auf der anderen Seite sind gerade diese angesprochenen Stufeneinführungen dafür da, diese Effizienzfaktoren herauszuarbeiten.

ANDREA SPIEGEL: Wenn wir schon bei Sorgen, Ängsten und Nöten sind, dann sind wir heute auch ehrlich und schauen in unsere eigenen Projekte hinein. Was würdest du sagen? Gibt es manchmal von unserer Seite eine Hürde, bei der du merkst: „Ah, da hängt’s doch mal“? Oder wo wir vielleicht bei uns selbst reinschauen müssen, um zu sehen, was da das Thema ist? Es gibt bestimmt auch bei uns Themen, die nicht so gut laufen.
VERENA ALTHERR: Ich habe vorhin schon angesprochen, dass die Konzeptphase an sich ein schriftliches Ergebnis liefert. Das bedeutet, wir sprechen nicht nur darüber, sondern schreiben es auch nieder. Bei uns ist es so, dass wir das Konzept einerseits an den Geschäftsprozess des Kunden orientieren, andererseits aber auch die technischen Komponenten nicht vernachlässigen dürfen. Denn am Ende gibt es Gegenparts, die klar definiert werden müssen.
Da passiert es manchmal intern, dass durch die verschiedenen Dokumentationen und Übergaben – die wir zum Beispiel an unser Entwicklerteam machen – Missverständnisse entstehen können. Dabei tun wir uns manchmal noch etwas schwer.
ANDREA SPIEGEL: Wenn man selbst etwas im Kopf hat und dann denkt: „Hä, was meinst du jetzt?“
VERENA ALTHERR: Richtig. Wir waren nicht alle in jedem Kundentermin dabei. Deswegen muss man manchmal auf das Erklärte oder Geschriebene zurückgreifen. Da kann es mal passieren, dass intern ein Missverständnis entsteht oder man an der Sache ein bisschen vorbeidenkt. Aber, daran arbeiten wir. Das kann man klären.
Wir wollen das Ganze möglichst effizient für die kommenden Projekte verbessern. Es ist eine Schritt-für-Schritt-Arbeit. Ich denke, dass wir durch unsere aktuelle Struktur gut abgesichert sind, sodass wir, falls doch mal etwas durchrutscht, es spätestens im Projektteam noch abfangen können – bevor es an den Kunden geht. So stellen wir sicher, dass wir die Qualität liefern, die wir von uns selbst erwarten.

ANDREA SPIEGEL: Das große Ziel von einem Digitalisierungsprojekt ist der GoLive, von dem wir schon viel gehört haben. Was passiert an einem GoLive-Tag? Du hast vorhin angedeutet, dass alle da sind und auf 300 Prozent Adrenalin laufen, weil sie wollen, dass alles funktioniert. Was passiert nach dem GoLive? Lassen da alle die Stifte fallen und hören auf oder wie läuft das ab?
VERENA ALTHERR: Die GoLive-Umstellung ist immer etwas schwierig, tatsächlich auf einen einzigen Tag zu definieren. Je nach Projektumfang spreche ich eher von einer GoLive-Phase.
Es wird einen Punkt geben, an dem der Schalter umgelegt wird und wir die Software nutzen können. Aber auch hier ist zu beachten, dass manche Prozesse erst später aktiv werden.
Ein einfaches Beispiel: Wir führen drei Prozessdigitalisierungen durch und der dritte Prozess wird erst zwei Wochen nach dem GoLive operativ genutzt. Das bedeutet, dass wir das erste wirkliche Feedback zu diesem Prozess auch erst zwei Wochen nach der eigentlichen Umstellung erhalten.
Hier ist es wichtig, gut mit dem Kunden in Kommunikation zu bleiben, um zu wissen, wann was ansteht. Denn auch die Betreuung, die du angesprochen hattest, wollen wir natürlich gewährleisten und Check-up-Meetings mit dem Kunden vereinbaren, damit wir den Kontakt halten. Solche Punkte können eben auch verzögert auftauchen, zum Beispiel wenn noch etwas nachgearbeitet werden muss oder wenn alles wie erwartet funktioniert. Das ist der eine Punkt.
Grundsätzlich kann man sich eine GoLive-Umstellung so vorstellen, dass neue Funktionen ins System kommen – einmal auf ERP-Seite und einmal über die neue mobile Lösung. Dabei gilt es, sehr viel vorzubereiten. Das bedeutet keinen Stress für die Beteiligten am Tag selbst, aber es kann auch zu einer kompletten Abschaltung oder einer kurzen Arbeitsunterbrechung im ERP-System kommen. Das muss natürlich kommuniziert und gut kontrolliert werden, denn im ERP-System laufen alle Buchungen zusammen und ein Ausfall sollte möglichst ganz vermieden oder so kurz wie möglich gehalten werden.
Nach der Umstellung gibt es dann eine GoLive-Checkliste. Wir gehen viele Punkte vorab durch und auch danach prüfen wir gemeinsam mit dem Kunden: Fühlt er sich sicher, hat er Rückmeldungen aus dem Lager von seinen Kolleginnen und Kollegen erhalten und funktioniert alles reibungslos.
ANDREA SPIEGEL: Sehr schön. Das heißt, GoLive bedeutet, dass das System in den Produktivbetrieb geht und mit echten Daten läuft – also nicht mehr mit Testdaten. Sind bis dahin alle Mitarbeitenden entsprechend vorbereitet und geschult? Oder passiert das manchmal noch im Nachgang?
VERENA ALTHERR: Im besten Fall ist jeder davor geschult. Aber man kann natürlich als Kunde entscheiden, wie man sein Risiko reduziert, falls Unvorhergesehenes passiert. Das Risiko zu minimieren kann zum Beispiel bedeuten, dass man einen gewissen Prozess für eine gewisse Zeit parallel betreibt. Man kann ihn also mobil nutzen, aber auch vorab manuell mit Stift und Papier bearbeiten.
Das sind einige Entscheidungen, die wir dem Kunden in bestimmten Situationen nahelegen, die aber auch eigene Entscheidungen des Kunden sein können. Das bedeutet, der Kunde ist in der Lage zu entscheiden, ob er manche Mitarbeitenden erst später ins Projekt mit einbezieht.
Generell sollten aber alle Prozesse, die im Scope sind, bis dahin geschult sein.

ANDREA SPIEGEL: Wenn jemand – weil er ein Riesenfan von unserem Podcast ist, wovon es natürlich unheimlich viele gibt – die letzten 99 Folgen gehört hat und sagt: „Hey, ihr habt so viele spannende Sachen erzählt. Das, was ihr über die Projekte erzählt habt, hört sich gut an. Ich habe Lust, mit euch zu digitalisieren, aber mir fehlt noch der letzte „Überzeuger“ dafür.“ Möchtest du den Leuten noch etwas mitgeben, wo du sagst: „Hey, Digitalisierung macht Spaß, lohnt sich, kommt zu uns und macht ein Projekt mit uns“? Oder kannst du ihnen die Angst nehmen?
VERENA ALTHERR: Ich möchte die Angst nehmen – im Sinne von: Man sollte einfach irgendwann anfangen. Wir bei L-mobile haben die Möglichkeit, flexibel auf die Bedürfnisse des Kunden einzugehen. Das heißt, wenn es am Anfang nur ein reiner Beratungstermin ist – zum Beispiel: „Wo soll ich denn bitte anfangen, und wo soll ich aufhören?“. Da sind wir der richtige Partner. Man muss nicht immer gleich ein großes Projekt vor sich sehen. Man kann auch erst mit der Beratung starten.
Dabei überlegen wir gemeinsam, was sinnvoll ist, um in einer Art „Stufe eins“ eine Basis für weitere Schritte zu schaffen. Auch hier sind wir der richtige Ansprechpartner.
Wenn schon erste Gedanken zur Optimierung bestehen, bin ich zuversichtlich, dass der digitale Weg der richtige ist, um diese umzusetzen.
ANDREA SPIEGEL: Da führt also auf lange Sicht kein Weg daran vorbei?
VERENA ALTHERR: Ja, je nach Anforderung.
ANDREA SPIEGEL: Wir sind auch supersympathisch. Kommt gerne auf uns zu, wenn ihr ein Digitalisierungsprojekt umzusetzen wollt und bei euch die Notwendigkeit besteht.
Wie Verena bereits erwähnt, hat: Wir bieten auch Business-Process-Consulting und andere Leistungen an. Wir müssen nicht immer unsere Software verkaufen. Ein Labeling im Lager kann auch schon ausreichen. Manchmal sind es die kleinen Dinge. Seid offen, euch gerne mit uns auszutauschen – natürlich auch mit anderen Anbietern. Man sollte sich immer breit aufstellen und verschiedene Lösungen anschauen. Genau das raten wir euch immer in unseren Podcast-Folgen. Das gilt für uns genauso: Am Ende muss es die Lösung sein, die zu euch passt.
Hast du noch etwas hinzuzufügen?
VERENA ALTHERR: Nein habe ich nicht. Vielen Dank!

ANDREA SPIEGEL: Sehr gut, ich danke dir für deine Zeit und deine Expertise.
Wenn euch die Folge gefallen hat, lasst uns gerne einen Daumen nach oben bei YouTube oder eine Bewertung bei Apple Podcasts oder Spotify da.
Wenn ihr für die nächsten 100, 200 oder 300 Folgen noch Ideen habt, was ihr gerne hören würdet – Themen, die euch interessieren oder über die ihr gerne mehr wissen möchtet – schreibt uns einfach eine E-Mail oder einen Kommentar.
Wenn ihr noch Fragen dazu habt, wie Projekte bei uns ablaufen oder was hier bei L-mobile so los ist, dann meldet euch gerne bei uns. Wir geben eure Fragen auch gerne an Verena weiter, die kann das sicher beantworten.
Oder ihr schaut auf unseren zahlreichen Social-Media-Kanälen oder auf unserer Website vorbei – wir freuen uns über jeden Besuch.
Macht’s gut und bis zum nächsten Mal. Tschüss!

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