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Digitalisierungs-Experte Christoph Altdörfer erklärt im Podcast, warum saubere Prozesse die Grundlage für ein digitalisiertes Lager sind
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Die meisten mittelständischen Unternehmen wissen, dass ihre Lagerprozesse überholt sind. Doch der erste Schritt in Richtung Optimierung fühlt sich oft überwältigend an. Wo fängt man an? Wie viel auf einmal angehen? Und was, wenn der Kollege, der alles weiß, morgen ausfällt? Die Digitalisierung im Lager muss kein Mammutprojekt sein. Christoph Altdörfer, Sales Manager bei L-mobile und Experte für die Digitalisierung von Lager- und Produktionsprozessen, berichtet im L-mobile Podcast „Zukunft KMU“ wie der Einstieg in die Digitalisierung mit dem richtigen Pilotprojekt schrittweise, sichtbar und ohne das Tagesgeschäft zu gefährden gelingt.
Die Digitalisierung im Lager gelingt am besten schrittweise mit klar abgegrenzten Pilotprojekten und einem übergeordneten Zielbild. Besonders die Prozesse der Inventur, Umlagerung und digitale Bestandsinformationen eignen sich für den Einstieg in die Digitalisierung. Voraussetzung sind eine strukturierte Lagerplatzordnung, passende technische Grundlagen und die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden.
Digitalisierung im Lager verbinden die meisten mit der Einführung einer Warehouse Management Software. Doch bevor man sich mit einer passenden Softwarelösung beschäftigt, muss zunächst einmal der IST-Zustand des eigenen Lagers ehrlich bewertet werden. Christoph Altdörfer hat hier in seinen über elf Jahren Projektgeschäft schon vieles bei seinen Kunden erlebt. „Man muss natürlich etwas differenzieren, nicht in jedem Unternehmen ist die Situation so extrem, aber es gibt drei Ausgangssituationen, die bei mir hängen geblieben sind.“
So ineffizient das Ganze klingen mag, haben diese Unternehmen doch eines gemeinsam: Sie sind trotz dieser Strukturen oft erstaunlich erfolgreich. „Viele dieser Unternehmen sagen mir, dass sie am Ende trotzdem alles hinbekommen, aber es einfach wahnsinnig anstrengend ist”, sagt Altdörfer und ergänzt: „Es könnte halt alles leichter, schneller und reibungsfreier sein.”
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Worauf Sie bei der Initialisierung Ihres Digitalisierungsprojektes achten sollten
Der häufigste Fehler bei der Digitalisierung von Lagerprozessen ist der Versuch, direkt alle Probleme auf einmal zu lösen. „Man hat häufig das Problem, das man zu viel auf einmal will,“ weiß der Experte aus Erfahrung. Viele Unternehmen arbeiten mit Prozessen, die seit rund 20-30 Jahren bestehen. Diese mit nur einem einzigen Projekt in kürzester Zeit digitalisieren und optimieren zu wollen, ist meistens nicht zielführend. „Dann wird es wahnsinnig schnell sehr verkopft und sehr theoretisch. Man verliert sich in Details“, erklärt der Sales Manager.
Gleichzeitig warnt er davor, sich zu wenig Gedanken zu machen. Einfach loszulegen, ohne zu wissen, wohin die Reise führt, wird ebenso wenig von Erfolg gekrönt sein. „Auch wenn ich jetzt beschließe, wir starten in einem kleineren Umfang mit einem Pilotprojekt, muss ich trotzdem schon ein größeres Bild im Kopf haben.“
Dieses Ziel muss nicht im Detail ausformuliert sein. Aber man sollte auf jeden Fall wissen, was man am Ende mit der Digitalisierung im Lager erreichen möchte. „Ansonsten biege ich vorne links ab und merke später, rechts wäre besser gewesen – und muss alles nochmal von vorne starten.” Wer also im Schnellverfahren eine beliebige Warehouse Management Software einführt, merkt eventuell zu spät, dass das System zum Beispiel keine Schnittstelle zum eigenen ERP-System bietet.
Die Lösung liegt somit in der Mitte: Klein starten, groß denken. Ein klar abgegrenzter Pilotprozess liefert dabei schnelle Ergebnisse und schafft Vertrauen, ohne das gesamte Unternehmen auf einmal umzukrempeln.
Für den Start empfiehlt Christoph Altdörfer drei konkrete Prozesse für ein Pilotprojekt. Voraussetzung für alle drei ist jedoch eine saubere Grundlage. Eine ordentliche Lagerplatzstruktur mit eindeutiger Lagerplatzkennzeichnung und die notwendige technische Infrastruktur sind Pflicht. „Das hat noch gar nichts mit der Software oder der Integration in ein ERP-System zu tun. Ich brauche einfach erstmal eine gewisse Grundstruktur und Ordnung”, betont er. „Und nein, wir reden nicht darüber, dass wir keine chaotische Lagerhaltung wollen,“ fügt er schmunzelnd hinzu.
Die Inventur ist aus Altdörfers Sicht das klassische Pilotprojekt für den Einstieg in die Digitalisierung des Lagers. Christoph Altdörfer spricht hier aus Erfahrung: „Die Inventur ist ein ganz klar abgegrenzter Prozess, der da stattfindet. Er ist sehr stark geführt und die Leute können lernen, wie man mit einer Scannerlösung im Lager überhaupt arbeitet.”
Hinzu kommt, dass die Inventur gesetzlich verpflichtend ist und jedes Unternehmen sie ohnehin durchführen muss. Der Aufwand entsteht also so oder so. Nur lässt er sich durch die Digitalisierung deutlich reduzieren. Statt Zähllisten auszudrucken, handschriftlich auszufüllen, einzusammeln und mühsam abzutippen, läuft der gesamte Prozess digital. Die Mitarbeitenden erfassen Bestände direkt am mobilen Endgerät, das System gleicht Soll- und Ist-Mengen automatisch ab, Differenzen werden sofort sichtbar. „Ich kann ganz bequem am Rechner sagen: Soll gleich Ist, das können wir buchen. Oder ich sehe, hier liegt eine Differenz vor, da machen wir lieber eine Nachzählung”, erklärt Altdörfer.
Allerdings betont Christoph Altdörfer klar: „Die Inventur ist zwar ein guter Einstieg in ein Lagerprojekt, eine permanente Inventur ist dafür jedoch überhaupt nicht geeignet.“ Denn dafür müssen alle Warenbewegungen lückenlos gebucht und somit Bestände korrekt verwaltet werden. Nur unter diesen Bedingungen macht eine permanente Inventur Sinn.
Nach der Digitalisierung der Inventur ist der nächste logische Schritt die digitale Erfassung von Umlagerungen, also jeder spontanen Warenbewegung innerhalb des Lagers. „Wenn ich das jedes Mal manuell machen muss, habe ich einen wahnsinnigen Aufwand. Das wird dann auch gerne mal weggelassen und schon habe ich das Problem, dass die Sachen auseinanderlaufen”, so Altdörfer.
Wer Umlagerungen konsequent digital bucht, legt die Grundlage für saubere Bestandsdaten und alle weiteren Digitalisierungsschritte. Erst wenn diese Basis stimmt, macht es Sinn, in komplexere Prozesse wie Kommissionierung oder Wareneingang einzusteigen.
Der dritte Pilotprozess ist eng mit den ersten beiden verknüpft. Wer Inventur und Umlagerungen digital abbildet, hat automatisch aktuelle Bestandsinformationen zur Hand. „Bestandsinformationen zu digitalisieren ist natürlich auch super. Dazu gehört dann auch die entsprechende Buchungshygiene”, erklärt Altdörfer.
Aktuelle Bestandsdaten sind die Voraussetzung dafür, dass Lieferzusagen eingehalten werden, Online-Shops korrekte Verfügbarkeiten anzeigen und die Produktion rechtzeitig mit Material versorgt wird. Wer hier Transparenz schafft, spürt den Unterschied sofort, sowohl im Tagesgeschäft als auch in der Kundenzufriedenheit.
Ein Digitalisierungsprojekt im Lager ist kein reines Softwareprojekt. Es ist ein Change Management Projekt und das erfordert mehr, als nur die Auswahl eines passenden Warehouse Management Systems. Christoph Altdörfer beschreibt drei Elemente, die in keinem erfolgreichen Einführungsprojekt fehlen dürfen.
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Eine der häufigsten Fragen im Zusammenhang mit der Digitalisierung im Lager, die Christoph Altdörfer gestellt bekommt: Wie lange dauert das alles? „Es kommt vor allem darauf an, wo ein Unternehmen aktuell steht,“ so der Experte. „Wer bereits mit Lagerplätzen arbeitet, diese aber noch manuell bucht, für den ist der Umstieg auf eine Scannerlösung einfacher. Die Strukturen dafür sind ja bereits vorhanden.“ Für ein erstes Pilotprojekt mit guten Voraussetzungen und einer guten Vorbereitung nennt der Experte eine Spanne von vier Wochen bis drei Monaten, bis die ersten Ergebnisse sichtbar sind.
Die Umsetzung eines vollständig digitalisierten Lagers ohne papierbasierte Prozesse stellt Christoph Altdörfer tatsächlich gerne auch kritisch in Frage. „Ich weiß gar nicht, ob 100% papierlos immer der beste Ansatz ist. Wir neigen dazu, das Medium Papier zu verteufeln und für alles verantwortlich zu machen, aber im Endeffekt ist es nur ein Informationsträger. Ich selbst bin dafür verantwortlich, wenn ich vergängliche Informationen auf ein Blatt Papier schreibe.“ Für ihn ist es deshalb wichtig, sich stets die Frage zu stellen, was man mit dem vollständigen Verzicht auf Papier eigentlich erreichen möchte. Gibt es dafür sinnvolle Gründe, dann lässt sich ein solches Projekt, bei dem auch Sonderprozesse berücksichtig werden können, in rund sechs bis zwölf Monaten umsetzen. Vorausgesetzt, die nötigen Ressourcen und die Bereitschaft zur Mitarbeit sind auf Kundenseite vorhanden.
Digitalisierung im Lager erfordert weit mehr als nur den Erwerb einer Warehouse Management Software. „Ich brauche erst saubere Prozesse, dann kann ich sie digitalisieren und danach kann ich mir Gedanken über deren Automatisierung machen. Nicht andersrum”, fasst Christoph Altdörfer zusammen. Die Kunst besteht darin, ein klares Ziel, ein Gesamtbild, zu definieren und in kleinen Schritten zu starten, um dieses langfristig zu erreichen. Dabei hilft es, einen erfahrenen Partner wie die L-mobile an der Seite zu haben, um Prozesse zu analysieren, neu zu organisieren und letztendlich zu digitalisieren.
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Was ist ein Pilotprojekt im Lager und warum ist es sinnvoll?
Ein Pilotprojekt im Lager ist ein klar abgegrenzter Digitalisierungsschritt, der einen einzelnen Prozess, etwa die Inventur oder interne Umlagerungen, digital abbildet. Es ist sinnvoll, weil es schnelle, sichtbare Ergebnisse liefert, ohne das gesamte Unternehmen auf einmal neu zu gestalten. So entsteht Vertrauen in die neue Lösung, bevor weitere Prozesse folgen.
Welche drei Pilotprozesse eignen sich besonders gut für den Einstieg in die Digitalisierung im Lager?
Die Digitalisierung von Inventur, Umlagerungen und Bestandsinformationen sind laut Christoph Altdörfer die drei idealen Einstiegsprozesse.
Was muss ich vor dem Start eines Digitalisierungsprojekts im Lager vorbereiten?
Vor der Einführung einer Softwarelösung braucht es eine strukturierte Basis, das heißt u. a. Lagerplätze mit eindeutiger Kennzeichnung und die notwendige technische Infrastruktur. Externe Beratung z. B. durch die Logistikexperten des L-mobile Business Consulting Teams, hilft dabei, betriebsblinde Flecken zu erkennen.
Wie lange dauert die Einführung einer digitalen Lagerlösung?
Für ein erstes Pilotprojekt sind vier Wochen bis drei Monate unter guten Voraussetzungen realistisch, um sichtbare Ergebnisse zu erzielen. Die vollständige Digitalisierung des Lagers bedarf, je nach Ausgangssituation, in etwa zwölf Monate.
Christoph Altdörfer ist seit über 10 Jahren Sales Manager mit Leidenschaft im B2B-Software-Sales. Digitale End-to-End-Prozesse sind für ihn der Schlüssel zu nachhaltigem Unternehmenserfolg. Mit seinem Wissen rund um die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen in Lager, Produktion und Field Service hat er bereits mehr als 150 Unternehmen unterstützt. Auf LinkedIn teilt er aktiv Einblicke und Tipps aus seinem Arbeitsalltag.
