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Workforce Management

Das Workforce Management umfasst sämtliche Prozesse der Personalplanung die nötig sind, um die Mitarbeitenden eines Unternehmens optimal einzusetzen. Es beschreibt die komplexen Zusammenhänge innerhalb der Personalverwaltung, um Ressourcen effizient einzusetzen und die Produktivität im Unternehmen zu steigern. Konkret geht es dabei sowohl um die Analyse und Planung als auch um die Steuerung von Mitarbeitenden. Faktoren wie Kapazitäten, Budgets oder Personalbedarf bilden die Basis, um fundierte Entscheidungen für ein erfolgreiches Workforce Management zu treffen.

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Welche Bestandteile innerhalb eines Unternehmens gehören zum Workforce Management?

Das Workforce Management beinhaltet mehrere Bereiche der Personalplanung. Zu diesen Bestandteilen zählen die Bedarfsanalyse und die Personalbedarfsermittlung, die Personalstrukturanpassung, die Personaleinsatzplanung, das Arbeitszeitmanagement und das Controlling. Für eine langfristig erfolgreiche Personalplanung müssen all diese Bereiche des Workforce Management lückenlos und transparent zusammenarbeiten. Ein klassischer Prozess im Workforce Management beginnt mit einer Bedarfsanalyse und endet in einem detaillierten Controlling. Dieses wiederum dient als Basis für die nächste Bedarfsanalyse. So entsteht ein ganzheitlicher Kreislauf, durch den das Workforce Management ideal umgesetzt werden kann.

L-mobile, Personaleinsatzplanung mit digitaler Plantafel im Field Service Management, Workforce Management als Teil des Field Service

Bedarfsanalyse
Im ersten Schritt des Workforce Managements geht es um die Bedarfsanalyse. Dabei wird geprüft, welche Einflussfaktoren auf den Personalbedarf aktuell gegeben sind. Bei diesen Faktoren kann es sich zum Beispiel um die aktuelle Kundenfrequenz am Point of Sale handeln. Auch die Summe an Anrufen, die im Kundenservice entgegengenommen werden, haben einen Einfluss auf den Personalbedarf. Anschließend werden die wichtigsten dieser Faktoren genauer analysiert. Dabei werden unter anderem konkrete Zeiträume, saisonale Abweichungen und Schwankungen sowie der dahinterstehende Arbeitsaufwand untersucht.
Personalbedarfsermittlung
Die Ergebnisse der Bedarfsanalyse liefern die Basis für die anschließende Personalbedarfsermittlung. Im Rahmen des Workforce Managements wird analysiert, wie viele Mitarbeitende zu welchem Zeitpunkt benötigt werden, um den entstehenden Arbeitsaufwand zu bewältigen. Dabei müssen auch die nötigen Qualifikationen der Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Nur so können anfallende Aufgaben fehlerfrei und erfolgreich ausgeführt werden.
Personalstrukturanpassung
Sobald der Personalbedarf final ermittelt ist, kann die optimale Personalstruktur festgelegt werden. Jedes Team bzw. jede Abteilung wird auf Basis der vorhandenen Daten strukturiert aufgebaut. Darüber hinaus können Maßnahmen ausgearbeitet werden, um vorhandene Bereiche zu optimieren.
Personaleinsatzplanung
Als wichtiger Bestandteil des Workforce Managements kommt jetzt die Personaleinsatzplanung ins Spiel. Sowohl die quantitative als auch die qualitative Planung der Mitarbeitenden wird nun durchgeführt. Dabei gilt es den Personalbestand mit dem in Zukunft benötigen Bedarf in Einklang zu bringen. Andererseits geht es darum, die Qualifikationen der Mitarbeitenden auf die anstehenden Anforderungen abzustimmen. Am Ende wird so eine effiziente Personaleinsatzplanung durchgeführt, bei der die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am die passende Arbeit ausführen können. Vor allem im Field Service Management ist eine gute Personaleinsatzplanung essentiell für den Erfolg. Mehr Informationen zu diesem Thema und zur Digitalisierung von Prozessen in der Einsatzplanung lesen Sie in unserem Infothekbeitrag.

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Arbeitszeitmanagement
Zu einem gut strukturierten Workforce Management zählt auch ein umfassendes Arbeitszeitmanagement. Dabei geht es primär darum, ein passendes Arbeitszeitmodell zu etablieren. Dieses soll sowohl den unternehmerischen Anforderungen als auch den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden. Aber auch die Frage, wie Arbeits- und Fehlzeiten im Team erfasst werden, muss im Rahmen des Workforce Managements bedacht werden.
Controlling
Zu guter Letzt folgt das Controlling. Es wird überprüft, ob die vorab aufgestellten Prognosen der Realität entsprochen haben und die auf diesen Daten basierenden Maßnahmen erfolgreich waren. Auf Basis der Ergebnisse lassen sich wiederum Optimierungspotentiale für zukünftige Prozesse innerhalb des Workforce Managements ausarbeiten.

Welches Ziel verfolgt man mit erfolgreichem Workforce Management?

Mit Hilfe von Workforce Management sollen die passenden Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort mit den nötigen Arbeitsmitteln die passende Arbeit erledigen.

Welche Vorteile bietet Workforce Management Unternehmen?

Optimaler Personaleinsatz

Sämtliche Maßnahmen des Workforce Managements arbeiten darauf hin, das vorhandene Personal auf Basis von Kapazitäten und Arbeitsaufkommen optimal einzusetzen.

Kosten senken

Mittels detaillierter Analysen und Prognosen kann der Personalbedarf optimal ermittelt und dadurch kostspielige Probleme, wie Planungsfehler oder Überstunden, reduziert werden.

Gesteigerte Produktivität

Eine datenbasierte Einsatzplanung hilft dabei, Engpässe zu vermeiden und die Produktivität im gesamten Team zu steigern.

Mitarbeiterzufriedenheit verbessern

Eine optimierte Einsatzplanung sorgt nicht nur für mehr Produktivität und Effizienz, sondern auch für verbesserte Auslastung der Mitarbeitenden, was zu mehr Motivation und Zufriedenheit führt.

Flexibilität erhöhen

Regelmäßige Bedarfsanalysen ermöglichen es, Personalkapazitäten bestmöglich und bedarfsorientiert einzusetzen, um auf Schwankungen flexibel reagieren zu können.

Kundenzufriedenheit steigern

Sind die Mitarbeitenden optimal ausgelastet und motiviert, hat das positive Auswirkungen auf die Kunden. Denn ein gut zu erreichender, lösungsorientierter und freundlicher Kundenservice kommt immer gut an.