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Stundenzettel
Was ist ein Stundenzettel?
Ein Stundenzettel ist ein Dokument, in dem die Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden erfasst werden. Mitarbeitende dokumentieren darin den Beginn und das Ende Ihrer täglichen Arbeitszeit.
Der vollständige Stundenzettel wird meist am Ende des Monats der HR-Abteilung übergeben. Für den nächsten Monat werden dann die Arbeitszeiten auf einem neuen Stundenzettel notiert.
Wozu wird ein Stundenzettel benötigt?
Die Erfassung der täglichen Arbeitszeiten ist nicht nur gesetzlich vorgegeben, sondern ist auch anderweitig sinnvoll. Jeder fertige Stundenzettel wird von der HR-Abteilung geprüft. Überstunden und die Einhaltung von Pausenzeiten können schnell erkannt werden. Der Stundenzettel dient somit als Grundlage für eine korrekte Gehaltsauszahlung.
Gleichzeitig ist ein Stundenzettel ein Nachweis für die geleisteten Arbeitszeiten eines Mitarbeitenden. Und auch Unternehmen können durch das Dokument die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben hinsichtlich des Arbeitsschutzes nachweisen. Aus diesem Grund ist es auch sinnvoll, Stundenzettel aufzubewahren. Laut § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) müssen Arbeitszeitnachweise mindestens für zwei Jahre aufbewahrt werden.
Welche Inhalte muss ein Stundenzettel enthalten?
Datum
Ort der ausgeübten Arbeit
Name des Arbeitnehmenden
Arbeitsbeginn
Arbeitsende
Ggf. die Summe der geleisteten Arbeitsstunden
Einen Stundenzettel zu schreiben ist relativ einfach, da nur wenige Inhalte enthalten sein müssen. Diese können jedoch um freiwillige Angaben ergänzt werden, beispielsweise Pausen- und Abwesenheitszeiten. Auch eine Unterschrift des Arbeitnehmers kann für die Nachweispflicht sinnvoll sein.
Was ist der Unterschied zwischen einem Stundenzettel und einem Servicebericht?
Ein Stundenzettel dient der Erfassung der geleisteten Arbeitszeiten. Es werden Arbeitsbeginn und -ende dokumentiert. Ein Servicebericht dagegen ist meist weitaus umfangreicher. Er dokumentiert neben den Arbeitszeiten der Techniker weitere Informationen.
Zu diesen zählen benötigtes Material oder Details zu den durchgeführten Arbeitsschritten. Auch Fotos oder sonstige Notizen werden in einem Servicebericht zusammengefasst. Mehr Informationen zu Serviceberichten und wie Sie diese digitalisieren können finden Sie in unserem zugehörigen Infothekbeitrag.
Warum sollte man Stundenzettel digitalisieren?
Stundenzettel wurden klassischerweise mit Stift und Papier erfasst. Arbeitnehmende dokumentierten ihre Arbeitszeiten von Hand und mussten diese anschließend digitalisieren. Der tägliche Zeitaufwand für diesen Prozess ist enorm. Außerdem ist die manuelle Datenübertragung fehleranfällig und Stundenzettel können leicht verloren gehen.
Aus diesem Grund ist die ganzheitliche Digitalisierung von Stundenzetteln sinnvoll. Statt eine Excel-Tabelle zu pflegen, sind spezielle Zeiterfassungssysteme eine gute Lösung. Im Field Service Management zum Beispiel bieten mobile Servicelösung die Funktion, Arbeitszeiten mobil zu erfassen. Im Anschluss werden aus diesen Daten automatisiert digitale Stundenzettel erstellt. Ein digitaler Stundenzettel kann innerhalb kürzester Zeit an die HR-Abteilung übermittelt werden. So können im Kundenservice zum Beispiel auch Rechnungen für Kunden deutlich schneller verfasst werden. In Summe resultiert die Digitalisierung von Stundenzetteln somit in einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis, reduziert Fehler und erhöht die Transparenz im Unternehmen.
Noch mehr Details dazu, warum die Digitalisierung von Stundenzetteln gerade im Field Service Management so sinnvoll ist, lesen Sie in unserem Infothekbeitrag.