Erfahrungsbericht aus der Baumaschinenbranche: L-mobile service im Einsatz bei Schultes Baumaschinen GmbH

700 Serviceaufträge im Monat, Techniker an fünf deutschen Standorten, kurzfristige Einsätze als Tagesgeschäft: Die Schultes Baumaschinen GmbH betreibt Service auf einem Niveau, das klare Abläufe voraussetzt. Mit L-mobile service hat der Baumaschinenhändler seine Serviceprozesse vollständig digitalisiert und die Zeit von der Reparatur bis zur Rechnungsstellung von mehreren Wochen auf wenige Tage verkürzt.

Kontakt aufnehmen
Die Schultes Baumaschinen GmbH arbeitet mit der Field Service Management Software L-mobile service

Kurz und kompakt: Die wichtigsten Vorteile von L-mobile service für die Schultes Baumaschinen GmbH

Zukunftssichere und flexible ERP-Anbindung

L-mobile begleitete die Firma bereits bei einem ERP-Wechsel. Die Umstellung ließ sich umsetzen, ohne bestehende Prozesse neu aufzusetzen. Dank nativer Schnittstellen und offener API bindet L-mobile service an unterschiedliche ERP-Systeme an, wodurch die Lösung auch bei künftigen Systemwechseln oder heterogenen ERP-Umgebungen in Unternehmensgruppen einsatzfähig bleibt.

Faktura in wenigen Tagen statt Wochen

Rückmeldungen aus den Außendiensteinsätzen fließen direkt digital ins System zur Nachbearbeitung durch den Innendienst. Da längere Übergabezeiten und manuelle Datenübertragungen entfallen, sinkt die Dauer bis zur Rechnungsstellung nach Reparaturende von ursprünglich zwei bis drei Wochen auf drei bis fünf Tage.

Fehlerfreie Zeiterfassung durch integrierte Zuschlagslogik

Zeitzuschläge für Abend-, Nacht- oder Wochenendeinsätze berechnet L-mobile service automatisch im Hintergrund und übergibt die Werte korrekt an Microsoft Business Central. Komplexe Abrechnungsmodelle werden damit zuverlässig und fehlerfrei verarbeitet. Der Aufwand für nachträgliche manuelle Korrekturen im Innendienst entfällt.

Das Unternehmen

Schultes Baumaschinen GmbH: Handel, Service und Vermietung von Volvo Baumaschinen in Deutschland

Die Schultes Baumaschinen GmbH ist Vertragshändler für Volvo Baumaschinen und bedient an fünf deutschen Standorten unterschiedlichste Industriezweige. Das Angebot umfasst neben dem Handel mit Neumaschinen vielfältige Services. Dazu zählen Reparaturen, Wartungsverträge, die Ersatzteilversorgung sowie die bedarfsgerechte Zumietung aus dem eigenen Mietpark. Serviceleistungen erbringt das Unternehmen sowohl mobil im Außendienst als auch in den eigenen Werkstätten.

  • Branche:

    Baumaschinenhandel, -vermietung und -service

  • Anzahl Mitarbeitende:

     Rund 90 Mitarbeitende

  • L-mobile service User:

    28 Servicetechniker und 9 Mitarbeitende im Innendienst

  • ERP-System & Schnittstelle:

    Microsoft Dynamics 365 Business Central

  • Zufrieden mit L-mobile service seit:

    Seit 2022 hat Schultes Baumaschinen L-mobile service bereits erfolgreich im Einsatz.

Warum L-mobile service die ideale Lösung für Schultes Baumaschinen ist

Die Herausforderungen

Warum es Zeit für eine Field Service Management Software im Baumaschinenhandel wurde

  • Herausforderung #1: Papierbasierte Prozesse bremsten die Rechnungsstellung

    Serviceaufträge wurden im ERP angelegt und als Papierausdruck an die rund 30 Servicetechniker übergeben. Erbrachte Leistungen, verbrauchte Materialien und Checklisten dokumentierten diese im Außendienst handschriftlich direkt auf dem Ausdruck. Da der Großteil der Außendienstmonteure einsatzbedingt nur selten im Büro waren, blieben die Berichte teils über mehrere Wochen auf Montage. Auch wenn die Dokumentationsunterlagen schließlich im Innendienst vorlagen, kostete die rein manuelle Verarbeitung wertvolle Zeit. Vom Reparaturende bis zur Rechnungsstellung vergingen so typischerweise zwei bis drei Wochen.

  • Herausforderung #2: Informationslücken führten zu Rückfragen und Doppelarbeit

    Weil die Techniker die meiste Zeit im mobilen Einsatz beim Kunden verbringen, lief die Abstimmung meist über Telefon oder gelegentlichen persönlichen Übergaben. Bei Außendiensteinsätzen fehlte zudem ein zentraler Zugriff auf die Servicehistorie der jeweiligen Baumaschine. Hinzu kam das Thema Checklisten: Je nach Auftragstyp mussten Techniker selbst die passende Vorlage heraussuchen und ausfüllen. Bei Umfang und Komplexität der vorliegenden Checklisten keine einfache Aufgabe. 
    Im Innendienst führte dies nach der Übergabe regelmäßig zu Rückfragen, etwa wenn Angaben fehlten oder unvollständig waren. Gleichzeitig entstand Doppelarbeit, da alle handschriftlichen Notizen der Techniker anschließend manuell in das ERP-System übertragen werden mussten. Aufgrund dieses hohen Potenzials zur Prozessoptimierung war der Service der erste Bereich, den das Unternehmen digitalisieren wollte.

     

Erfahrungsbericht Field Service Management Software bei Swecon Baumaschinen GmbH - Servicetechniker erstellt einen digitalen Servicebericht

Die Lösung

Was L-mobile service zur optimalen Servicelösung für den Baumaschinenhändler macht

Digitale Serviceaufträge auf dem iPad

Techniker empfangen Aufträge direkt auf dem iPad — inklusive Auftragsdaten, passender Checklisten und Servicehistorie. Pflichtfelder in Prüfprotokollen stellen sicher, dass alle dokumentationspflichtigen Angaben vor Auftragsabschluss vollständig erfasst sind. Zeiten, Ersatzteile und Leistungen werden mobil dokumentiert und direkt an Microsoft Business Central übergeben.

Field Service App entdecken

Einsatzplanung auf einen Blick

Mit der digitalen Plantafel steuert die Disposition die Serviceeinsätze und Wartungen zentral und übersichtlich. Techniker, Verfügbarkeiten und Aufträge sind zentral sichtbar. Aufträge lassen sich direkt aus Microsoft BC per Drag-and-Drop einplanen. Auch kurzfristige Änderungen, die im Tagesgeschäft regelmäßig vorkommen, lassen sich so übersichtlicher verplanen und direkt an die Techniker übergeben.

Digitale Plantafel entdecken

ERP-Integration mit Microsoft Business Central

L-mobile service ist nativ an Microsoft Business Central angebunden. Aufträge werden direkt aus dem ERP übernommen und Rückmeldungen aus dem Außendienst automatisch zurückgespielt. Individuelle Abrechnungslogiken werden dabei im Hintergrund verarbeitet und korrekt an Microsoft Business Central übergeben.

ERP-Integration entdecken
Nahtlose ERP-Integration der Digitalisierungslösungen von L-mobile für lückenlose Prozesse und einen Echtzeit-Datenaustausch: Field Service Management Software, Lagerverwaltungssystem und Produktionslösungen wie Betriebsdatenerfassung (BDE), Maschinendatenerfassung (MDE) oder Werkerassistenzsystem

Die Projektumsetzung

Von der Papierakte zur digitalen Serviceabwicklung: Einführung und Migration bei Schultes Baumaschinen

Die Entscheidung für L-mobile service fiel bei Schultes Baumaschinen im Zuge eines strategischen Digitalisierungsvorhabens. Die Geschäftsführung wollte verschiedene Unternehmensbereiche moderner aufstellen. Der Service war dabei der erste Schritt. Die ersten Wochen nach dem Go-Live waren, wie bei jeder Systemumstellung, eine Phase der Gewöhnung. Begleitet wurde diese Phase von gezielten Key-User-Schulungen und der Feinabstimmung mit dem damaligen ERP-Anbieter. Nach rund zwei Wochen war L-mobile service für Techniker und Innendienst jedoch bereits fester Bestandteil ihrer Arbeitsroutine.

Vier Jahre später folgte ein ERP-Wechsel auf Microsoft Business Central. Damit verbunden war eine Migration auf die aktuellste Version von L-mobile service. Ziel war neben der neuen ERP-Anbindung, alle branchenspezifischen Funktionen zu erhalten; wie beispielsweise die Rückmeldung von Entsorgungsmaterial oder die Erfassung relevanter Angaben in den vordefinierten Checklisten.

Die Geschäftsführung zieht ein positives Fazit: „Das Projekt ist sauber umgesetzt worden. Tests und Change Requests wurden zuverlässig eingearbeitet und wir konnten die Lösung so von Go Live an direkt produktiv einsetzen.”

 

Das Ergebnis

Mehr Effizienz im Kundenservice des Baumaschinenhändlers

  • Rechnungsstellung in Tagen statt Wochen

    Die Zeit bis zur Rechnungsstellung nach Abschluss eines Serviceauftrags hat sich von zwei bis drei Wochen auf heute drei bis fünf Tage verkürzt. Möglich wird das durch die vollständige Dokumentation im Außendienst und die direkte digitale Übergabe der Einsatzdaten. Die Field Service App synchronisiert die Daten automatisch mit Microsoft Business Central, sodass der Innendienst unmittelbar nach Auftragsabschluss mit der Nachbearbeitung beginnen kann. Pflichtfelder in den Checklisten stellen zudem sicher, dass alle relevanten Angaben aus Serviceeinsätzen bereits vor Ort vollständig erfasst werden. Dadurch entfallen zeitaufwendige Rückfragen und Nacharbeiten weitgehend.

  • Fehler bei Zeiterfassung und Dokumentation nahezu eliminiert

    Auch die Qualität und Verlässlichkeit der Abrechnung und Dokumentation haben sich verbessert. Die automatische Berechnung von Zeitzuschlägen verhindert Fehler, die früher bei der manuellen Übertragung komplexer Zuschlagsmodelle entstehen konnten. „Bei der Zeiterfassung und den Zuschlägen sind wir praktisch fehlerfrei, zumal es jetzt vollautomatisch läuft“, freut sich André Schmitz, Geschäftsführer der Schultes Baumaschinen GmbH.
    Auch bei der Maschinendokumentation sind Fehlerquellen weitgehend beseitigt. Artikelnummern werden direkt bei der Auftragsbearbeitung erfasst und mit den Daten im ERP abgeglichen. Verwechslungen bei Maschinen gleichen Typs werden damit nahezu ausgeschlossen. Das verbessert nicht nur die Qualität der Servicedokumentation, sondern wirkt sich auch positiv auf die Lager- und Ersatzteilhaltung aus.

Übersicht eines Serviceauftrags in der Field Service Management Software L-mobile service, Detailinformationen zum Einsatz für das Auftragsmanagement im Innendienst

Kostenlose Software-Demo

Sparen Sie Zeit und Geld mit der Field Service Management Software L-mobile service

Erleben Sie einen klassischen Serviceprozess in der Praxis – vollständig digitalisiert mit L-mobile service. Die kostenlose Software-Demo zeigt, wie Digitalisierung mit einer Field Service Management Software für mehr Transparenz und Effizienz im Team sorgt. Von der zentralen Einsatzplanung bis zum digitalen Servicebericht: Wir stellen die Highlights von L-mobile service im Einsatz vor.

Software-Demo anfordern

Lernen Sie die Erfolgsstories weiterer Kunden kennen, die auf L-mobile vertrauen

"Durch die mobile Lösung haben wir keine Übertragungsfehler mehr, sondern einen transparenten Servicebericht mit Foto. Auch die Steuerung der Mitarbeiter hat sich extrem verbessert, da diese die Prozessschritte einhalten müssen.”
Jaques WichertInnovationsmanager
Zur Erfolgsstory
„Wir sind mit dem Projektverlauf und der Zusammenarbeit sehr zufrieden. Die Kommunikation innerhalb des Projektes war hervorragend. Zu jeder Zeit stand uns ein Ansprechpartner bei Fragen und Wünschen zur Seite und unsere Anforderungen wurden ideal umgesetzt.“
Florian KönigMontage-Prozess Koordinator
Zur Erfolgsstory
„Durch die mobile Lösung erzielen wir qualitativ bessere und vollständigere Daten. Wir können die Einsatzplanung effizienter gestalten und agieren schneller und dynamischer auf Kundenanforderungen.”
Gerald WesselTeamverantwortlicher Service
Zur Erfolgsstory

Jetzt zum Newsletter anmelden:

Zur Anmeldung

Kundenbereich

Customer Support
Security Report