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Prüfprotokoll

Was ist ein Prüfprotokoll?

Hinter der Bezeichnung Prüfprotokoll verbirgt sich die Dokumentation einer durchgeführten Geräteprüfung von elektrischen Betriebsmitteln gemäß der Unfallverhütungsvorschrift DGUV V3. Das Prüfprotokoll dokumentiert neben dem gesamten Verlauf außerdem die Ergebnisse einer Prüfung sowie passende Lösungswege für mögliche erkannte Mängel und Probleme. Können diese noch im selben Serviceeinsatz von einem Servicetechniker behoben werden, wird auch dies direkt im Prüfprotokoll festgehalten.

Auf diese Weise liefert ein ordnungsgemäß verfasstes Prüfprotokoll nicht nur einen schriftlichen Nachweis darüber, dass eine Geräteprüfung durchgeführt wurde. Gleichzeitig ist ersichtlich ob Maschinen, Anlagen oder andere Systeme eines Unternehmens ohne Gefahren und im vollen Funktionsumfang von Mitarbeitern genutzt werden können.

Welche Inhalte enthält ein Prüfprotokoll in der Regel?

Allgemeine Informationen zur Prüfung
Das Datum, der Ort und der Prüfer, der den Prüfvorgang durchführt werden ebenso erfasst, wie das zu prüfende Gerät bzw. System.
Art der Prüfung
Welches Prüfverfahren oder welche Prüfmethode angewendet wird.
Ergebnisse der Prüfung
Alle Ergebnisse werden dokumentiert. Hierzu zählen sowohl positive Ergebnisse als auch Abweichungen. Wurden Mängel festgestellt, können direkt Maßnahmen notiert werden, die zu deren Behebung empfohlen werden.
Unterschriften
Zum Abschluss unterschreibt der Prüfer das Prüfprotokoll. Auch der Kunde bzw. Auftraggeber kann mit seiner Unterschrift bestätigen, dass das Protokoll korrekt erfasst wurde.

Wozu wird ein Prüfprotokoll im Field Service benötigt?

Ähnlich wie Rapportzettel oder Serviceberichte kommen Prüfprotokolle vor allem im Field Service bei der Wartung von Geräten oder Systemen zum Einsatz. Die DGUV V3 ist eine von verschiedenen gesetzlichen Regelungen zur korrekten Handhabung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel sowie deren Prüfungen.

Entsprechend werden Prüfprotokolle immer dann erstellt, wenn ein Servicetechniker ein Gerät überprüfen und warten muss. Die erste Prüfung erfolgt meist vor der Inbetriebnahme eines neuen Gerätes. Anschließend wird in regelmäßigen Intervallen eine erneute Geräteprüfung durchgeführt. So lassen sich Mängel und Fehler an Maschinen oder Systemen frühzeitig erkennen und beheben. Grundsätzlich dient das Protokoll dabei vor allem auch als rechtssicherer Nachweis für die erbrachte Leistung des Technikers.

In welchen Branchen kann ein Prüfprotokoll im Field Service zum Einsatz kommen?

Von leistungsfähigen Kraftwerken und Anlagen in der Energieversorgung, über Maschinen und Transportbänder in produzierenden Unternehmen, bis hin zum Hochregallager eines Großkonzerns: In nahezu jeder Branche kommen heute elektrische Betriebsmittel zum Einsatz. Seien es nun Maschinen, Anlagen oder andere Systeme. Jedes dieser gewerblich genutzten Geräte bedarf eines regelmäßigen Kundenservice, bei dem unter anderem gemäß der Unfallverhütungsvorschrift DGUV V3 eine offizielle Sicherheitsprüfung vorgenommen werden muss. Somit sind Prüfprotokolle in den meisten bekannten Branchen ein oft genutztes Tool, um Prüfungen und Instandhaltungsmaßnahmen durchzuführen.

Facility Management
Neben der Miet- und Immobilienverwaltung umfasst das Facility Management auch die Gewährleistung der Sicherheit und Funktionalität von Gebäuden. In diesem Zusammenhang müssen beispielsweise Zentralheizungen, Stromverteiler und FI-Schutzschalter, aber auch PV-Anlagen und Ladesäulen regelmäßig Überprüft und die Ergebnisse der Prüfung in einem Prüfprotokoll dokumentiert werden.
Gastronomie
Kunden müssen in der Gastronomie in kürzester Zeit begeistert werden, um zu regelmäßig wiederkehrenden Gästen zu werden. Reibungslos funktionierende Küchengeräte, Beleuchtung und Kassensysteme sind – neben den Kochkünsten des Kochs – die Grundlage für einen erfolgreichen Gastronomiebetrieb. Daher sind in diesen Betrieben regelmäßig Fachkräfte anzufinden, die sich um die Prüfung der Betriebsmittel und die Dokumentation in einem Prüfprotokoll kümmern.
Stationärer Einzelhandel
Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so scheinen mag, aber auch im Einzelhandel kommen häufig eine Vielzahl an elektrischen Betriebsmitteln zum Einsatz. Angefangen vom Kassensystem bis hin zum Beleuchtungssystem, mit dem die angebotene Ware attraktiv präsentiert wird. Um die Sicherheit für Mitarbeiter und Verbraucher dauerhaft garantieren zu können, sind regelmäßige Prüfungen anhand standardisierter Checklisten im Prüfprotokoll ein Muss.
Schulen
Beamer, Computerräume, Stromanschlüsse oder Küchengeräte: Die Liste der elektrischen Betriebsmittel in Schulen, für die eine Prüfung nach DGUV V3 Pflicht ist, ist erstaunlich lang. Entsprechende Servicetechniker übernehmen diese Prüfvorgänge in regelmäßigen Abständen, damit die sichere Nutzung aller Geräte gewährleistet ist.
Industrie
Produzierende Gewerbe verfügen in der Regel über jede Menge prüfpflichtiger Betriebsmittel in Form von Produktionsanlagen und komplexen Maschinenparks. Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die Sicherheit am Arbeitsplatz einzuhalten, weshalb Maschinen und Anlagen regelmäßig professionell gewartet und geprüft werden müssen.
Handwerksbetriebe
Egal ob Schreiner, Elektriker oder Mechaniker: Wer in einem Handwerksbetrieb arbeitet ist darauf angewiesen, dass alle zur Verfügung stehenden Arbeitsmittel voll funktionsfähig und sicher in der korrekten Anwendung sind. Es ist die Pflicht des Arbeitgebers dafür zu sorgen, dass sämtliche Betriebsmittel regelmäßig durch eine Fachkraft geprüft werden.

Wie hilft eine Field Service Management Software bei der Digitalisierung von Prüfprotokollen?

Eine Field Service Management Software ermöglicht es Serviceteams, die Erstellung von Prüfprotokollen nicht nur digital, sondern auch mobil durchzuführen. Servicetechniker arbeiten standardisierte Checklisten auf ihren Smartphones oder Tablets ab, die gemäß den Prüfvorschriften erstellt wurden. Nach Abschluss des Einsatzes wird von der Servicelösung automatisch ein Bericht erstellt, der als Protokoll der Prüfung genutzt werden kann. Alle Dokumente werden dann in der Field Service Management Software automatisch beim richtigen Serviceeinsatz und Kunden hinterlegt.

Wie genau eine Field Service Management Software für die Erstellung eines Prüfprotokolls genutzt werden kann, können Sie in unserem entsprechenden Infothekbeitrag nachlesen.

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