Egyszerű munkaidő-nyilvántartás digitális időnyilvántartó rendszerekkel

Németországban kötelező a munkaidő-nyilvántartás. Ez azt jelenti, hogy a munkáltatónak biztosítania kell egy a ledolgozott munkaidő rögzítésére szolgáló rendszert. A német munkaügyi bíróság legújabb határozatának megfelelően ezért még fontosabb, hogy a munkaidő-nyilvántartás a jogszabályoknak megfelelő időnyilvántartó rendszerben valósuljon meg.

Ennek azonban nem feltétlenül szükséges további adminisztratív ráfordítással járnia – éppen ellenkezőleg, mindössze intelligens, digitális időnyilvántartó rendszerekre van szükség. Ráadásul egy modern, integratív munkaidő-nyilvántartás nagyobb termelékenységet és jobb átláthatóságot eredményezhet a vállalat számára. Azok a vállalatok, amelyek már foglalkoznak a digitális munkaidő-nyilvántartással, jó úton haladnak afelé, hogy gondoskodjanak a jogszabályoknak való megfelelésről.

Az Ön vállalatához illeszkedő időnyilvántartó rendszer

A munkaidő-nyilvántartásnak a lehető legegyszerűbbnek kell lennie a munkavállalók számára minden részlegen. Ezért fontos ismerni az egyes területek különböző követelményeit, és figyelembe venni ezeket az időnyilvántartó rendszer kiválasztásánál. Mindegy, hogy rugalmas munkaidőről, műszakokról, maximális munkaidőről, részmunkaidőről, szünetekre vonatkozó szabályozásokról vagy alkalmi munkaidőről van szó – az időnyilvántartó rendszernek az összes elérhető munkaidőmodellt figyelembe kell vennie a jogszabályi előírásoknak való megfelelőség mellett.

Függetlenül attól, hogy az Ön cége kisvállalkozás vagy nagyméretű vállalat – a különféle időnyilvántartó rendszereknek és hitelesítési módoknak köszönhetően többféle lehetőség van a munkaidő nyilvántartására. Ezenkívül a vállalaton belüli védett területekre történő belépés ellenőrzése is integrálható ezekbe a rendszerekbe. Így a belépéskezelés keretében teljesen ellenőrzése alatt tarthatja, hogy mely munkavállaló mely területre lépett be. Ha pedig egy chip vagy kártya elveszik, egyszerűen letiltható, és további ráfordítások nélkül védekezhet a jogosulatlan belépés ellen.

Terminál Kombinált terminál Virtuális terminál Hozzáférés-ellenőrzés Azonosítási típusok

Időnyilvántartás terminálon keresztül

A terminálok központi helyen, a főbejáratnál, vagy bizonyos munkavégzési területeken (pl. raktárlogisztika vagy gyártás) helyezhetők el, így a munkavállalók az épületbe lépéskor rögzíteni tudják a munkaidejüket. A kiválasztásnál a porvédelmi osztályok is figyelembe vehetők. A terminálok PoE-kompatibilisek, és konfigurált állapotban szállítjuk ki őket. Az összes terminál belépés-ellenőrző terminállal bővíthető.

Időnyilvántartás és belépés-ellenőrzés egyetlen terminálon

A kombinált terminálok esetében az időnyilvántartó rendszert belépés-ellenőrzéssel kombinálják. E megoldás révén a belépésre jogosult személyek egyrészt beléphetnek a védett területre, és egyúttal a munkaidejüket is rögzíthetik. Így csak egyetlen terminálra van szükség, amely fel van szerelve egy engedélyezési mechanizmussal.

Időnyilvántartás egy „virtuális terminálon”

Azoknak a munkavállalóknak az esetében, akik hozzáféréssel rendelkeznek egy számítógéphez, virtuális terminál is használható. Ez egy böngészőn keresztül megnyitható alkalmazás, amely rögzíti az időpontokat (érkezés/távozás). Ebben az esetben nincs szükség további hardverre.

Rádiójeles hozzáférés-ellenőrzés

A zárrendszerek az ajtókilincsre vagy a gombkilincsre rögzíthetők, és egyúttal a védett területek hozzáférés-ellenőrzésére is szolgálnak. A tűzgátló ajtók is felszerelhetők ezzel a megoldással.

Azonosítási technológiák az időnyilvántartáshoz

RFID-kártya

Ez egy olyan elektronikus belépőkártya, amelyre az azonosítás céljából például egy fényképet és egy nevet nyomtatnak.

RFID-jeladó

Az azonosítás egy rendkívül megbízható és bonyodalmaktól mentes változata az RFID-jeladó. Ez egy az érintésmentes leolvasást támogató RFID-chip.

Ujjlenyomat (biometrikus leolvasás)

Az ujjlenyomatos modult a terminálba integrálják, így a felhasználók az ujjukkal azonosíthatják magukat. Mivel rendkívül biztonságos, nagyon népszerű azonosítási megoldás.

PIN-kód

A vállalat védett területeire történő belépés ellenőrzésére előszeretettel használják a PIN-kódot. A kívánt területre történő belépéshez a rendszer egyrészt beolvassa a kártyát vagy a chipet, másrészt meg kell adni egy kódot is.

Digitális időnyilvántartás a helytálló bérelszámoláshoz

Szabad konfigurációjával és moduláris felépítésével a digitális időnyilvántartás jelentős előnyt biztosít. Mindez lehetővé teszi az Ön számára a legkülönfélébb távolléti okok meghatározását. Az intelligens távollétkezelő a még rendelkezésre álló szabadság mellett betegségstatisztikát is készít, amely biztosítja az egyes munkavállalók munkaidejének átlátható és áttekinthető megjelenítését. Itt kerülhet sor továbbá az átfogó és szabadon beállítható túlóra-elszámolásra pótlékokkal, illetve azok nélkül.

A munkaidő-nyilvántartás ezenkívül bármikor olyan további kiegészítő modulokkal bővíthető, mint a belépés-ellenőrzés, költséghely-módosítás, különleges szünetek vagy műszaktervezés. Így még az összetettebb bérezési feltételek, a vállalati megállapodások és a vállalati bértarifák is figyelembe vehetők az időnyilvántartásban.

A digitális időnyilvántartó legfontosabb funkcióinak áttekintése

Mobil időnyilvántartás és az otthoni munkavégzés nyilvántartása
Projektekre vonatkozó időnyilvántartás és könyvelés költséghelyekre
Utazási idő nyilvántartása
Központi adminisztráció
Könyvelési hibák megjelenítése, ha elfelejtettek egy könyvelést

Távollétre vonatkozó kérelmek, pl. szabadságra vagy üzleti utazásra vonatkozó kérelmek
A távollét digitális áttekintése
Távollétre vonatkozó manuális kérelmek mentése
Személyzeti adminisztráció és törzsadat-karbantartás
Terminálokkal és belépés-ellenőrző megoldásokkal kombinálható

A digitális munkaidő-nyilvántartás előnyei

Átláthatóság

Munkavállalóknak és munkáltatóknak egyaránt megfelelő. A digitális időnyilvántartás révén garantált az automatizált és tisztességes bérelszámolás.

A munka és a magánélet egyensúlya

A szünetek fontosak, a túlórák pedig hosszú távon egészségtelenek. Az időnyilvántartásnak köszönhetően sokkal jobban betarthatók a jogszabályi előírások.

Nagyfokú biztonság

Az időnyilvántartó rendszerek garantálják a biztonságos időnyilvántartást, és nem lehet őket manipulálni.

Az adminisztratív ráfordítások csökkentése

Sokféle munkaidőmodell létezik, amelyek rengeteg adminisztratív ráfordítást igényelnek. A digitális technológiáknak köszönhetően mindez a múlté.

Megfelel a jogszabályoknak

A munkahelyi egészségvédelemről és munkaidőről szóló jogszabályi irányelveket digitális munkaidő-nyilvántartással lehet betartani.

Interfészek

A szoftver különféle IT-környezetekbe – pl. ERP-rendszerekbe vagy bérszámfejtő programokba – integrálható.

A német munkaügyi bíróság ítélete – kötelező a munkaidő-nyilvántartás

A német munkaügyi bíróság 2022.09.13-i határozata kötelezi a munkáltatókat a munkaidő-nyilvántartásra. Ez azt jelenti, hogy a munkáltatók kötelezettsége bevezetni ledolgozott munkaidő-nyilvántartására szolgáló rendszert.

A munkahelyi egészségvédelem előírja a munkavállalók munkahelyi biztonságának és egészségének védelméhez szükséges intézkedések figyelembevételét. Ez azt feltételezi, hogy a munkáltató a tevékenységek jellegétől és a munkavállalók számától függően biztosítja a megfelelő szervezetet és a szükséges eszközöket, tehát egy olyan időnyilvántartó rendszert, amely megfelel az adatvédelmi követelményeknek.

Munkaidő-nyilvántartás középvállalatok számára

Modern időnyilvántartás Gyártás Helyszíni szervizelés

Modern időnyilvántartás

A növekvő vállalatok az Excelben vezetett listákkal és a „régi” munkaidő-nyilvántartással a korlátaikat feszegetik. Az időnyilvántartás e módja ugyanis nemcsak időigényes, hanem sok hibalehetőséget is rejt. Különösen a munkaidőmodellek, a műszakpótlékok vagy a szünetekre és szabadságokra vonatkozó szabályok esetében időnyilvántartó szoftverekben lehet a leghatékonyabban kezelni a nagy mennyiségű adatot. Egy időnyilvántartó hardver (terminálok) és egy időnyilvántartó szoftver (adminisztráció) kombinációjával biztosíthatja a korrekt, egyszerű és mindenekelőtt a jogszabályoknak megfelelő időnyilvántartás feltételeit a munkavállalóknak.

Időnyilvántartás a gyártásban

L-mobile Arbeitszeiterfassung in der Produktion

Az L-mobile az üzemi adatok és gépadatok digitális rögzítésével és ERP-rendszerekbe történő továbbításával digitalizálja a gyártást. Az a trend, hogy a gyártást végző munkaállomásokat saját terminállal szerelik fel. Ezen megjelennek a gyártási rendelések, a műszaki rajzok és a megrendelés további adatai. A terminálok digitális visszajelzést adnak az adott gyártási rendeléshez tartozó anyagról, mennyiségről és időkről. A legérdekesebb rész a termelés helyén végzett időnyilvántartás. Ott a rendeléshez kapcsolódó időpontok mellett a munkaidők is nyilvántarthatók. Azért, hogy a munkavállalóknak ne kelljen két vagy több munkaidő-nyilvántartó rendszerben regisztrálniuk, a munkaállomáson lévő terminálról származó időpontok integrálhatók az általános időnyilvántartó rendszerbe.

További információ

Időnyilvántartás a műszaki ügyfélszolgálaton (helyszíni szervizmenedzsment)

L-mobile Arbeitszeiterfassung im technischen Außendienst

Az időnyilvántartó szoftver szerviztechnikusok és a területi értékesítési munkatársak számára is megfelelő. Az L-mobile ezenkívül a helyszíni szervizmenedzsmentet is digitalizálja, így a technikusok egy szervizalkalmazáson keresztül teljesíthetik a szervizelési rendeléseket. Itt is vannak olyan időtartamok, amelyeket nyilván kell tartani. Az olyan időbélyegek, mint az utazási idő, munkaidő, szünet, hazaút és a munka vége, bekerülnek az L-mobile szoftverbe, és kombinálhatók a munkaidő-nyilvántartással. Így a szerviztechnikusnak csak egyetlen alkalmazást kell használnia. Ezek az adatok bekerülnek a bérszámfejtő programba is, hogy pontos bérelszámolást lehessen végezni.

További információ

Partnerünk a munkaidő-nyilvántartásban – az ACCENON Software und Hardware GmbH

Egy olyan szoftver, amely a munkaidő-nyilvántartás minden aspektusát lefedi. A klasszikus időnyilvántartó termináltól a belépés-ellenőrzéssel kombinált megoldásokon át a „digitális terminálig” – egyengeti az Accenon a vállalati időnyilvántartás útját.

A munkaidő-nyilvántartás a digitalizációt célzó projektek végrehajtásának fontos elemét képezi. Az Accenon munkaidő-nyilvántartással egészíti ki az L-mobile szoftvermegoldásait a gyártás és a műszaki ügyfélszolgálat (helyszíni szerviz) területén. Így Ön a gyártási folyamatok és a helyszíni szerviz folyamatainak digitalizációjára szolgáló megoldásokat, valamint a munkaidő-nyilvántartást is egyetlen forrásból kaphatja meg.

Kapcsolatfelvétel