Inventaire numérique avec PDA (scanner)

Toutes les infos sur la procédure d’inventaire et les conseils pour une mise en œuvre réussie

Qu’est-ce qu’un inventaire, qui doit l’effectuer, quand exactement doit-il être réalisé et quelles sont les différentes procédures d’inventaire ?

Nous vous donnons un aperçu de tout ce qu’il faut savoir à propos de l’inventaire. Et ce n’est pas tout : nous mettons aussi particulièrement l’accent sur l’inventaire avec PDA (scanner). En effet, un inventaire numérique peut remédier à de nombreux problèmes et permet de faciliter considérablement les processus de travail. Il y a de bonnes raisons pour lesquelles l’inventaire papier est de plus en plus souvent remplacé par des solutions numériques.

Découvrez comment mettre en œuvre au mieux votre inventaire et les points essentiels à prendre en compte.

Qu’est-ce qu’un inventaire ?

Nous allons vous expliquer simplement comment s’effectue l’inventaire

Lors d’une procédure d’inventaire, tous les biens et les dettes d’une entreprise sont documentés à une date de référence. Ces biens ou stocks constituent les actifs et sont enregistrés selon le type et la quantité. Alors que les licences, les droits de propriété ou les créances sont inventoriés avec la création de listes de soldes, les actifs physiques doivent être pesés, comptés et mesurés. L’inventaire est réalisé à la fin de chaque exercice comptable ainsi qu’à la création, la reprise ou la cessation d’activité d’une entreprise. Il ne se limite pas à la procédure elle-même, mais constitue également son résultat et sert de base pour le bilan.

La différence entre la procédure d’inventaire et l’inventaire

La procédure d’inventaire et l’inventaire sont étroitement liés. La procédure d’inventaire décrit les étapes de comptage, de mesure et de pesage, et permet d’enregistrer le stock. L’inventaire, quant à lui, est le document final qui récapitule tous les actifs, y compris les dettes.

Der Unterschied zwischen Inventur und Inventar

Pourquoi effectuer une procédure d’inventaire ?

Quelle est la quantité de marchandises déjà vendues ? Quelle est la quantité de marchandises encore disponibles ? Ces chiffres correspondent-ils aux achats des biens ou y a-t-il un écart entre la théorie et la réalité ? Pour le savoir, il convient de réaliser une procédure d’inventaire à intervalles réguliers. La différence entre le stock théorique et réel doit être prise en compte dans le compte de résultat, car seul le stock réel est déterminant pour le bilan.

Wann muss eine Inventur durchgeführt werden?

Afin que les commissaires aux comptes puissent délivrer leur attestation et que les autorités fiscales puissent vérifier toutes les informations, il est essentiel d’établir des règles uniformes pour effectuer une procédure d’inventaire. Les prescriptions légales de la procédure d’inventaire se trouvent au § 240 du Code allemand de commerce (Handelsgesetzbuch) ainsi qu’aux § 140 et 141 du Code fiscal allemand (Abgabenordnung). Les règles et principes comptables suivants doivent être respectés :

inventaire complet (c.-à-d. véracité du bilan, à savoir exactitude du contenu, exhaustivité et objectivité)
cohérence de la procédure d’inventaire conformément au § 252 du Code allemand de commerce
exactitude de l’inventaire conformément au § 246, alinéa 1 du Code allemand de commerce
possibilité de contrôle et clarté (c.-à-d. clarté du bilan, en suivant une organisation et une structure formelles)
saisie individuelle de tous les biens, marchandises ou actifs non physiques

La procédure d’inventaire est obligatoire pour tous les commerçants et entreprises soumis à la double comptabilité, conformément à la forme juridique choisie. Le secteur d’activité de l’entreprise (distribution, gastronomie, production, logistique d’entrepôt) n’a pas d’importance. De plus, les entreprises soumises aux dispositions du Code allemand de commerce doivent établir un bilan ainsi qu’un compte de résultat.

Elles doivent procéder à l’inventaire une fois par an à la fin de l’exercice comptable. Selon le type d’inventaire, la date de réalisation peut être plus éloignée de la date de référence. Celle-ci correspond généralement à la date de clôture du bilan et marque la fin de l’exercice comptable.

Inventaire numérique avec PDA (scanner)

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Notre logiciel vous permet de compter plus vite : voici comment l’inventaire avec PDA (scanner) peut vous aider

Pour démarrer un inventaire avec PDA, trois éléments sont nécessaires : un scanner portable, une solution logicielle mobile pour saisir l’inventaire et un réseau Wi-Fi stable dans l’entrepôt.

Grâce à la solution logicielle numérique L-mobile warehouse, votre personnel d’inventaire peut réaliser des opérations sans papier, sans erreurs et en toute mobilité. L’inventaire avec PDA est complètement intégré à votre système ERP. Toutes les listes d’inventaire comprenant les positions qui ont été validées par votre système ERP ou votre système de gestion des marchandises s’affichent donc numériquement sur les lecteurs de code-barres de vos collaborateurs.

Ablauf der digitalen und mobilen Inventur mit Scanner

Déroulement de l’inventaire numérique

Plutôt que d’écrire les positions d’inventaire sur un document papier, vos collaborateurs scannent le numéro d’article ou le casier de stockage à l’aide du scanner. Les quantités comptées sont ensuite enregistrées dans l’interface mobile du lecteur de code-barres et directement envoyées au système ERP. Vous n’avez donc plus besoin de remplir manuellement les listes d’inventaire sur papier et avez accès, en temps réel, à toutes les informations sur les stocks comptabilisés, sans changer de support. L’inventaire avec PDA (scanner) simplifie non seulement le traitement en réduisant le nombre d’étapes, mais offre également à vos employés une liste d’inventaire optimisée pour un accès facile. Ainsi, votre personnel n’a plus à faire de va-et-vient entre différentes zones de l’entrepôt, mais peut effectuer l’inventaire sur un trajet optimisé, en passant d’un rayon à l’autre. La prise en main intuitive permet à vos collaborateurs d’apprendre rapidement les tâches liées à l’inventaire avec PDA. Les intérimaires ou les nouveaux employés peuvent eux aussi se mettre rapidement au travail.

Contrôle des erreurs, possibilités de filtrage et inventaire permanent

Et ce n’est pas tout : l’inventaire numérique diminue aussi le risque d’erreurs. Grâce au contrôle de plausibilité, les fautes de frappe et les saisies erronées sont immédiatement détectées. Définissez simplement un écart maximal à partir duquel un avertissement doit être affiché. De nombreuses possibilités de filtrage ainsi que des codes couleur permettent également de vous faciliter la tâche. De plus, plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur une liste d’inventaire numérique sans se gêner mutuellement. Les quantités déjà comptées peuvent être facilement masquées.

Un logiciel d’inventaire numérique permet aussi de réaliser un inventaire permanent en toute simplicité. Cette méthode réduit considérablement la charge de travail liée à l’inventaire en l’intégrant directement dans le processus opérationnel. Le stock peut ainsi être compté dès que cela est nécessaire. Chaque décompte peut, sur demande, être enregistré comme comptage d’inventaire, ce qui signifie qu’en fin d’année, seules les marchandises dont l’inventaire date de plus d’un an devront donc être dénombrées. Grâce à sa facilité d’utilisation, l’inventaire permanent avec un scanner gagne en popularité.

Vorteile der mobilen Inventur

La procédure d’inventaire en un coup d’œil

L’inventaire annuel doit être réalisé physiquement. Ainsi, lors de l’inventaire physique, tous les biens de l’entreprise, y compris ceux sans valeur, doivent être saisis manuellement. Il existe quatre méthodes pour saisir le stock :

La mesure

Utilisée lorsque les marchandises sont vendues au mètre

Le pesage

Appliqué lorsque les produits sont achetés ou vendus au poids

Le comptage

Utilisé pour les articles achetés ou vendus à l’unité

L’évaluation

Une estimation raisonnée suffit pour les marchandises qui ne peuvent être mesurées, pesées ou comptées

Pour faciliter la procédure d’inventaire, le § 241 du Code allemand de commerce prévoit une méthode simplifiée qui permet aux entreprises d’effectuer leur inventaire à l’aide de « méthodes mathématiques et statistiques reconnues » ou par échantillonnage. Cette approche est possible tant que la « valeur témoin » correspond à celle de l’inventaire physique. Les types d’inventaires sont donc clairement définis. Les différents types d’inventaires existants sont l’inventaire à jour fixe, l’inventaire par échantillonnage, l’inventaire permanent et l’inventaire à jour fixe anticipé ou retardé.

L-mobile Softwarelösungen Lager und Produktion Inventur Warum muss eine Inventur durchgeführt werden

Inventaire
à jour fixe Inventaire par
échantillonnage Inventaire
permanent

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L’inventaire à jour fixe : une méthode toujours prisée

L’inventaire à jour fixe est réalisé à une date bien précise, généralement celle de la clôture du bilan. Mais là aussi, une certaine flexibilité est permise. L’inventaire peut avoir lieu jusqu’à dix jours avant ou après cette date. Durant cette période, l’entreprise est souvent fermée, car ses collaborateurs sont entièrement mobilisés pour la procédure.

Avantage de l’inventaire à jour fixe : si l’inventaire a été effectué le jour de la clôture du bilan, une clôture exacte est établie sans écarts et, dans le meilleur des cas, les stocks physiques et comptables correspondent exactement.

Inconvénient d’un inventaire à jour fixe anticipé ou postposé : si l’inventaire n’est pas réalisé à la date exacte de la clôture du bilan, on parle d’un inventaire à jour fixe anticipé ou postposé. Bien que cela offre une certaine flexibilité au niveau du choix de la date, il est alors impératif de documenter et de justifier les variations entre la date de clôture et celle de l’inventaire physique effectif.

En raison du manque de personnel ou du volume important de valeurs et de marchandises à inventorier, il est parfois difficile de réaliser un inventaire à jour fixe. C’est pourquoi le législateur a prévu des procédures simplifiées pour reporter l’inventaire, recourir à un inventaire par échantillonnage ou permanent.

Vous avez manqué la date de la clôture du bilan ? Pas de panique, rien n’est encore perdu !

Si vous ne pouvez pas effectuer un inventaire à jour fixe et que vous ne remplissez pas non plus les conditions pour un inventaire permanent, vous avez la possibilité d’opter pour un inventaire à jour fixe anticipé ou postposé, conformément au § 241, alinéa 3 du Code allemand de commerce. Dans ce cas, l’inventaire peut être réalisé à la date de votre choix, dans une période allant jusqu’à trois mois avant ou deux mois après la date de clôture du bilan. Toutefois, cette procédure nécessite l’autorisation de l’administration fiscale.

Les stocks enregistrés lors de l’inventaire différé seront ensuite mis à jour ou recalculés en fonction de leur valeur. Cette méthode requiert l’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale, tel qu’un système ERP ou un système de gestion des marchandises. Pour les biens de grande valeur ou les marchandises périssables, un décalage de la procédure d’inventaire n’est pas possible.

Grâce au délai de cinq mois, l’inventaire différé offre une plus grande flexibilité dans la planification de l’inventaire physique. Cela vous permet de choisir plus facilement une date adaptée et de réaliser l’inventaire de façon encore plus approfondie.

L’inventaire par échantillonnage : une solution idéale pour les experts en maths et les entreprises qui gèrent une multitude de petites pièces

L’inventaire par échantillonnage ne repose pas sur la saisie de l’ensemble du stock. Il se limite à des échantillons sélectionnés et représentatifs selon une procédure d’échantillonnage aléatoire. Cette méthode s’adresse particulièrement aux entreprises qui gèrent une grande quantité de pièces, pour lesquelles il serait disproportionné de considérer l’ensemble du stock. Une fois les échantillons comptés, une estimation est réalisée pour déterminer la quantité totale de stock, avec une marge d’erreur ne dépassant pas un pour cent. Le calcul de la quantité totale à partir de la quantité partielle repose exclusivement sur des procédés mathématiques et statistiques reconnus, comme l’estimation de la valeur moyenne.

L’inventaire par échantillonnage offre un avantage indéniable : un gain de temps considérable, et donc une réduction des coûts. Cependant, il est important de noter que cette méthode requiert des compétences mathématiques pour être correctement mise en œuvre. De plus, elle ne permet jamais d’obtenir un aperçu totalement précis du stock réel.

Inventaire en parallèle : l’inventaire permanent saisit le stock au quotidien

Afin de disposer à tout moment d’un aperçu précis des stocks, un inventaire permanent est indispensable, conformément au § 241, alinéa 2 du Code allemand de commerce. Cette méthode permet de répartir l’inventaire des stocks tout au long de l’exercice. Pour assurer un inventaire permanent, il est essentiel de disposer d’un système capable de mettre à jour et calculer les entrées et sorties de stock.

L’inventaire permanent commence par un comptage physique à une date librement choisie. Les documents qui doivent être produits sont toutefois soumis à des critères stricts : un registre des stocks correctement tenu et une documentation vérifiable de toutes les entrées et sorties doivent être disponibles.

Lors de cette procédure d’inventaire, les stocks de toutes les marchandises sont enregistrés en permanence grâce à un fichier d’inventaire. Vous obtenez ainsi à tout moment des informations précises sur votre stock de marchandises. Ce fichier est créé pour chaque article au début de l’inventaire permanent, en mentionnant le type, la quantité et la valeur de chaque produit. Dès lors, toutes les entrées et sorties sont documentées dans le registre des stocks et notées dans le fichier d’inventaire.

En complément de l’inventaire comptable permanent, un inventaire physique doit également être réalisé au cours de l’exercice. Contrairement à l’inventaire à jour fixe, la date de l’inventaire permanent peut être choisie librement. Il est donc préférable d’opter pour un moment favorable, par exemple lorsque le niveau des stocks ou des commandes est bas ou qu’il y a peu de clients.

En résumé, l’inventaire permanent présente l’avantage de répartir les enregistrements de stock dans le temps, évitant ainsi une exécution simultanée. Les stocks sont comptabilisés progressivement au fil de la journée de travail, ce qui réduit considérablement le temps requis par un inventaire à jour fixe. Pour une mise en œuvre efficace, l’inventaire numérique avec PDA (scanner) s’avère être une solution idéale. Facile à utiliser, ce logiciel minimise le temps consacré à l’inventaire.

Utilisation de lecteurs de code-barres lors de l’inventaire

Qu’il s’agisse d’un inventaire à jour fixe, d’un inventaire ad hoc sans planification préalable ou d’une procédure planifiée via des indicateurs sous la forme d’un inventaire permanent, l’utilisation d’un lecteur de code-barres facilite la saisie du stock, indépendamment de la procédure d’inventaire choisie.

Les scanners d’inventaire permettent d’enregistrer le stock en toute simplicité

Pour vous éviter les lourdes tâches administratives avant et après l’inventaire, ainsi que les recherches fastidieuses de votre personnel pour retrouver les différents articles, nous vous recommandons d’utiliser des scanners pour réaliser votre inventaire. Fini l’impression de listes interminables et les longues recherches pour localiser un article ! La saisie manuelle du stock sur des listes papier, suivie de la transcription des informations dans l’ordinateur, appartient désormais au passé. Trop beau pour être vrai ? Pas du tout ! Avec l’inventaire de L-mobile warehouse, toutes les informations sont saisies de manière mobile, et les résultats sont transmis sans changement de support à votre système ERP ou votre système de gestion des marchandises.

La solution logicielle de stockage offre également une grande flexibilité pour s’adapter aux nouvelles situations lors de la procédure d’inventaire. Si un membre de votre personnel d’inventaire trouve un casier de stockage vide, le magasinier peut enregistrer le stock manquant à l’aide de son lecteur de code-barres en indiquant la quantité 0. Inversement, l’ajout de nouveau stock se fait simplement via l’interface mobile sans qu’il soit nécessaire de créer une nouvelle liste d’inventaire. Pour limiter au maximum les erreurs de saisies, L-mobile warehouse dispose d’un contrôle de plausibilité dans son module d’inventaire avec PDA.

Ainsi, en cas d’écart important avec la quantité théorique, les magasiniers sont invités à recompter le stock. Cela permet de garantir qu’aucun enregistrement incorrect n’a lieu dans le système ERP. Grâce à L-mobile warehouse, la procédure d’inventaire avec lecteurs de code-barres assure un travail mobile fiable et sans erreurs, ce qui permet de faire appel à du personnel d’inventaire externe. La formation à l’utilisation de l’inventaire avec PDA est simple et intuitive, et son interface accompagne l’utilisateur pas à pas tout au long du processus.

Avantages de l’inventaire avec scanner

Suppression des listes papier

Options de filtre claires

Traitement simple des numéros de lot et de série

Réduction des erreurs grâce à des contrôles de plausibilité

Assistance à l’inventaire permanent

Utilisation aisée sans nécessité de formation approfondie

Choix de louer les scanners plutôt que de les acheter

Location de matériel d’inventaire avec service complet

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De nombreuses entreprises font le même constat à l’approche de l’inventaire annuel : la demande en appareils d’acquisition des données mobiles et en lecteurs de code-barres explose soudainement, dépassant largement les besoins habituels. En plus de cette forte demande, il faut s’assurer que tous les appareils d’inventaire fonctionnent parfaitement et disposent d’une autonomie suffisante, ce qui implique souvent une préparation fastidieuse. Dans ces périodes critiques, louer les appareils d’inventaire peut s’avérer plus simple et plus rentable que de les acheter.

Nous vous aidons dans cette démarche grâce à un service de location d’appareils. Les avantages sont nombreux : vous recevez, au moment voulu, des terminaux modernes, testés et configurés selon vos besoins, avec les applications adaptées et prêts à l’emploi. Vous réduisez considérablement le travail de préparation et réalisez votre inventaire rapidement et sans erreurs. Vous évitez le stockage d’appareils qui risquent de vite devenir obsolètes. Grâce à notre service de location, vous disposez de scanners d’inventaire parfaitement adaptés à vos besoins. Ce service est disponible aussi bien pour les clients L-mobile que pour ceux qui utilisent un autre logiciel d’inventaire.

Plus d’informations

Livraison d’appareils de location

À la date de votre choix

Configuration des appareils

Avec les applis adaptées

Modèles actuels et testés

Batteries performantes

Conseils pour un inventaire sans accrocs et sans erreurs

Les processus, de la préparation à l’exécution de l’inventaire, en passant par le traitement des listes, sont souvent identiques : le personnel d’inventaire est responsable du comptage des marchandises et autres biens et de la tenue des listes d’inventaire. Pour obtenir un résultat précis, le déroulement de l’inventaire physique doit être minutieusement préparé et clairement communiqué. Parmi les erreurs fréquentes, on retrouve un étiquetage incorrect ou absent des marchandises et des bacs de stockage, des produits mal placés, des unités de mesure imprécises ou encore des erreurs de comptage par le personnel d’inventaire.

Pour éviter ces problèmes, nous vous donnons une série de conseils pratiques qui vous aideront à mieux maîtriser la procédure d’inventaire.

1. Élaborez un calendrier d’inventaire
Un calendrier vous aide à mieux calculer la durée de l’inventaire. Il doit couvrir non seulement le jour de l’inventaire, mais aussi toute la phase de préparation jusqu’au jour du comptage. Prévoyez un temps suffisant pour le comptage des stocks et adaptez les besoins en personnel en conséquence. Il est préférable d’éviter les heures supplémentaires, non seulement pour respecter les dispositions légales, mais aussi pour garantir un comptage correct.
2. Préparez votre entrepôt à l’inventaire
Quelles marchandises se trouvent à quel endroit ? Tous les rayons, cartons et marchandises ont-ils été étiquetés ? Les marchandises sont-elles clairement étiquetées ? Les confusions de marchandises sont-elles exclues ? Clarifiez toutes ces questions au préalable afin de mettre de l’ordre dans l’entrepôt. C’est la seule façon d’établir les conditions nécessaires pour un inventaire sans encombre, garantissant que votre personnel enregistre la quantité exacte d’articles, sans risque de comptages en double.
3. Répartissez les zones d’entrepôt et le personnel
Divisez l’entrepôt en différentes zones d’inventaire et déterminez l’ordre du comptage. Répartissez ensuite les magasiniers en équipes d’inventaire. Communiquez clairement les responsabilités de chaque équipe pour chaque zone.
4. Communication claire sur le déroulement de l’inventaire
Discutez de l’exécution de la procédure d’inventaire avec votre équipe et donnez à vos collaborateurs la possibilité de poser des questions et de lever les ambiguïtés. Un inventaire sans erreurs n’est possible que si le personnel est informé des tâches à effectuer.
5. Remplacement des listes papier par des listes d’inventaire numériques
Vous travaillez encore avec des listes d’inventaire imprimées ? Alors, vous devriez envisager de passer à l’inventaire numérique. En effet, la préparation des listes d’inventaire imprimées représente une charge de travail importante. Une fois l’inventaire terminé, le transfert des données vers le système ERP prend du temps et entraîne fréquemment des erreurs. Mettre en place un inventaire numérique est relativement simple et vous libère des contraintes liées à la gestion papier.
6. Traitez toutes les commandes ouvertes et les retours
Vous pouvez encore améliorer la qualité des résultats de l’inventaire en traitant toutes les réclamations et commandes en amont. Si des marchandises sont livrées le jour de l’inventaire, il est recommandé de séparer ce processus de la procédure d’inventaire.

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Les risques liés à l’absence d’inventaire

Si vous ne réalisez pas l’inventaire, l’administration fiscale rejettera la comptabilité. Dans ce cas, elle estimera le bénéfice de manière arbitraire, généralement en faveur de l’État.

L’attestation du commissaire aux comptes garantit que l’exercice comptable et la comptabilité respectent les prescriptions légales et que le rapport de gestion est complet et correct. Cette attestation fait partie intégrante de l’exercice comptable et informe les travailleurs, le conseil de surveillance, les associés, les créanciers et le public des résultats. Son absence ne fait pas bonne impression.

L’absence d’inventaire ou une procédure d’inventaire comportant des lacunes importantes peut entraîner les conséquences suivantes :

un risque d’accusation de fraude fiscale,

des sanctions pénales en cas d’insolvabilité.

Lors de l’audit, le contrôleur peut délivrer l’attestation avec réserve ou ne pas la délivrer du tout.

Pourquoi un inventaire est-il utile ?

Quatre bonnes raisons de réaliser l’inventaire

Détection des vols

Quelle quantité de marchandises a été volée ? Quels sont les articles les plus volés ? Quel est le préjudice financier encouru ?

Atteinte des objectifs commerciaux

Si des anomalies sont découvertes à temps dans le stock, la direction peut prendre des mesures correctives à un stade précoce afin d’atteindre les objectifs.

Optimisation des commandes de marchandises

L’inventaire permanent permet d’anticiper les ruptures de stock et de commander de plus grandes quantités lors de la commande suivante.

Adaptation de la politique des prix

L’inventaire donne un aperçu des meilleures ventes et des articles qui ne se vendent pas. Le prix de vente peut être ajusté en conséquence, par exemple en baissant le prix des produits peu demandés.

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