¿Cuántas mercancías ya se han vendido? ¿Cuántas mercancías hay aún disponibles? ¿Estas cifras coinciden con las mercancías compradas o existe una diferencia entre el valor teórico y el real? Para averiguarlo, se debe efectuar un inventario periódicamente. La diferencia entre el inventario teórico y real debe considerarse en la cuenta de pérdidas y ganancias, pues solo el inventario real es determinante para el balance.
Para que los auditores puedan certificar las cuentas o las autoridades financieras puedan revisar la información, se necesitan reglas uniformes para llevar a cabo un inventario.
Así, deben tenerse en cuenta los siguientes principios contables:
Las disposiciones legales sobre el inventario son el art. 240 del Código Mercantil alemán (HGB, por sus siglas en alemán), así como los art. 140 y 141 de la ley general tributaria alemana (AO, por sus siglas en alemán).
El inventario es necesario para todos los comerciales y empresas que estén obligados a llevar a cabo la contabilidad por partida doble según la forma jurídica escogida. En este caso, no influye si la empresa opera en el comercio minorista, el ámbito de la gastronomía, la industria manufacturera o la logística de almacén. Además, las empresas que se rigen por las disposiciones del Código Mercantil alemán (HGB) deben elaborar un balance y una cuenta de pérdidas y ganancias.
Las empresas o los empresarios mencionados aquí deben realizar un inventario una vez al año, al finalizar el ejercicio. Según el tipo de inventario, el momento de la realización puede estar alejado del día fijado. El día fijado suele ser el establecido para el balance y marca el final del ejercicio.
Para empezar con un inventario con PDA, se requieren tres cosas: un escáner manual, una solución de software digital para el registro del inventario y una WLAN estable en el almacén.
Con la solución digitalizada de logística de almacén L-mobile warehouse, el personal puede llevar a cabo un inventario digital exento de errores. El inventario digital está totalmente integrado en el sistema ERP. Es decir, los empleados pueden ver digitalmente todas las listas de inventario con las posiciones pertinentes activadas por tu sistema ERP o de gestión de mercancías en el almacén a través de los escáneres de códigos de barras.
En vez de tener que anotar las posiciones del inventario en papel, los empleados escanean los números de artículo o el compartimento con el escáner. A continuación, las cantidades contadas pasan a la interfaz digital del escáner de códigos de barras y se notifican directamente al sistema ERP. De esta manera, ya no es necesario registrar a mano las listas de inventario en formato papel y, así, puedes disponer de toda la información sobre las existencias recontadas sin discontinuidad de medios y en tiempo real. El inventario digital con escáner no solo permite un procesamiento más sencillo del inventario con menos pasos, sino que también facilita a tus empleados una lista de inventario de acceso optimizado. De esta manera, tu personal ya no tendrá que moverse entre distintas áreas del almacén, sino que podrá llevar a cabo el inventario optimizando la ruta entre los distintos compartimentos.
El inventario anual es físico. Por tanto, en este inventario físico, todos los activos de la empresa, incluso los que no tienen valor, se deben registrar manualmente. Existen cuatro posibilidades de registro del inventario:
Para facilitar el inventario, existe un proceso de simplificación del inventario según el art. 241 del HGB que permite a las empresas inventariar con ayuda de «procedimientos matemáticos y estadísticos reconocidos» o mediante muestreo. Siempre será posible si el «valor propuesto» equivale al del registro del inventario físico. Los tipos de inventario están bien definidos.
Los diferentes tipos de inventario que puedes emplear para el registro del stock son:
Si no realizas el inventario, las autoridades fiscales rechazarán tu contabilidad. En este caso, Hacienda estimará tus ganancias, sobre todo, en beneficio del estado.
Con el informe de auditoría del experto contable, se garantiza que el balance anual y la contabilidad cumplan las disposiciones legales y que el informe de almacén sea íntegro y correcto. El informe de auditoría forma parte del balance anual y da a conocer su resultado a personal, consejo de administración, socios, acreedores y opinión pública. Sin esta auditoría, se transmite una mala imagen.
Si no se lleva a cabo el inventario o si presenta fallos considerables, estas podrían ser las consecuencias:
Aparte de su obligatoriedad mercantil, existen otros argumentos para realizar inventarios periódicos.
¿Cuánta mercancía se ha robado? ¿Qué artículos son los más propensos al hurto? ¿Qué consecuencias financieras se derivan?
Si se detectan a tiempo las anomalías en el inventario, la dirección puede tomar medidas para alcanzar sus objetivos.
Con un inventario permanente, se puede reconocer a tiempo la escasez de productos para solicitar cantidades superiores en próximos pedidos.
El inventario proporciona una vista general de los productos más y menos vendidos. Por tanto, se puede adaptar el precio de venta: por ejemplo, se puede bajar el de los artículos menos demandados.
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Da igual si llevas a cabo el inventario del almacén de una empresa logística o si efectúas el inventario anual en el comercio minorista, la industria manufacturera o la gastronómica. Los procesos desde la preparación y la realización del inventario hasta el tratamiento de las listas de inventario son idénticos en lo fundamental: El personal del inventario es responsable de contar la mercancías y demás activos, y de plasmarlos en listas de inventario. Para obtener un resultado exacto al final, es importante que el proceso de registro del inventario físico se haya preparado al detalle y comunicado con claridad.
Los errores más frecuentes en el inventario físico
Para evitar estos errores desde el principio durante el inventario, te ofrecemos los siguientes consejos para dominar el registro del stock:
Con estos consejos, podrás evitar la gran mayoría de errores que suelen producirse durante el inventario. No obstante, todavía puedes conseguir resultados más precisos y rápidos durante el inventario: ¡el uso de escáneres manuales y de códigos de barras junto con una solución de software adecuada para el inventario!
Ya sea para un inventario a día fijado, ad hoc sin planificación previa o gestionado por indicadores en forma de inventario permanente: la utilización de un escáner de códigos de barras facilita el registro del inventario, independientemente del proceso de inventario escogido.
Para ahorrarte muchas gestiones administrativas antes y después del inventario y para aliviar al personal del difícil proceso de búsqueda de cada artículo, te recomendamos el inventario con escáneres. Las eternas listas de inventario, las largas búsquedas de artículos y el registro manual de las existencias en listas impresas, así como su introducción manual posterior en el ordenador, son ahora cosa del pasado. ¿Demasiado bueno para ser cierto? ¡Para nada! El inventario de L-mobile warehouse posibilita el registro digital de toda la información y notifica los resultados del inventario sin discontinuidad de medios al sistema ERP o de gestión de mercancías en el almacén.
Asimismo, ante nuevas circunstancias durante el inventario en curso, con una solución de almacenaje informática se puede reaccionar con flexibilidad. Si el personal del inventario se topa con un compartimento vacío, el responsable de almacén puede contabilizar el artículo que falta con la cantidad 0 usando el escáner de códigos de barras. Y al revés: el stock nuevo detectado se puede agregar sin problema con la interfaz de solución PDA sin tener que crear una nueva lista de inventario. Para minimizar la entrada de datos errónea con el escáner digital del inventario, L-mobile warehouse ofrece una comprobación de plausibilidad dentro del inventario digital.
En caso de grandes divergencias con las cantidades nominales, se le pide al responsable de almacén que realice un nuevo conteo del inventario registrado. De este modo, se garantiza que no haya una contabilización errónea en el sistema ERP. Gracias al trabajo digital seguro y sin errores usando escáneres de códigos de barras durante el inventario, puedes recurrir a personal externo al emplear L-mobile warehouse. La formación sobre el manejo del inventario digital es muy sencilla e intuitiva, y la interfaz de solución PDA guía al usuario pasa a paso por el proceso de inventario.
Con la gestión de almacén digital L-mobile warehouse, puedes integrar tu inventario en el proceso empresarial en curso. Al tener en cuenta la totalidad de entradas y salidas, el stock completo se registra durante todo el ejercicio con los escáneres de códigos de barras. El inventario permanente trata cada recuento del stock como si fuera para el inventario. Esto significa que, para el inventario a día fijado, solo hay que hacer recuentos de las existencias cuyo último inventario hasta la fecha haya sido hace más de un año.
Con el inventario permanente, en el mejor de los casos, todas las ubicaciones de stock pueden inventariarse en cualquier momento del año sin necesidad de un inventario a día fijado. La integración del inventario permanente en el proceso en curso posibilita una planificación flexible del registro del inventario y minimiza el trabajo de manera considerable.
Para los siguientes sistemas ERP, ya ofrecemos una solución estándar de gestión de almacén digital:
