La información del documento de origen correspondiente de Navision o Business Central está disponible para los empleados del almacén a través del sistema de gestión de almacenes NAV/Business Central en tiempo real en sus terminales móviles (dispositivo portátil, escáner de códigos de barras móvil, PDA, tableta, etc.).
Para realizar el almacenamiento de forma controlada, el empleado selecciona el documento de almacenamiento correspondiente en la toma digital de datos. Puede filtrar de acuerdo con diversos parámetros para seleccionar el documento adecuado.
Es posible aplicar los siguientes filtros:
• Número de orden o de documento
• Número de artículo
• Mostrar todos los documentos abiertos
Tras seleccionar el documento correcto, el empleado recibe automáticamente toda la información sobre este envío en su terminal digital (escáner de códigos de barras, tableta, PDA). Al escanear un código de barras, el responsable de almacén registra la información sobre el almacenamiento de mercancías, como la cantidad actual movida y las respectivas ubicaciones de stock, y transfiere la información directamente a MS Dynamics NAV/Microsoft Dynamics 365 Business Central mientras las mercancías todavía están almacenadas físicamente.
Además, en la función de búsqueda de espacio libre del SGA para NAV o Business Central, tiene la opción de ver una ubicación de stock libre directamente en el terminal móvil donde puede almacenar la mercancía si la ubicación sugerida no está disponible. El control de stock digital también permite partir en otros lugares.
Tras la ejecución completa del proceso de almacenamiento de mercancías, el responsable de almacén confirma la finalización del almacenamiento controlado en el software de gestión de almacenes NAV/Business Central. El documento de recepción desaparece del dispositivo móvil y el empleado puede pasar al siguiente almacenamiento de mercancías.
Los almacenamientos contabilizados o registrados se procesan posteriormente de acuerdo con la lógica empresarial de Navision o Business Central y la información se comunica a los respectivos documentos de origen.
El almacenamiento es el proceso mediante el cual se introducen en el almacén las mercancías que se van a guardar. A diferencia de las tarjetas de existencias que se utilizaban en el pasado para documentar el almacenamiento de almacenamiento de mercancías, hoy en día el inventario de almacén se aumenta mediante un registro de entrada de mercancías en un sistema EDP y luego se almacenan mediante un registro de almacenamiento.
MS Dynamics NAV y Microsoft Dynamics 365 Business Central ofrecen dos opciones para el almacenamiento de mercancías tras la entrada de las mismas. Por un lado, es posible crear una entrada en almacén directamente a partir de una OC, mientras que por otro lado, para los almacenes en los que se utiliza el documento de entrada de mercancías de Navision o Business Central, también se puede crear un almacenamiento partir de este documento. También se denomina procedimiento de entrada de mercancías o de almacenamiento en dos fases.
La creación de una entrada en almacén a partir de un documento de compra en NAV o Business Central viene precedida primero por una OC introducida en MS Dynamics NAV o Business Central por el departamento de compras. La información sobre los artículos previstos, como el número de artículo, el código de ubicación de stock, la cantidad pedida, etc., se toma de la OC vinculada. Además, en el documento de almacenamiento aparece otra columna, la «Cantidad en movimiento». En la práctica, la cantidad trasladada corresponde a la cantidad realmente entregada.
A menudo, el documento de entrada en almacén se sigue imprimiendo directamente tras su creación en MS Dynamics NAV o Microsoft Dynamics Business Central sin especificar la cantidad en movimiento y se transmite al personal del almacén. Tras la llegada y el almacenamiento de las mercancías, la información sobre los artículos entregados, que se registró previamente por escrito en el documento de recepción impreso, se añade o corrige posteriormente en una estación de trabajo de escritorio en el recibo de almacenamiento del almacén en Navision o Business Central. A continuación, el documento se registra en NAV o en Microsoft Dynamics 365 Business Central y se archiva la entrada de almacén y se actualizan las líneas de pedido en paralelo.
El documento de entrada de mercancías dentro del almacenamiento suele estar formado por varios pedidos que se combinan en un solo documento en Navision o Business Central. Al igual que en el apartado «Entrada en almacén», toda la información sobre los artículos previstos, como el número de artículo, el código de la ubicación de stock, la cantidad pedida, etc., también se recoge durante el almacenamiento vinculado a un documento de entrada de mercancías. Después, el almacenamiento puede imprimirse en forma de lista para los miembros del personal.
Una vez que la mercancía se ha almacenado y la información manuscrita del empleado del almacén se ha transferido manualmente al documento de almacenamiento en MS Dynamics NAV o Business Central, el almacenamiento de mercancías puede registrarse en Navision o Microsoft Dynamics 365 Business Central y las líneas del documento original se actualizan en consecuencia.
El problema del almacenamiento en Microsoft Dynamics NAV y en Business Central radica principalmente en el uso de documentos en papel. Los posibles riesgos de errores debidos a entradas incorrectas y el tiempo que transcurre entre la actualización de la información en los documentos en papel y la transferencia final a Navision o Business Central hacen que no se pueda garantizar en todo momento la transparencia sobre las existencias. Esto, a su vez, provoca incoherencias en el flujo de información y conlleva una mayor carga administrativa. Otro problema con el almacenamiento en MS Dynamics NAV y Microsoft Dynamics 365 Business Central es el caso frecuente de que las mercancías estén físicamente disponibles en una ubicación de stock pero aún no se hayan contabilizado en el sistema. Por el contrario, no es posible registrar la disminución de estas mercancías en una orden de producción y todas las contabilizaciones posteriores se retrasan.
La toma de datos digital, incluyendo el almacenamiento controlado por el dispositivo móvil, ofrece una solución en este sentido. No solo se puede registrar el inventario directamente en el almacén, sino que el riesgo de errores se reduce significativamente con el software de gestión de almacenes (SGA) de L-mobile y el feedback a MS Dynamics NAV o Business Central sin interrupciones ni retrasos garantiza la transparencia del inventario.
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