Dokumentenmanagement: Schluss mit der Abhängigkeit vom Papier!

Der smarte Weg einer zentralen Dokumentenverwaltung: Wie Sie digital Ordnung in Ihre Dokumente bringen und damit Arbeitsprozesse im Unternehmen effizienter gestalten

Ein gutes Dokumentenmanagement ist entscheidend für viele weitere Prozesse innerhalb der Organisation. Auf die Frage, wie Unternehmen die zunehmende Dokumentenflut effizient in den Griff bekommen und dabei gesetzliche Vorgaben erfüllen können, gibt es nur eine Antwort: mit dem passenden Dokumentenmanagementsystem. Ein Dokumentenmanagementsystem dient nicht nur zur Dokumentenablage und -archivierung, sondern trägt im Idealfall als Informationsplattform für das ganze Unternehmen entscheidend zu dessen Wettbewerbsfähigkeit bei. Lesen Sie in diesem Artikel, welche Gründe für digitales Dokumentenmanagement sprechen und wie Sie eine Dokumentenmanagementsoftware am besten in Ihr Unternehmen einführen und damit Ihre Prozesse zeit- und kosteneffizienter gestalten.

Geschätzte Lesedauer: 41min 26sec

Warum digitales Dokumentenmanagement in Unternehmen so wichtig ist

Infothekbeitrag Dokumentenmanagementsystem ELO ECM Suite

Rechnungen, Bestellungen, Lieferpapiere, Verträge, Artikellisten, Tabellen, Protokolle, Broschüren, Belege, Präsentationen – es gibt Dutzende Arten von Dokumenten in Unternehmen. Hinzu kommen verschiedene Formen: papierbehaftete oder digitale Dokumente, letztere auch noch in den unterschiedlichsten Dateiformaten und Versionen. Und es werden immer mehr: Die fortschreitende Digitalisierung lässt die Daten- und Dokumentenflut rasant ansteigen und bringt jedem Unternehmen – egal wie groß es ist – neue Anforderungen für das Informationsmanagement.

Dokumentenmanagement ist von entscheidender Bedeutung, da es eine effiziente Organisation von Dokumenten, ein einfaches Auffinden, verbesserte Zusammenarbeit, eine sichere Speicherung und die Einhaltung von Vorschriften ermöglicht, was im Umkehrschluss zu effizienteren Workflows und Kosteneinsparungen führt. Es stellt außerdem sicher, dass Dokumente geschützt und ordnungsgemäß verwendet und revisionssicher Archiviert werden.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Softwarelösung, die dazu dient, Dokumente in einer Organisation effizient zu erstellen, zu organisieren, zu speichern, zu verwalten und zu archivieren. Dokumentenmanagementsysteme wurden entwickelt, um den ständig wachsenden Informationsfluss in Unternehmen zu bewältigen und die Verwaltung von digitalen und papierbehafteten Dokumenten zu erleichtern.

Ein Dokumentenmanagementsystem bietet eine zentralisierte Plattform, auf der Benutzer digitale Dokumente erstellen, bearbeiten und speichern können. Dies umfasst Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, E-Mails, Bilder und viele andere Arten von Dateien. Diese Dokumente können in einer hierarchischen Struktur oder anhand von Schlagwörtern und Metadaten organisiert werden, um die Suche und den Zugriff zu erleichtern.

Zu den Hauptfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems gehören die Versionierung von Dokumenten, um Änderungen nachvollziehbar zu machen, die Berechtigungsverwaltung, die sicherstellt, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Dokumente zugreifen können, sowie die Integration mit anderen Unternehmensanwendungen wie Customer Relationship Management und ERP-Systemen.

Dokumentenmanagementsysteme tragen zur Steigerung der Produktivität bei, da sie die Zeit, die normalerweise für das Suchen von Dokumenten aufgewendet wird, erheblich reduzieren. Sie ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit, da mehrere Benutzer gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können, ohne dass es zu Konflikten kommt. Darüber hinaus bieten sie Sicherheitsfunktionen, um sensible Informationen zu schützen und die Einhaltung von Vorschriften und Datenschutzbestimmungen sicherzustellen.

Insgesamt sind Dokumentenmanagementsysteme ein unverzichtbares Werkzeug, um den Arbeitsprozess in Unternehmen zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Organisation von Informationen zu vereinfachen. Sie spielen eine entscheidende Rolle in der digitalen Transformation und sind in vielen Branchen, darunter Gesundheitswesen, Recht, Finanzwesen und viele andere, weit verbreitet.

Was versteht man unter ECM?

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Enterprise Content Management – auch ECM – stellt ein Gesamtkonzept dar, das eine einheitliche Verwaltung, Bearbeitung, Speicherung, Organisation und Bereitstellung von Informationen ermöglicht. Des Weiteren unterstützt die unternehmensweise Software bei der Strukturierung und der Digitalisierung von Informationen. Das Ziel von Enterprise Content Management ist es, Unternehmensinhalte effizient zu verwalten, um die Zusammenarbeit, den Informationsaustausch und die Geschäftsprozesse zu optimieren. Enterprise Content Management ist besonders in großen Organisationen und Unternehmen mit umfangreichen Informationsmanagement relevant.

Mithilfe von Enterprise Content Management werden digitale Dokumente und Daten langzeitlesbar, in Bezug zueinander und revisionssicher aufbewahrt. Es ist ideal für die Team- und Projektarbeit geeignet und integriert sich nahtlos in ERP-Systeme, in CRM und Microsoft-Office. Weiterhin erfüllt es alle Compliance-Anforderungen bis hin zur EU-DSGVO. Dank zahlreicher Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten behalten entsprechend berechtigte Anwender mithilfe des Enterprise Content Management Systems jederzeit den Überblick über die in der entsprechenden Software – wie zum Beispiel der ELO ECM Suite – gespeicherten Daten und Informationen.

Im Gegensatz zu Dokumentenmanagementsystemen geht Enterprise Content Management über das reine Dokumentenmanagement hinaus. Es erfasst und verwaltet Inhalte in verschiedenen Formen, einschließlich Dokumenten, Bilder, E-Mails, Videos und mehr. Enterprise Content Management bietet erweiterte Funktionen für Compliance und Aufbewahrung, um sicherzustellen, dass Informationen gemäß den gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt und archiviert werden.

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Diese Risiken birgt Dokumentenmanagement ohne ein Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen

Die Menge an Dokumenten innerhalb einer Organisation gerät schnell außer Kontrolle. Daher ist ein einheitliches Verfahren zur Speicherung und gemeinsamen Nutzung von Informationen unerlässlich. Ohne ein Dokumentenmanagementsystem verbringen Mitarbeiter/innen sehr lange mit dem Suchen nach Dokumenten. Dies führt zur unnötigen Zeitverschwendung und kann zu Projektverzögerungen führen.

Zudem können Mitarbeiter/innen nicht gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, sondern lediglich nur eine Datei bearbeiten. Die Folge: Unübersichtlichkeit aufgrund von mehreren Versionen einer Datei. Werden benötigte Informationen nicht gefunden, wird viel Zeit mit der Erstellung neuer Dokumente verschwendet. Diese doppelte Arbeit kann dazu führen, dass veraltete Informationen verwendet werden.

Das Arbeiten ohne ein Dokumentenmanagementsystem bringt ebenso Sicherheitsrisiken mit sich. Mitarbeiter/innen könnten vertrauliche Informationen versehentlich in die falschen Hände geraten lassen und das Unternehmen in eine potenziell gefährliche Situation bringen. Oder aber sensible Daten werden ohne ein Passwortschutz abgespeichert.

Der Abgleich von Dateien, die gemeinsame Nutzung von Informationen und die Arbeit an denselben Projekten wird zur unorganisierten Zusammenarbeit, wenn die Dokumente an verschiedenen Orten gespeichert werden. Ein weiterer negativer Faktor ohne ein Dokumentenmanagementsystem sind die Kosten. Das Drucken, Scannen oder Wiederherstellen von Dokumenten erfordern zusätzlich Ressourcen wie Energie, Tinte und Papier.

Risiken ohne ein Dokumentenmanagementsystem

Zeitverschwendung
Vergeudete Ressourcen
Mangelnde Zusammenarbeit
Sicherheitsrisiken

Wie Sie ein Dokumentenmanagementsystem beim Arbeiten mit Dokumenten unterstützt

Dokumentenerfassung
Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die Erfassung von Dokumenten in digitaler Form, sei es durch Scannen von Papierdokumenten oder durch die digitale Erstellung von Dateien.
Dokumentenspeicherung
Dokumente können sicher und zentralisiert abgespeichert werden, entweder auf lokalen Servern oder in der Cloud, um den einfachen Zugriff und die langfristige Aufbewahrung zu gewährleisten.
Organisation und Strukturierung
Ein Dokumentenmanagementsystem bietet Werkzeuge zur Organisation und Strukturierung von Dokumenten. Dies kann hierarchisch durch Ordnerstrukturen oder durch die Verwendung von Schlagwörtern und Metadaten erfolgen.
Suchfunktionen
Mithilfe der leistungsstarken Suchfunktionen, können Benutzer nach Stichwörtern, Metadaten, Datumsbereichen und anderen Kriterien suchen.
Versionierung
Es können verschiedene Versionen von Dokumenten gespeichert werden, sodass Benutzer Änderungen nachverfolgen können. Dies ist besonders nützlich bei der Zusammenarbeit.
Zugriffsrechte und Berechtigungen
Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen die Definition und Verwaltung von Zugriffsrechten. Administratoren können festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen und welche Aktionen ausgeführt werden dürfen.
Kollaboration
Die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Benutzer wird erleichtert. Ein Dokumentenmanagementsystem bietet Funktionen zur Kommentierung, Freigabe und Versionskontrolle, um die Zusammenarbeit zu unterstützen.
Workflows und Genehmigungsprozesse
Einige Dokumentenmanagementsysteme bieten Funktionen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Benutzer können Workflows erstellen, um Dokumente durch bestimmte Genehmigungs- oder Freigabeprozesse zu leiten.
Sicherheit und Datenschutz
Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrolle ermöglichen es sensible Informationen zu schützen und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sicherzustellen.
Dokumentenarchivierung
Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt bei der Archivierung von Dokumenten, um sie langfristig aufzubewahren und Platz in der aktiven Dokumentenverwaltung freizumachen.
Aufbewahrung und Vernichtung
Festlegung von Aufbewahrungsfristen und Vernichtungsrichtlinien für Dokumente werden ermöglicht, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Datensicherung und Wiederherstellung
Ein Dokumentenmanagementsystem bietet Mechanismen zur regelmäßigen Datensicherung und zur Wiederherstellung von Dokumenten im Falle von Datenverlust oder Katastrophen.

Mehrwerte eines Dokumentenmanagementsystems

Effiziente Dokumentenverwaltung

Verbesserte Produktivität

Kosteneinsparungen

Bessere Zusammenarbeit

Sicherheit und Datenschutz

Schnelle Wiederherstellung

Revisionssichere Archivierung

Compliance und rechtliche Sicherheit

Mobilität

Schnellere Genehmigungsprozesse

Reduzierung von Fehlern

Skalierbarkeit

In welchen Bereichen kann Dokumentenmanagement eingesetzt werden?

Digitale Dokumentenverwaltung kann vielseitig eingesetzt werden, da Dokumentenmanagement in vielen Bereichen eines Unternehmens zum Einsatz kommt. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem ist jedoch in den Bereichen Personal, Marketing, Vertrieb sowie Finanzen besonders sinnvoll und hilfreich.

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Personalwesen

Personalleiter sowie Mitarbeiter/innen im Personalbereich profitieren in den Bereichen Einstellung und Personalverwaltung. Unterlagen der Mitarbeiter/innen können in dem Dokumentenmanagementsystem archiviert sowie gespeichert werden und stehen den Mitarbeiter/innen im HR zur Verfügung. Ebenso können Bewerbungsunterlagen sowie E-Mails von Bewerbern zentral abgerufen werden.

Die Mehrwerte eines Dokumentenmanagementsystems im HR sind die übersichtliche Organisation der Personaldokumente und Verträge in digitaler Form, revisionssichere Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben sowie Gewährleistung von Datenschutz, digitale Personalakten mit Zugriffsbeschränkungen, automatische Fristen- und Terminkontrolle, Verringerung der Fehleranfälligkeit dank weniger manueller Eingaben und das Erzeugen von übersichtlichen Auswertungen.

Einkauf und Beschaffung

Mithilfe der digitalen Dokumentenverwaltung gelingt es Unternehmen die Kosten je Bestellvorgang zu senken. Die Bestellkosten sind bei vielen Bestellungen höher als der eigentliche Warenwert. Durch Dokumentenmanagement kann Wartezeit reduziert, Freigabeprozesse optimiert und auf Papierbelege verzichtet werden. Der komplette Prozess, von Bedarfsmeldung bis hin zur Bestellung, Auslieferung und Abrechnung kann digitalisiert und somit papierlos abgewickelt werden.

Mehrwerte eines Dokumentenmanagementsystems für Einkauf und Beschaffung sind die schnellere Auslösung und Verarbeitung von Bestellungen, transparentere Prozesse durch Übersicht aller Bestellanforderungen, strukturiertere Abwicklung der Bestellungen gemäß der Bestelllimits und Budget sowie verschlankte Prozesse durch digitale Tools.

Infothekbeitrag Dokumentenmanagementsystem ELO ECM Suite

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Marketing und Vertrieb

Besonders im Vertrieb sind gut zugängliche Informationen das A und O. Ob Kundenhistorie, Infomaterial für potenzielle Kunden, Verträge oder Servicedokumente für Bestandskunden – digitales Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass Vertriebsmitarbeiter stets auf aktuelle und dieselben Dokumente zugreifen können. Des Weiteren werden Dokumente für Marketing und Vertrieb mit dem Dokumentenmanagementsystem zentral gespeichert, aufbewahrt und können jederzeit abgerufen werden.

Die Mehrwerte eines Dokumentenmanagementsystems für Marketing und Vertrieb beinhalten ein hervorragendes Kundenerlebnis ohne Wartezeiten, professionelle Präsentationen von Produkten und Dienstleistungen, ortsunabhängiger Zugriff auf relevante Informationen, fehlerfreie Übermittlung von Vertragsdaten an den Innendienst durch vordefinierte Workflows sowie die zentrale Organisation der aktuellen Marketingmaterialien.

Finanz- und Rechnungswesen

Im Finanz- und Rechnungswesen bietet ein Dokumentenmanagementsystem alle Mehrwerte einer modernen Rechnungseingangslösung für Unternehmen. Sie beschleunigt und automatisiert den gesamten Rechnungsprozess: Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst, erkannt und können per Workflow an die richtigen Bearbeiter zur Prüfung und Verarbeitung weitergeleitet werden. Mithilfe einer Übersichtsseite behalten Anwender mit der entsprechenden Zugriffsberechtigung jederzeit den Überblick über alle im Prozess befindlichen Rechnungen. Dank eines Frühwarnsystems werden Fälligkeitstermine und Fristen mühelos eingehalten. Auch die Rechnungsfreigabe wird durch konfigurierbare Freigabeformulare deutlich vereinfacht und übersichtlicher.

Mehrwerte eines Dokumentenmanagementsystems im Finanz- und Rechnungswesen sind das übersichtliche Rechnungsmanagement, schnellere Bearbeitung und transparentere Verwaltung, das Rechnungscontrolling und die Fristenüberwachung, revisionssichere Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben sowie Gewährleistung von Datenschutz, enorme Reduzierung der Ablage- und Suchzeiten sowie die Möglichkeit für Remote Work.

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Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit einem Dokumentenmanagementsystem

Der Rechnungsworkflow im Überblick anhand des Beispiels des Dokumentenmanagementsystems ELO ECM Suite

1. Rechnungseingang

Sammeln Sie eingehende Rechnungen zentral Ihrem Dokumentenmanagementsystem: egal, ob eingescannte Papierrechnung, E-Rechnung oder von einem zentralen Rechnungsportal abgerufene Rechnung.

2. Rechnungsprüfung

Die Rechnungsdaten werden erfasst sowie mithilfe dem intelligenten Erfassungsassistenten klassifiziert. Anschließend wir der Beleg im System abgelegt.

3. Rechnungsfreigabe

Der Rechnungsfreigabeprozess wird automatisch gestartet. Bei Sammelrechnungen berücksichtigt der Rechnungsworkflow auch Einzelpositionen, bei Klärungsbedarf mit Einbezug einer Clearingstelle.

4. Buchung

Nach der Freigabe werden die Rechnungsinformationen an das ERP-System übergeben, abgeglichen und der Beleg wird in der Dokumentenmanagementsoftware als „gebucht“ gekennzeichnet.

5. Rechnungscontrolling

Mit dem Rechnungscockpit sind Statistiken, Auswertungen und individuelle Visualisierungen einfach möglich - und damit alle Rechnungen jederzeit im Blick. Das Vier- bzw. Mehr-Augen-Prinzip mit festgelegten Freigaberollen sorgt für klare Strukturen und Abläufe im Freigabeprozess.

Der Standardprozess einer Eingangsrechnungsverarbeitung besteht aus dem Erfassen der Rechnung, dem Abtippen sowie Kopieren und abschließend aus dem Ablegen des Dokuments. Dieser Prozess nimmt sehr viel Zeit in Anspruch und beinhaltet die kaum vermeidbare Fehleranfälligkeit. Eine Dokumentenmanagementsystems für den elektronischen Rechnungseingang macht Schluss mit mühsamer manueller Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlungsfreigabe, über Abteilungen oder sogar Standorten hinweg. Dadurch wird die Effizienz des Rechnungsmanagements erhöht und das Unternehmen ist bestens gewappnet für steuerrechtliche Herausforderungen, die in immer mehr Ländern zur Pflicht werden.

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Dokumentenmanagement mit System – ELO ECM Suite

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Strukturierter Überblick & erhebliche Zeitersparnis
Eine zentrale Ablage aller Unterlagen sorgt für Übersichtlichkeit. Bearbeitungszeiten werden durch automatisierte Prozesse und intelligente Suchmechanismen verkürzt.
Rechtskonforme Verwaltung
Sensible Daten können unter Einhaltung gesetzlicher Fristen, Compliance- und Revisionsvorschriften aufbewahrt werden.
Überblick der wichtigsten Funktionen
Lernen Sie die Lösung ELO ECM Suite und die Business Solution ELO Invoice – das digitale Rechnungsmanagement – kennen und wie diese die täglichen Arbeitsabläufe erleichtern.

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Wie führe ich ein Dokumentenmanagementsystem erfolgreich in meinem Unternehmen ein?

Bedarfsanalyse Ist-Analyse Zieldefinition Auswahl Umsetzungsplan Implementierung

Schritt 1: Gründliche Analyse

Im ersten Schritt bedarf es einer gründlichen Analyse, um die spezifischen Anforderungen und Ziele für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems innerhalb des Unternehmens zu ermitteln. Danach ist die Frage zu klären, in welchen Bereichen bzw. Abteilungen das Dokumentenmanagementsystem in Zukunft Bestandteil des täglichen Geschäftsworkflows werden soll. Zudem müssen die Verantwortlichkeiten geklärt werden, um das Dokumentenmanagement im Unternehmen einzuführen. Haben wir einen Zeitplan und einen Budgetrahmen? Wer ist die verantwortliche Person für das Projekt? Wer sind die Vertreter/innen aus dem Management, der IT und dem Anwenderbereich? Wer kommuniziert die Neuerungen an die Mitarbeiter/innen? Wer ist der/die Ansprechpartner/in für Fragen (intern und extern)? Wer organisiert die Schulung der Mitarbeiter/innen?

Schritt 2: Definition einer Ist-Analyse

Um die Anforderungen an die neue Lösung bestmöglich zu definieren, eignet sich eine Analyse des aktuellen Zustandes. Darauf basierend können passende Anwendung gefunden werden.
Welche Systeme nutzen das Unternehmen und wofür? Welche Anwendergruppen gibt es und auf welche Inhalte müssen sie zugreifen? Welche Arten von Dokumenten liegen vor? Welche Dokumente müssen in das neue Dokumentenmanagementsystem übertragen werden?

Schritt 3: Ziele definieren

Der nächste Schritt besteht aus der Zieldefinition. Hierfür sollten klare Ziele samt messbaren KPIs definiert werden. Was ist das Hauptziel der Einführung eines Dokumentenmanagementsystem? Was ist zusätzlich wünschenswert? Welche Verbesserungen ergeben sich für die Anwender/innen?

Schritt 4: Auswahl des richtigen Dokumentenmanagementsystem

Im vierten Schritt geht es um den passenden Anbieter sowie dem passenden Dokumentenmanagementsystem. Gewählt sollte diejenige Lösung werden, die am besten zu den Bedürfnissen und definierten Zielen passt. Berücksichtigt werden, sollten Aspekte wie Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Integrationsoptionen.

Schritt 5: Erstellung eines Umsetzungsplans

Vor der Einführung der Anwendung sollte ein Umsetzungsplan erstellt werden. Hier werden die Schritte und der Zeitrahmen für die Einführung des Dokumentenmanagementsystems festgelegt. Hierbei sollte ebenfalls die Schulung der Mitarbeiter/innen berücksichtigt werden.

Schritt 6: Umsetzung mithilfe eines Dienstleisters

Nach erfolgreicher Zieldefinition, definierten Anforderungen und dem richtigen Dokumentenmanagementsystem kann die Umsetzung erfolgen. Um Fehler schnell zu beheben und einen Ansprechpartner zur Seite zu haben gelingt die Implementierung am besten gemeinsam mit einem Dienstleister.

Best Practices für effektives Dokumentenmanagement

Mit einer einheitlichen Ordner- und Dokumentenstruktur arbeiten
Einige Dokumentenmanagementsysteme bieten eine logische Ordnerstruktur, um digitale Dokumente systematisch zu organisieren. Ähnlich wie ein physischer Aktenschrank besteht die hierarchische Struktur aus Ordnern, die Dateien enthalten. Um das Verständnis der Struktur der Dokumente zu erleichtern, können so Ordner nach Themenbereich kategorisiert werden.

TIPP: Erarbeiten Sie Regeln und Richtlinien, wie Informationen kategorisiert und wo diese abgespeichert werden sollen. Sobald Sie sich hier festgelegt haben, empfehlen wir Ihnen, in Ihrem Dokumentenmanagementsystem Automatisierungen und Regeln einführen, um zu gewährleisten, dass sich alle Mitarbeiter/innen an diese Regeln halten.
Metadaten und Schlagwörter hinzufügen
Wenn ein Dokumentenmanagementsystem zum Speichern und Archivieren von Dokumenten verwendet wird, können den Dateien Metadaten hinzugefügt werden. Ein großer Vorteil hierbei ist, dass über die Stichwortsuche im Dokumentenmanagementsystem gezielt nach Inhalten gesucht werden kann.
Genehmigungen durch eine Automatisierung effektiver gestalten
Ein zentraler Bestandteil einer effektiven Dokumentenverwaltung ist das Berechtigungsmanagement. Im Rahmen des Berechtigungsmanagement werden Zuweisung, Entzug und die Kontrolle von Nutzerrechten geregelt. Zugriffsberechtigungen auf Dokumente oder Ordner werden typischerweise zentral in einem Dokumentenmanagementsystem verwaltet.

TIPP: Prüfen Sie, welche Workflows für Sie Sinn machen und wie Sie Ihre Prozesse transparenter gestalten und vereinfachen können. So minimieren Sie Fehlerquellen und schaffen gleichzeitig mehr Effizienz.
Aufstellung von Richtlinien für die Versionskontrolle
Mit guter und effizienter Dokumentenverwaltung sind alle Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar. Bei einer Vielzahl von Änderungen an einem Dokument wird in der Regel automatisch eine neue Dokumentversion im Dokumentenmanagementsystem erstellt. Alternativ kann eine manuelle Versionskontrolle durchgeführt werden. Wichtig ist ein einheitliches Versionskontrollsystem und eine sorgfältige Pflege der Dokumentversionen.
Durchführen von Schulungen mit ausreichender Testphase
Mithilfe interner Schulungen aller Mitarbeiter/innen kann sichergestellt werden, dass ein System langfristig funktioniert. Dennoch bringt eine echte Erkenntnis nur das praktische Austesten einer Lösung.

TIPP: Legen Sie sich einen Testaccount an und wagen Sie sich an den Praxistest, indem Sie eigene Dokumente hochladen und verschiedene Szenarien ausprobieren.
Einhaltung von Vorschriften für mehr Sicherheit
Sicheres und GoBD-konformes Dokumentenmanagement ist ein Baustein eines intelligenten Dokumentenmanagementsystems. Die Lesbarkeit und Veränderbarkeit der Daten sowie die Nachvollziehbarkeit von Änderungen an einem Dokument zählen zu den Grundsätzen einer revisionssicheren Archivierung.

TIPP: Ihr zukünftiges Dokumentenmanagementsystem sollte eine elektronische Signatur besitzen. Nachdem diese Signatur als rechtsverbindlich gilt, entspricht sie auch den aktuellen Sicherheitsanforderungen. Dank ihr können Sie ausschließen, dass ein Dokument von einer unbefugten Person unterzeichnet oder geändert wurde. Damit vermeiden Sie rechtliche Probleme, wenn Sie künftig Arbeitsabläufe automatisieren.

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