Erfolgreich Serviceprojekte umsetzen – Teil 2

Mobile Datenerfassung bietet im technischen Außendienst oder in der Instandhaltung viele Chancen zur Prozessverbesserung. Wie in jedem Projekt gibt es aber auch in diesem Bereich einige Punkte auf die man achten sollte, wenn man die Einführung einer Software-Lösung in Angriff nimmt. Damit Ihr Projekt ein Erfolg und kein Servicefall wird, stellen wir Ihnen verschiedene Schritte für die erfolgreiche Umsetzung Ihres mobilen Servicemanagement-Projekts vor. – Teil 2

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Grosszügig planen für die erfolgreiche mobile Datenerfassung Ihrer Serviceprojekte

Planen Sie Ihr Projekt fundiert aber großzügig. Ein Projekt für mobilen Service betrifft viele Prozesse. Daher planen Sie wirklich alle Schritte und Meilensteine Ihres Projektes ein. Die Anbieterauswahl darf einige Zeit in Anspruch nehmen, dabei ist es wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen Ihren Lösungspartner kennenzulernen. In den meisten Fällen bleibt er Ihnen über Jahre erhalten. Auch das Pflichtenheft darf mehr als eine Runde durch die Hände der Projektverantwortlichen gehen.
Kalkulieren Sie eine erste Schulungsphase für die Testnutzer und kalkulieren Sie die Testphase so, dass innerhalb der Phase möglichst viele Szenarien abgebildet werden. Liegt Ihre Testphase im August, zur Urlaubszeit in der nur wenige Mitarbeiter im Einsatz sind und keine Wartungen stattfinden, haben Sie später keine belastbaren Ergebnisse. Kalkulieren Sie Zeit für die Nachbesserungsphase. Das Feedback, das von den Nutzern kommt muss auch umgesetzt werden können. Berücksichtigen Sie andere Projekte innerhalb Ihres Unternehmens. Den Release-Zyklus Ihres ERP-Systems zum Beispiel. Klären Sie schon in der Anfangsphase des Projektes, was in diesem Zeitraum noch alles geplant ist, das den Zeitplan des Projektes beeinflussen könnte.emanagement-Projekts vor. – Teil 2.

Korrekt kalkulieren für die erfolgreiche mobile Datenerfassung Ihrer Serviceprojekte

Für solche Projekte sollten Sie in jedem Fall die Erstellung des Produktkonzeptes gemeinsam mit dem Anbieter kalkulieren. Planen Sie genug Budget für die Testphase, für die richtige Hardware und vor allem für Schulung und für Verbesserungen auf Grund von Feedback der Nutzer, die während des Projektes involviert sind.

Akzeptanz schaffen für die erfolgreiche mobile Datenerfassung Ihrer Serviceprojekte

Verzichten Sie zu Beginn des Projektes lieber auf die ein oder andere Zusatzfunktion und finanzieren Sie davon eine Feedback-Runde mit den Nutzern, in denen Vorschläge aus dem Alltag auch ernst genommen und umgesetzt werden können. Am Ende des Projektes wird es immer noch Dinge geben, die Sie angepasst oder verändert haben möchten.
Die Umstellung auf mobile Geräte im Service greift wesentlich in den Arbeitsablauf der Techniker ein. Starten Sie daher lieber mit kleinerem Funktionsumfang, damit das System auch Zeit hat sich zu etablieren und Akzeptanz zu schaffen.

Prozesse überdenken für die erfolgreiche mobile Datenerfassung Ihrer Serviceprojekte

Übertragen Sie Ihre Serviceprozesse nicht eins zu eins auf das Projekt. Sie starten das Projekt um Verbesserungen zu erreichen, dabei kann es eine echte Chance sein, seine eigenen Prozesse gründlich unter die Lupe zu nehme und gewachsene Strukturen zu hinterfragen. Kopieren Sie Ihre bestehenden Papierprozesse nicht einfach auf eine mobile Oberfläche sondern stellen Sie eine echte Nutzenargumentation für die gewünschten Funktionen auf.
Fragen Sie dort nach, wo die Prozesse gelebt werden. Geben Sie den Mitarbeitern, die die Anwendung am Ende nutzen, die Möglichkeit Wünsche zu äußern und Ideen einzubringen. Schließlich entscheiden genau diese am Ende mit dem täglichen Gebrauch der Anwendung über deren langfristigen Erfolg.

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Ansprechpartner definieren für die erfolgreiche mobile Datenerfassung Ihrer Serviceprojekte

Legen Sie klar fest, wie mit Feedback und Anregungen bezüglich der Software umgegangen wird und an welcher Stelle dies dokumentiert wird, damit nichts verloren geht. An dieser Stelle kann bereits Vorarbeit für eine spätere Supportstruktur geschaffen werden, da hier auftretende Lerneffekte später weitergegeben werden können

Durchgängige Prozesse für die erfolgreiche mobile Datenerfassung Ihrer Serviceprojekte

Bedenken Sie immer, dass eine Veränderung am einen Ende der Prozesskette an anderer Stelle Konsequenzen nach sich ziehen kann und versuchen Sie diese zu identifizieren und entsprechend aufzufangen. Verkürzen Sie z.B. die Rückmeldung fertiger Aufträge aus dem Feld muss die kaufmännische Abwicklung nachziehen, damit am Ende nicht nur einen Teilschritt in der Servicekette, sondern der gesamten Prozess durchgängig verbessert wurde.

Hardware wählen für die erfolgreiche mobile Datenerfassung Ihrer Serviceprojekte

Die Auswahl der richtigen Hardware kann absolut entscheidend für den Erfolg Ihres Projektes sein. Auch hier gilt – der Nutzer steht im Vordergrund. Ergonomie und Praxistauglichkeit müssen absolut Priorität haben.
Wo werden die Geräte eingesetzt? Brauchen Sie Industrietauglichkeit, wenn ja, wo werden die Geräte eingesetzt? Wie oft werden die Geräte am Tag genutzt? Welche Akkulaufzeit sollten diese haben und wie lange soll das Gerät eingesetzt werden. Was muss auf dem Display gelesen werden, wie viel Text muss getippt werden? Werden zusätzliche Eingabegeräte oder serielle Schnittstellen benötigt. Lässt sich das Gerät gut in den verschiedenen Einsatzbereichen bedienen?
Fragen Sie Ihre Nutzer, welche Anforderungen auftreten können. Niemand weiß das besser. Ein guter Anbieter kann Sie immer auch mit Hardwareempfehlungen unterstützen und Testgeräte zur Verfügung stellen. Lassen Sie diese die Nutzer selbst in die Hand nehmen und holen Sie sich Feedback. Nur ein Gerät, das die Nutzer am Ende gerne in die Hand nehmen besteht in der Praxis.

Erweiterungen planen für die erfolgreiche mobile Datenerfassung Ihrer Serviceprojekte

Ist Ihr Projekt im geplanten Funktionsumfang erst mal live, können weitere Funktionen und Ideen umgesetzt werden Erweitern Sie die mobile Servicelösung z.B. um intelligente Recherchefunktionen, automatische Spesenberichte oder eine Wissensdatenbank. Dies erleichtert dem Mitarbeiter vor Ort das Tagesgeschäft und erhöht die Akzeptanz der Lösung zusätzlich. Oder steigern Sie z.B. den Umsatz mit Ersatzteilen durch ein Modul für aktiven Ersatzteilverkauf vor Ort und unterstützen Sie so den Kundenbindungsprozess. So verbessern Sie Ihre Lösung konstant, bis sich die Anwender gar nicht mehr vorstellen können, auf die mobile Servicelösung zu verzichten.

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