Erfolgreich Serviceprojekte umsetzen – Teil 1

Mobile Datenerfassung bietet im technischen Außendienst oder in der Instandhaltung viele Chancen zur Prozessverbesserung. Wie in jedem Projekt gibt es aber auch in diesem Bereich einige Punkte auf die man achten sollte, wenn man die Einführung einer Software-Lösung in Angriff nimmt. Damit Sie erfolgreich Serviceprojekte umsetzen und diese kein Servicefall werden, stellen wir Ihnen verschiedene Schritte für die erfolgreiche Umsetzung Ihres mobilen Servicemanagement-Projekts vor. – Teil 1

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Projektteam zusammenstellen | Erfolgreich Serviceprojekte umsetzen

Erfolgreich Serviceprojekte umsetzen bedeutet, ein geeignetes Projektteam zusammenzustellen.

„Ihre Meinung zählt“. Das sollte für alle gelten, die während des Projektes beteiligt sind oder später mit dem System arbeiten. Berücksichtigen Sie daher bei der Zusammenstellung Ihres Projektteams nicht nur Geschäftsleitung & IT, sondern vor allem auch die Außendienstmitarbeiter, die am stärksten betroffen sind und werben Sie von Anfang an für Akzeptanz, durch klare Vorteilskommunikation der Lösung. Beziehen Sie außerdem gerade bei Projekten mit personengebundenen Daten den Betriebsrat rechtzeitig mit ein um sicherzustellen, dass Ihr Projekt am Ende nicht an Vorschriften scheitert. Kalkulieren Sie die Belastung der Projektteilnehmer und wählen Sie auch Personen aus, die nicht bereits durch Altprojekte zeitlich gebunden sind.

Anbieter wählen | Erfolgreich Serviceprojekte umsetzen

Für ein langfristig erfolgreiches Projekt brauchen Sie einen Projektpartner, der zu Ihnen passt. Erstellen Sie einen umfangreichen Kriterienkatalog, der auch Fragen umfasst, die aus dem Projektumfeld kommen.
Welche Art von Support und Wartung steht zur Verfügung? Wie investitionssicher ist das Angebot? Ist das System international einsetzbar? Welche Erfahrungen hat der Anbieter in Ihrer Branche, gerade hierfür gibt es oft spezielle Lösungsansätze von denen Sie profitieren können. Wie skalierbar ist die Anwendung im Bereich Funktionalität oder Anwender? Welche Projektteams stellt Ihnen der Anbieter zur Seite, welche Erfahrungen haben diese Projektteams im Bereich Servicemanagement?
Eine weitere Frage, sollte auch immer die nach Ihrem führenden System sein. In welchem System sollen künftig welche Prozesse abgebildet sein? Verwalten Sie Stammdaten weiter in Ihrem ERP, müssen gegebenenfalls noch andere System, z.B. ein CRM oder eine Plantafel integriert werden oder brauchen übertragen Sie die Führungsrolle doch einem Servicemanagement System, das alle Informationen bündelt. Wie lassen sich Fremdsysteme, z.B. bei zugekauften Firmen integrieren und welche Schnittstellen stellt der Anbieter vielleicht auch zu übergreifen Prozessen wie zum Beispiel dem Lager her? Denken Sie daher bei der Anbieterauswahl auch mal über das Projekt hinaus, wenn Sie sich für einen Anbieter entscheiden.

Anforderungen festlegen | Erfolgreich Serviceprojekte umsetzen

Vermutlich haben Sie zu Beginn Ihres Projektes schon eine Vorstellung im Kopf, wie Ihre Anwendung nachher aussieht. Achtung! Sagen Sie Ihrem Anbieter nicht, welche Funktionen Sie haben wollen, sondern welche Vorteile und Verbesserungen Sie erreichen möchten, welche Prozesse Ihnen besonders wichtig sind. Beschreiben Sie im Lastenheft Ihre Anforderungen, keinen Lösungsvorschlag. Das ist Aufgabe des Anbieters. Gerade im Bereich mobile Servicelösungen gibt es zudem viele Ansätze die über den „normalen“ mobilen Servicebericht hinausgehen. Bedenken Sie zum Beispiel die Möglichkeiten einer detaillierten Ergebnisauswertung zur Messung der qualitativen Einsatzzeiten oder der Dauer von Einsätzen. Gehen Sie kreative Lösungswege um Ihren Serviceumsatz im Bereich des Ersatzteilverkaufes zu steigern. Oder optimieren Sie zum Beispiel die Abwicklung der Einsätze von Subunternehmern, in dem Sie diese künftig direkt mit in Ihr System melden lassen um aufwendige Nacherfassung und Prüfung zu minimieren.
Ein professioneller Anbieter liefert Ihnen für die gewünschten Ziele die passenden Lösungswege und ermittelt mit Ihnen aus einer Vielzahl von Möglichkeiten die, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen. Bedenken Sie aber auch, viele Funktionen bedeuten nicht gleichzeitig großen Erfolg. Beachten Sie das Pareto-Prinzip. 80 % der Vorteile können durch 20 % der Aufwendungen erreicht werden.
Sehen Sie genau hin, wo große Potentiale zur Verbesserung liegen und formulieren Sie daraus überprüfbare Kennzahlen. Bestenfalls sogar in monetäre Zahlen. So legen Sie zwar die Karten offen auf den Tisch, können aber den Erfolg des Projektes am Ende optimal nachweisen.

Ergonomie beachten | Erfolgreich Serviceprojekte umsetzen

Vermutlich haben Sie zu Beginn Ihres Projektes schon eine Vorstellung im Kopf, wie Ihre Anwendung nachher aussieht. Achtung! Sagen Sie Ihrem Anbieter nicht, welche Funktionen Sie haben wollen, sondern welche Vorteile und Verbesserungen Sie erreichen möchten, welche Prozesse Ihnen besonders wichtig sind. Beschreiben Sie im Lastenheft Ihre Anforderungen, keinen Lösungsvorschlag. Das ist Aufgabe des Anbieters. Gerade im Bereich mobile Servicelösungen gibt es zudem viele Ansätze die über den „normalen“ mobilen Servicebericht hinausgehen. Bedenken Sie zum Beispiel die Möglichkeiten einer detaillierten Ergebnisauswertung zur Messung der qualitativen Einsatzzeiten oder der Dauer von Einsätzen. Gehen Sie kreative Lösungswege um Ihren Serviceumsatz im Bereich des Ersatzteilverkaufes zu steigern. Oder optimieren Sie zum Beispiel die Abwicklung der Einsätze von Subunternehmern, in dem Sie diese künftig direkt mit in Ihr System melden lassen um aufwendige Nacherfassung und Prüfung zu minimieren.
Ein professioneller Anbieter liefert Ihnen für die gewünschten Ziele die passenden Lösungswege und ermittelt mit Ihnen aus einer Vielzahl von Möglichkeiten die, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen. Bedenken Sie aber auch, viele Funktionen bedeuten nicht gleichzeitig großen Erfolg. Beachten Sie das Pareto-Prinzip. 80 % der Vorteile können durch 20 % der Aufwendungen erreicht werden.
Sehen Sie genau hin, wo große Potentiale zur Verbesserung liegen und formulieren Sie daraus überprüfbare Kennzahlen. Bestenfalls sogar in monetäre Zahlen. So legen Sie zwar die Karten offen auf den Tisch, können aber den Erfolg des Projektes am Ende optimal nachweisen.

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