5 Tipps für die digitale Teamplanung mit einer elektronischen Plantafel im Field Service

Egal ob Serviceleiter, Disponent oder Servicetechniker: Als Teil eines Field Service Teams werden Sie sicherlich wissen, dass die Umsetzung einer guten Teamplanung nicht immer so einfach ist, wie man es sich wünschen würde. Wer arbeitet eigentlich gerade woran, wie ausgelastet sind die Kollegen und wem soll der Notfall zugewiesen werden, den der Stammkunde eben gemeldet hat? Fragen wie diese können die Einsatzplanung erheblich erschweren. Um Kunden als Unternehmen aber einen erstklassigen Service bieten zu können, spielt eine ressourcenoptimierte Teamplanung bzw. Einsatzplanung des technischen Außendienstes eine wichtige Rolle. Denn nur dann können Serviceprozesse effizient und ohne Verzögerungen funktionieren. Wir zeigen Ihnen, warum Teamplanung und elektronische Plantafel zusammengehören und wie Ihren Disponenten die Arbeit erleichtert werden kann.

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Wozu braucht es eine transparente Teamplanung im Field Service?

Servicetechniker sind das Herzstück von Unternehmen, die im Field Service tätig sind. Ohne die Monteure und Experten im Außendienst, die sich tagtäglich auf den Weg zu Kunden begeben, um deren Probleme und Herausforderungen zu lösen, wäre ein erfolgreicher Field Service nicht möglich. Umso wichtiger ist es, diese wertvolle Ressource so effizient wie nur möglich zu nutzen. Fragen wie „Wie viele Aufträge können meine Außendienstmitarbeiter am Tag abwickeln?“, „In welcher Reihenfolge ist die Abarbeitung von Serviceeinsätzen am sinnvollsten und spart möglichst viel Zeit und Kosten?“ oder „Wie soll dieser Serviceauftrag zeitnah gelöst werden, wenn alle meine Techniker verplant sind?!“ und „Welcher Servicetechniker arbeitet gerade eigentlich an welchem Serviceeinsatz?“ sind daher die ständigen Begleiter von Disponenten – und haben in vielen Unternehmen sicherlich schon für die ein oder andere schlaflose Nacht gesorgt.

Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, dass Disponenten jederzeit darüber informiert sind, woran die Techniker in den Serviceteams gerade arbeiten und wie ausgelastet die Außendienstmitarbeiter sind. In diesem Zusammenhang muss ein Disponent wissen, an welchen Standorten sich die Servicetechniker im Moment befinden und über welche Fähigkeiten diese verfügen, damit Einsatzteams optimal zusammengestellt werden können. Neben den Informationen über die Außendienstmitarbeiter spielen auch andere Faktoren eine wichtige Rolle, um einen effizienten Ressourceneinsatz zu gewährleisten. Dazu zählen unter anderem die Priorisierung und Dringlichkeit eines Serviceauftrags, die voraussichtliche Einsatzzeit für diesen Auftrag sowie Kenntnisse über die Lagerbestände der Ersatzteile, die für den Einsatz benötigt werden. Aber auch äußere Umgebungseinflüsse wie das Wetter oder die Verkehrslage müssen von Disponenten berücksichtigt werden.

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Eine strukturierte und vor allem digitale Teamplanung erhöht die Transparenz und erleichtert es den Servicemitarbeitern, sich jederzeit einen Überblick über sämtliche verfügbaren Ressourcen zu verschaffen. Als gängiges Tool zur Umsetzung hat sich im Field Service Management die elektronische Plantafel etabliert. Diese ist in der Regel Teil einer umfassenden Field Service Management Software und bietet Disponenten verschiedene Funktionen für eine erfolgreiche Teamplanung. Denn die wirkt sich am Ende sowohl positiv auf die Produktivität der Serviceteams als auch auf die Kundenzufriedenheit aus. Denn jeder, der selbst bereits einmal als Kunde einen Servicefall gemeldet hat weiß: Es gibt nichts Schlimmeres, als auf einen Techniker warten zu müssen, wenn eine Maschine, eine Anlage oder ein wichtiges System nicht funktioniert. Umso erfreulicher, wenn eine funktionierende Einsatzplanung dafür sorgt, dass Kundenanfragen zeitnah und erfolgreich bearbeitet werden können.

Ab wann eine digitale Teamplanung mit einer elektronischen Plantafel im Field Service Management sinnvoll ist

Grundsätzlich ist es immer von Vorteil, die Umsetzung von Aufgaben und Projekten sowie verfügbare Ressourcen innerhalb eines Unternehmens in einer Planung festzuhalten. Speziell im Field Service Management wird eine digitale und effiziente Teamplanung dann sinnvoll, sobald die Zahl der Servicetechniker bzw. der Serviceaufträge in einem Unternehmen so groß ist, dass die Komplexität der Einsatzplanung steigt und diese ohne Planungstools nicht mehr handelbar ist. Je nach Branche und Unternehmen ist dieser Zeitpunkt sehr individuell. Dennoch kann es bereits ab einer Zahl von drei Technikern pro Team hilfreich sein, diese mit Hilfe einer elektronischen Plantafel zu koordinieren. Die Software ermöglicht es, die Serviceeinsätze von Teams flexibel anzupassen und schnell auf unvorhersehbare Änderungen zu reagieren. Denn es kann immer passieren, dass ein Mitarbeiter krank wird und dem Einsatzteam plötzlich ein Elektriker fehlt. In diesem Fall bietet eine elektronische Plantafel den Disponenten auf einen Blick eine Übersicht über mögliche Alternativen, so dass das Team schnell und einfach vervollständigt werden kann.

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In größeren Unternehmen werden Servicetechniker oft auch in verschiedene Serviceteams eingeteilt. So sind beispielsweise 15 Techniker für alle Serviceeinsätze im Süden Deutschlands zuständig, während die restlichen Außendienstmitarbeiter auf verschiedene weitere Regionen des Landes verteilt sind. Auch in diesem Fall ist es unbedingt zu empfehlen, anstehende Serviceeinsätze im Rahmen einer digitalen Teamplanung mit einer Field Service Management Software und einer elektronischen Plantafel zu koordinieren. Natürlich ist eine effiziente Teamplanung nicht nur für Einsatzteams bestehend aus mehreren Servicetechnikern sinnvoll. Auch für die Einsatzplanung von Serviceaufträgen, bei denen nur ein Techniker beim Kunden vor Ort benötigt wird, ist eine transparente Planung in der Disposition das A und O. Daher lassen sich mit einer elektronischen Plantafel selbstverständlich auch einzelne Außendienstmitarbeiter verplanen – sozusagen eine elektronische Plantafel für alle Fälle.

Ziele, die mit einer digitalen Teamplanung durch eine elektronische Plantafel im Field Service erreicht werden sollen

Zeit und Kosten sparen

Lange An- und Rückfahrten, unnötige Leerfahrten und doppelte Fahrtwege, weil der Serviceeinsatz beim Kunden nicht beim ersten Besuch abgeschlossen werden konnte, sind absolute Performancekiller. Sie verursachen einen hohen Zeitaufwand, verschlechtern die Produktivität von Servicemitarbeitern und verhindern eine schnelle, den Kunden zufriedenstellende Problemlösung. Daher soll mit einer routenoptimierten digitalen Teamplanung wertvolle Zeit – und damit Kosten – eingespart werden. Eine elektronische Plantafel liefert dafür verschiedene Tools, wie eine visuelle Kartendarstellung oder eine automatisierte Tourenplanung.

Verbesserte First-Time-Fix-Rate

Eine hohe First-Time-Fix-Rate ist das Ziel eines jeden Serviceunternehmens. Serviceaufträge, die direkt beim ersten Einsatz vom Techniker erfolgreich abgeschlossen werden, sind die Voraussetzung für eine schnelle Rechnungsstellung und erfolgreiches Service Management. Mit Hilfe einer elektronischen Plantafel lassen sich Serviceeinsätze genau den Mitarbeitern zuordnen, die über die passenden Fähigkeiten verfügen und sich am nächsten Standort befinden, um so die Chance auf eine verbesserte First-Time-Fix-Rate durch eine optimale Teamplanung zu erhöhen.

Optimale Ressourcennutzung

Servicetechniker sollen mit Ihren täglichen Serviceeinsätzen weder unter- noch überfordert werden. Um die vorhandenen Ressourcen im Field Service daher bestmöglich einsetzen zu können, soll eine digitale Teamplanung mit Hilfe einer elektronischen Plantafel die dafür nötige Transparenz bieten. Eine Übersicht über die aktuelle Auslastung hilft auch bei der Einplanung spontaner Aufträge. So können Überstunden reduziert, Auslastungen, wenn nötig, erhöht und sämtliche Ressourcen optimal genutzt werden.

Verbesserte First-Time-Fix-Rate durch digitale Teamplanung mit der elektronischen Plantafel von L-mobile service

Wir zeigen die Highlights der mobilen Field Service Management Software in der Praxis

Detaillierte Einblicke in die elektronische Plantafel
Im kostenlosen Webcast zeigen wir Ihnen detailliert die Funktionen der elektronischen Plantafel und das Zusammenspiel von Service Innen- und Außendienst.
Digitaler und mobiler Serviceprozess in der Live-Demo
Vom Auftragsmanagement bis hin zum Serviceeinsatz beim Kunden vor Ort: Lernen Sie die Möglichkeiten und Vorteile einer mobilen Servicelösung kennen.
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Teamplanung und Digitalisierung: Wie die Arbeit von Disponenten durch eine elektronische Plantafel erleichtert werden kann

Leider ist es in der Realität oft so, dass bei der manuellen Teamplanung so einiges schiefgehen kann. Fehlende Informationen über einen Serviceauftrag können beispielsweise dazu führen, dass ein Disponent ein Team aus Servicetechnikern einplant, von denen allerdings niemand über die für den Serviceeinsatz benötigten Fähigkeiten verfügt. Häufig liegen diese Informationslücken am fehlenden Zugriff auf Inhalte aus ERP-System oder CRM. Wird die Teamplanung noch vollständig analog und nicht an einer elektronischen Plantafel durchgeführt, kann das ebenfalls die Quelle für Probleme in der Disposition sein. Auch mangelnde Updates aus dem Außendienst können eine Herausforderung für die Teamplanung darstellen. Denn erhalten die Disponenten keine Rückmeldung über bereits abgeschlossene oder sich verzögernde Serviceeinsätze, ist es schwierig, diese ressourcenoptimiert zu planen.

Um die tägliche Arbeit von Disponenten im Rahmen der Teamplanung wirklich langfristig zu erleichtern, ist die Einführung einer elektronischen Plantafel eine äußerst hilfreiche und sinnvolle Investition. Eine solche elektronische Plantafel ist in der Regel ein fester Bestandteil moderner Field Service Management Software und deckt die Anforderungen in der Disposition mit zahlreichen Funktionen bestmöglich ab. Das Ziel: Die Teamplanung zu erleichtern, Fehler zu minimieren und dadurch letzten Endes die First-Time-Fix-Rate und die Produktivität im Service Außendienst zu erhöhen. Realisiert wird das durch eine lückenlose Verbindung von elektronischer Plantafel mit dem Auftrags- und Stammdatenmanagement der Field Service Management Software im Backoffice sowie mit der mobilen Service App, die von den Servicetechnikern im Feld genutzt wird. Alle Informationen im Field Service werden digital erfasst und sind jederzeit für alle beteiligten Servicemitarbeiter einsehbar, ganz nach dem Motto: Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort.

So funktioniert eine elektronische Plantafel zur digitalen Teamplanung im Field Service

Am Beispiel der elektronischen Plantafel der mobilen Field Service Management Software L-mobile service

Übersicht über offene Serviceaufträge
Sobald ein neuer Serviceauftrag im Backoffice erstellt wurde, wird dieser automatisch an die elektronische Plantafel übergeben. Die arbeitenden Disponenten können den neuen Serviceauftrag, ebenso wie alle weiteren offenen Aufträge in einem übersichtlichen Auftragsvorrat einsehen. So wissen die Disponenten zu jeder Zeit, welche Serviceaufträge noch eingeplant werden müssen. Wird ein Auftrag später von einem Servicetechniker erfolgreich abgeschlossen, wird diese Information ebenfalls automatisch von der mobilen Service App des Technikers an die Field Service Management Software und somit an die elektronische Plantafel übermittelt. Der Auftrag verschwindet aus dem Auftragsvorrat.
Skill Management
Um Ressourcen effizient zu nutzen und die First-Time-Fix-Rate des Field Service zu steigern, ist es wichtig, dass die richtigen Servicetechniker und Technikteams für bestimmte Serviceeinsätze eingeplant werden. Mit Hilfe des Skill Managements der elektronischen Plantafel bietet die Field Service Management Software die Möglichkeit, jedem Techniker seine jeweiligen Fähigkeiten zuzuordnen. Sobald ein Disponent in der elektronischen Plantafel einen Serviceauftrag verplanen möchte, wird ihm automatisch über ein Icon neben dem Namen eines Servicetechnikers angezeigt, ob dieser Mitarbeiter über die passenden Qualifikationen verfügt, um diesen Auftrag erfolgreich zu bearbeiten.
Einsatzplanung mittels Drag & Drop
Die eigentliche Planung von Serviceauftragen ist in der elektronischen Plantafel in der Regel besonders einfach und intuitiv. Mittels Drag & Drop können die Aufträge aus dem Auftragsvorrat direkt auf die elektronische Plantafel gezogen und dem passenden Team bzw. dem passenden Techniker zugeordnet werden. Auch bei Änderungen in der Teamplanung können die Serviceaufträge problemlos via Drag & Drop verschoben und neu verplant werden.
Routenoptimierte Tourenplanung mit Kartendarstellung
Im Rahmen der Teamplanung sollen nicht nur Serviceeinsätze den passenden qualifizierten Technikern und Teams zugeordnet werden. Auch die Tourenplanung muss dabei berücksichtigt werden. Besonders effizient ist es, wenn Serviceteams die anstehenden Serviceeinsätze routenoptimiert abfahren können und dabei keine unnötigen Leerfahrten eingeplant werden. Bei dieser routenoptimierten Tourenplanung werden Disponenten von der visuellen Kartendarstellung einer elektronischen Plantafel unterstützt. Die Einsatzorte aller Aufträge sowie die Standorte der eigenen Servicetechniker werden hier transparent angezeigt und bieten die ideale Basis, um möglichst effiziente Touren zu planen.
Transparente Kapazitätsauslastung
Ein Kapazitätsgebirge innerhalb der elektronischen Plantafel zeigt den Disponenten ganz genau, welche Servicetechniker bereits vollständig verplant sind und welche Teams noch Kapazitäten für weitere Aufträge haben. Auch geplante Abwesenheiten wie Urlaub, Fortbildungen oder Krankheiten können hier eingesehen und die Teamplanung entsprechend angepasst werden.
Echtzeit Kommunikation mit dem Service Außendienst
Da die elektronische Plantafel ein Teil der mobilen Field Service Management Software ist, können Innen- und Außendienst lückenlos und in Echtzeit miteinander kommunizieren. Sobald ein Serviceeinsatz von einem Disponenten eingeplant und freigegeben wurde, erhalten die zuständigen Servicetechniker diesen Einsatz umgehend und automatisch auf ihrem Tablet oder Smartphone. Unnötige Verzögerungen im Serviceprozess werden so vermieden und der technische Außendienst kann direkt mit der Ausführung des Auftrags starten.

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5 Tipps für eine digitale Teamplanung mit einer elektronischen Plantafel im Field Service

Wer sich für die Einführung einer Field Service Management Software – und somit für eine digitale Personaleinsatzplanung im Field Service – entscheidet, sorgt für eine solide Grundlage, um Serviceprozesse nachhaltig effizient und ressourcenoptimiert zu gestalten. Damit das Potential einer digitalen Teamplanung dabei auch bestmöglich ausgeschöpft werden kann, gibt es einige Tipps, die wir Ihnen natürlich nicht vorenthalten möchten.

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Setzen Sie auf eine benutzerfreundliche und intuitive Field Service Management Software mit integrierter elektronischer Plantafel

So banales im ersten Moment klingen mag, ganz so selbstverständlich ist dieser Tipp in der Realität nicht immer. Stellen Sie sicher, dass sie die Entscheidung für eine Field Service Management Software nicht zu überstürzt treffen. Der richtige Softwareanbieter nimmt sich Zeit für Sie und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, klärt Ihre offenen Fragen und legt mit Ihnen gemeinsam einen soliden Plan fest, wie die Software implementiert werden soll. Nutzen Sie diese Möglichkeiten bevor Sie Ihre finale Wahl treffen und lassen Sie sich die Funktionen und Vorzüge der Servicelösung ausführlich erklären.

Elektronische Plantafel integriert in eine Field Service Management Software zur digitalen Teamplanung

Das Wichtigste: Achten Sie darauf, dass Ihre gewünschte Field Service Management Software über eine integrierte elektronische Plantafel verfügt. Wenn Sie sich dafür entschieden haben, Ihre Serviceprozesse ganzheitlich zu digitalisieren, um dadurch Arbeitsschritte wie Teamplanung, Auftragsmanagement oder die Abwicklung von Serviceeinsätzen zu optimieren, dann sollte Ihre Servicelösung Sie auch umfassend in all diesen Bereichen unterstützen. Gerade für die digitale Teamplanung ist eine integrierte elektronische Plantafel essentiell und bietet Ihnen einige Vorteile. Zum einen müssen Sie keine externen Tools an Ihre Field Service Managemet Software für die Einsatzplanung anbinden. Das erleichtert den administrativen und technischen Projektaufwand bereits enorm. Darüber hinaus ist eine elektronische Plantafel als Bestandteil einer Servicelösung in der Regel optimal auf die Anforderungen der Disponenten im Field Service angepasst. Dagegen können allgemeine Planungstools, so zum Beispiel auch Excel, die nicht explizit für den Einsatz im Field Service entwickelt wurden, Ihre Servicemitarbeiter auf Grund fehlender Funktionen vor Herausforderungen stellen.

Haben Sie sich für eine Field Service Management Software mit integrierter elektronischer Plantafel entschieden, dann sollte diese natürlich außerdem benutzerfreundlich aufgebaut sein. Ein ansprechendes Design mit einer für die Anwender intuitiven Bedienbarkeit erspart Ihnen und Ihrem Serviceteam lange Einarbeitungszeiten und unnötige Probleme – und somit sparen Sie letzten Endes bares Geld.

Sorgen Sie mit einer elektronischen Plantafel für eine lückenlose Kommunikation zwischen Service Innendienst und den Servicetechnikern im Außendienst

Kommunikation ist das A und O. Das gilt auch für eine effiziente Teamplanung. Für die Disponenten im Innendienst ist es wichtig, jederzeit über die Kapazitäten der Servicetechniker und den aktuellen Status verplanter Serviceeinsätze Bescheid zu wissen. Eine elektronische Plantafel erhöht die Transparenz innerhalb der Kommunikation, indem Daten und Informationen in Echtzeit zwischen der Plantafel und der mobilen Service App der Techniker ausgetauscht und synchronisiert werden. Gleichzeitig werden auch neue Servicefälle aus dem technischen Kundensupport über die Field Service Management Software automatisch an den offenen Auftragsvorrat der elektronischen Plantafel übergeben. Somit gewährleistet bereits die Servicelösung eine lückenlose Kommunikation hinsichtlich Auftragsdaten und Ressourcenauslastung.

Lückenlose Kommunikation in der Teamplanung dank elektronischer Plantafel

Ein besonders wichtiger Faktor für eine ressourcenoptimierte Teamplanung ist das Stichwort Flexibilität. Disponenten müssen stets up to date sein und über die aktuellsten Informationen verfügen. Daher ist es wichtig, dass sie von Ihren Servicekollegen umgehend über Mitarbeiterausfälle, Terminabsagen oder anderweitige Notfälle informiert werden. Nur wenn diese Kommunikation in Echtzeit und absolut transparent stattfindet, kann die Einsatzplanung flexibel und rechtzeitig angepasst werden. Eine Field Service Management Software mit elektronische Plantafel ermöglicht auch den Servicetechnikern im Außendienst eine gewisse Flexibilität hinsichtlich der Einsatzplanung. So können über eine mobile Service App ad hoc Aufträge selbst erfasst, angelegt und umgehend durchgeführt werden, ohne dass diese Informationen zunächst den Weg zu den Disponenten zurücklegen muss. Gleichzeitig werden diese natürlich umgehend über die zusätzlich verplanten Kapazitäten der Außendienstmitarbeiter informiert, wodurch die Transparenz in der Teamplanung vollständig erhalten bleibt.

Arbeiten Sie in der digitalen Teamplanung mit einem Skill Management innerhalb der elektronischen Plantafel

Das Ziel der Teamplanung: Die passenden Techniker mit den richtigen Fähigkeiten und Kenntnissen zum passenden Serviceeinsatz schicken, um die Probleme des Kunden schnell und erfolgreich zu lösen. Indem Sie innerhalb der Einsatzplanung auf sogenanntes Skill Management setzen, erleichtern Sie Ihren Disponenten die Zuteilung von Servicetechnikern zum passenden Auftrag enorm. Skill Management bezeichnet nichts anderes als die Verwaltung von Fähigkeiten und Kompetenzen eines jeden Mitarbeiters. So können diese gezielt an der passenden Stelle im Prozess eingesetzt werden. Im Falle des Field Service werden dabei den Servicetechnikern innerhalb der Field Service Management Software die entsprechenden Skills zugeordnet. Diese Skills müssen vom Innendienst einmalig in der Servicelösung angelegt werden. Ebenso muss beim Erfassen von Serviceaufträgen das Problem beim Kunden so detailliert wie möglich geschildert werden – inklusive der Skills, die zur Problemlösung nötig sind. Anschließend können Disponenten über die elektronische Plantafel auf diese Informationen zugreifen und die Teamplanung optimieren.

Servicetechniker mit den passenden Fähigkeiten im Serviceeinsatz dank Skill Management der elektronischen Plantafel

Das Ergebnis: Ihre Kunden werden von genau den Serviceteams und Technikern betreut, die ihre Probleme gezielt lösen können. Das bringt einige Vorteile mit sich. Serviceeinsätze können direkt beim ersten Besuch gelöst werden, Folgeaufträge oder weitere Anfahrten zum Kunden sind im besten Fall nicht mehr nötig. Dadurch können Sie Ihre First-Time-Fix-Rate deutlich steigern. In diesem Zusammenhang wird außerdem die Zufriedenheit der Kunden sowie die Kundenbindung gestärkt. Schließlich möchten auch Ihre Kunden, dass Sie nur einmal von Servicetechnikern besucht werden und Maschinen und Anlagen im Nachgang wieder reibungslos funktionieren. So ein guter Kundenservice bleibt gerne in Erinnerung.

Kombinieren Sie Serviceeinsätze für eine routenoptimierte Tourenplanung in der elektronischen Plantafel

Im Rahmen der Teamplanung müssen Disponenten darauf achten, dass die Sollzeiten der Servicetechniker nicht übermäßig überschritten, aber auch nicht unterschritten werden. Es gilt eine optimale Auslastung der Außendienstmitarbeiter anzustreben. Häufig ist das gar nicht so leicht, da lange Fahrtwege ein gutes Zeitmanagement einschränken und Servicetechniker länger damit beschäftigt sind, von A nach B zu kommen, anstatt Serviceeinsätze abzuarbeiten. Tools wie Google Maps zur Tourenplanung sind nur bedingt hilfreich, wenn es dann darum geht, alle nötigen Faktoren zu berücksichtigen.

Kartendarstellung der elektronischen Plantafel für eine optimierte Tourenplanung

Der Schlüssel zur Lösung dieses Problems liegt in einer routenoptimierten Tourenplanung des Außendienstes und kann über eine elektronische Plantafel umgesetzt werden. Nutzen Sie die Möglichkeiten der visuellen Kartendarstellung, um die Routen der Servicetechniker bestmöglich zu planen. Mit Hilfe der Karte ist es für Disponenten ein Leichtes, die Entfernungen zwischen verschiedenen Serviceeinsätzen und den Standorten der Servicetechniker zu erkennen. Auf dieser Basis können sie Aufträge so kombinieren, dass diese für einen Techniker ohne große Umwege und Leerfahrten routenoptimiert abzuarbeiten sind. Je präziser und effizienter Ihre Disponenten die Teamplanung mit der elektronischen Plantafel vornehmen, desto sinnvoller können die Technikerteams ihre Arbeitszeit nutzen, um möglichst viele Kundenprobleme zu lösen.

Regelmäßige Analysen der Einsatzplanung für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP)

Die Optimierung von Prozessen ist nie beendet. Es gibt immer etwas, dass man anpassen und weiter verbessern kann, seien es die Einführung neuer Technologien oder Anpassungen auf Basis neuer Impulse aus dem eigenen Team. Einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) zu verfolgen ist daher auch im Field Service Management von Vorteil. Mit Hilfe von detaillierten und transparenten Reportings können gerade im Bereich der Teamplanung sowohl kollektive als auch individuelle Leistungen der Servicetechniker analysiert und entsprechende Maßnahmen daraus abgeleitet werden.

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So können die Daten beispielsweise Aufschluss über die bestmögliche Zuteilung von Serviceeinsätzen geben. Möglicherweise wird ein Techniker immer auf dieselbe Art von Reparatureinsatz geschickt, für die er deutlich mehr Zeit benötigt als seine Kollegen, obwohl ihm andere Serviceaufträge eigentlich viel besser liegen würden – die wiederum den Fähigkeiten seinen Kollegen nicht entsprechen. Durch das auswerten von Serviceeinsätzen kann so etwas frühzeitig erkannt und Maßnahmen getroffen werden, um die Fähigkeiten der Techniker an der passenden Stelle einzusetzen. Auch Kundenpräferenzen können über regelmäßige Analysen ersichtlich werden. Es ist durchaus möglich, dass bestimmte Außendienstmitarbeiter mit einigen Kunden besonders gut zurechtkommen, sämtliche Maschinen und Anlagen des Kunden in- und auswendig kennen und entsprechend die First-Time-Fix-Rate bei diesen besonders hoch ist. Ganz nach dem Motto „Never change a running system“ können Disponenten dieses Wissen nutzen, um die Teamplanung kontinuierlich zu verbessern.

Die Vorteile einer elektronischen Plantafel zur digitalen Teamplanung

Vereinfachte Workflows in der Disposition

Höhere Produktivität von Serviceteams

Transparenz über Auftragspool und Kapazitäten

Einsatzplanung von einzelnen Servicetechnikern und fest definierten Teams

Verkürzte Fahrtzeiten und weniger Leerfahrten im Außendienst

Medienbruchfreie Zusammenarbeit mit technischem Außendienst

Routenoptimierte Tourenplanung

Optimale Ressourcenauslastung im Field Service

Verbesserte Kundenzufriedenheit

Fazit: Mehr Effizienz im Field Service dank elektronischer Plantafel und digitaler Teamplanung

Die Erfahrung zeigt: Eine elektronische Plantafel zur digitalen Teamplanung ist eine große Unterstützung für Disponenten in Serviceorganisationen. Das Einplanen von Serviceteams, aber auch von einzelnen Servicetechnikern wird erheblich vereinfacht, wenn mit digitalen Planungstools gearbeitet wird. Vor allem der Einsatz einer elektronischen Plantafel innerhalb einer Field Service Management Software hat sich bewährt. Prozesse werden beschleunigt, Fehler durch manuelle Datenübertragung oder fehlende Transparenz verhindert und die optimale Zuordnung der passenden Techniker zum richtigen Serviceauftrag kann sichergestellt werden. Alles in allem sorgt die elektronische Plantafel somit für eine erfolgreiche Teamplanung und einen effizienten Field Service, durch den Serviceeinsätze noch schneller und erfolgreich abgewickelt und Kunden zufriedengestellt werden können.

Wenn auch Sie Ihre Field Serviceprozesse optimieren und in diesem Rahmen die Arbeitsschritte in der Disposition erleichtern und effizienter gestalten möchten, dann kann eine elektronische Plantafel Sie dabei unterstützen, eine digitale Teamplanung zu realisieren. Noch mehr Informationen zur digitalen Personaleinsatzplanung im Field Service finden Sie in unserem kostenlosen Whitepaper.

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