SAP Business One Add Ons: So unterstützen die Erweiterungen die Digitalisierung im Mittelstand

Die Digitalisierung hält auch im Mittelstand immer mehr Einzug in produzierende Betriebe, Dienstleistungs- und Handelsunternehmen. Die Herausforderungen dieser digitalen Transformation begegnen viele dieser mittelständischen Unternehmen mit dem ERP-System SAP Business One. Während die ERP-Lösung selbst bereits die gängigsten Geschäftsprozesse unterstützen kann, bedarf es für die Erfüllung individueller Anforderungen dennoch oft weiterer Lösungen. Wie sogenannte SAP Business One Add Ons dabei helfen und die Digitalisierung vorantreiben können, erklären wir im folgenden Beitrag.

SAP Business One: Das ERP-System zur Digitalisierung von mittelständischen Unternehmen

Rund zwanzig Jahre sind inzwischen vergangen seitdem SAP im Jahr 2002 mit SAP Business One eine Alternative für kleine und mittelständische Unternehmen auf den Markt gebracht hat – und damit vielen KMUs das Leben um einiges erleichterte. Der Einsatz des Flaggschiffs des ERP Anbieters, SAP S/4HANA, war und ist für viele Mittelständler häufig ein zu hohes Investment. Gleichzeitig verfügt SAP S/4HANA über zu viele Funktionen, die in einem mittelständischen Unternehmen oft gar nicht benötigt werden. Es sind die wertvollen und gängigen Basisfunktionen, die für den Mittelstand interessant sind – und genau diese kann SAP Business One abbilden.

Entsprechend ist das ERP-System ein hervorragender Begleiter für die Digitalisierung im Mittelstand, sowohl im Handel und Einzelhandel als auch in der Fertigung oder der Dienstleistungsbranche. SAP Business One liefert KMUs alle nötigen Basisfunktionen, mit denen Prozesse im Tagesgeschäft digital bearbeitet werden können:

Finanzmanagement

Vertriebs- und Kundenmanagement

Einkaufs- und Bestandskontrolle

Business Intelligence

Analysen und Berichte

Branchenspezifische Funktionen

Das Ziel, das SAP mit der Entwicklung von SAP Business One verfolgt: Eine Standardsoftware anzubieten, die so schlank wie möglich und dabei so umfassend wie nötig ist.

So hilfreich es für die Digitalisierung im Mittelstand auch ist, mit SAP Business One endlich über ein passendes ERP-System zu verfügen, so stehen Unternehmen beim Einsatz von SB1 dennoch vor einer Herausforderung. Um individuelle Anforderungen unternehmensinterner Prozesse zu erfüllen, werden Zusatzlösungen und Erweiterungen des ERP-Systems benötigt, um die Basisfunktionalität sinnvoll zu ergänzen. Genau für diesen Zweck wurden und werden SAP Business One Add Ons entwickelt.

Was sind SAP Business One Add Ons?

Hinter dem Begriff SAP Business One Add On verbergen sich Erweiterungen des ERP-Systems. Das bedeutet, es handelt sich um Softwarelösungen, mit denen der standardmäßige Funktionsumfang von SAP Business One um zusätzliche Funktionen und Module ergänzt wird – und somit an die individuellen Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst werden kann. Die Integration von SAP Business One Add Ons kann in der Regel einfach abgewickelt werden, wodurch die erweiterten SAP Business One Funktionen schnell zum Einsatz kommen können.

Tatsächlich gibt es heute weltweit bereits mehr als 500 solcher SAP Business One Add Ons auf dem Markt. Mit den zahlreichen Erweiterungen können die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse abgedeckt werden, von der Lagerlogistik und Produktion, über die Buchhaltung und das Dokumentenmanagement, bis zum Kundenservice und eigenen Webshop Angeboten. Entwickelt werden die Erweiterungen für SAP Business One sowohl von SAP selbst als auch von Drittanbietern. Während bei der Integration von SAP Add Ons in der Regel keine Zusatzkosten anfallen und diese ein fester Bestandteil der SAP Business One Lizenz sind, ist die Anbindung von Erweiterungen durch einen Drittanbieter mit zusätzlichen Lizenzen und variierenden Kosten verbunden. Wer sich allerdings für die Lösung eines externen Softwareanbieters entscheidet, kann seine neuen SAP Business One Funktionen oft projektspezifisch entwickeln und anpassen lassen – was durchaus einen Vorteil gegenüber SAP Add Ons darstellt.

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Softwareerweiterungen in der Praxis: Welche SAP Business One Add Ons gibt es?

Von der mobilen Lagerverwaltung, über die Integration eines Webshops oder Dokumentenmanagementsystems bis hin zur Anbindung von Produktionslösungen wie BDE und MDE oder einem Versandsystem gibt es hunderte Add Ons, die für eine Digitalisierung im Mittelstand in Frage kommen können. Neben den zahlreichen Angeboten von SAP Partnern und Softwarehäusern zählen auch folgende, offiziell von SAP entwickelten Softwareerweiterungen, zum SAP Business One Add On Portfolio:

  • Microsoft Outlook Integration

    Das Add On zu einem der weltweit gängigsten E-Mail Postfächer schafft die Möglichkeit, Daten zwischen SAP Business One und Microsoft Outlook auszutauschen. Kalender, Kontakte und Aufgaben werden synchronisiert und auch eine Verbindung zu Microsoft Word und Microsoft Excel zur Sicherung von Dokumenten als Aktivitäten in SB1 ist möglich.

  • DATEV-FI-Schnittstelle

    Viele kleine und mittelständische Unternehmen setzen in Sachen Rechnungswesen auf eine DATEV Lösung. Mit diesem SB1 Add On können Finanzdaten erstellt und direkt aus dem ERP-System an DATEV übergeben werden.

  • ELSTER Integration

    Damit bei der Umsatzsteuervoranmeldung alles korrekt abläuft, sorgt diese Erweiterung dafür, dass in SAP Business One hinterlegte Daten automatisch zur Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung genutzt werden. Anschließend kann diese digital an das Finanzamt übermittelt werden.

  • Payment Engine

    Ein weiteres SAP Business One Add On im Bereich Buchhaltung ist „Payment Engine“. Die Lösung ergänzt die SAP Business One Funktionen, indem unter anderem Bankdateien für Ausgangszahlungen und Eingangszahlungen erstellt werden können.

  • Format Definition und Electronic File Manager: Format Definition

    Das Add On ist eine hilfreiche Lösung, um Kontoauszugsformate darstellen und bearbeiten zu können – auch ohne das nötige Know-how der entsprechenden Programmiersprachen. Mit dem Add On „Electronic File Manager: Format Definition“ kann die ursprüngliche Erweiterung ebenfalls erweitert werden, um verschiedene Formatlösungen entwickeln zu können.

Lückenlose Integration von Add Ons mit dem SAP Business One Integration Hub

Zur Erweiterung von SAP Business One stellt SAP jedoch nicht nur eigens entwickelte Add Ons zur Verfügung. Mit dem SAP Business One Integration Hub liefert das Unternehmen eine Integrationsplattform zur einfachen Integration von SAP Business One Erweiterungen. Die Plattform liefert die Basis, um cloudbasierte Softwarelösungen, wie beispielsweise die E-Commerce Lösungen Shopify oder Magento, aber auch DHL, Salesforce oder Microsoft Dynamics 365 mit dem ERP-System zu verbinden – und das schnell, einfach und ohne technisches Fachwissen. Die Produktpalette des SAP Business One Integration Hub soll zukünftig Schritt für Schritt erweitert werden, um Unternehmen eine noch größere Auswahl an einfach zu integrierenden Add Ons zu ermöglichen.

Warum SAP Business One Add Ons bei der Digitalisierung im Mittelstand eine wichtige Rolle spielen

Als klassische Standardsoftware liefern die SAP Business One Funktionen eine solide Basis für die Abwicklung des Tagesgeschäfts der meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen. Allerdings stellt sich häufig nach einiger Zeit heraus, dass diese Basis nicht ausreicht, um die Digitalisierung und Optimierung aller Prozesse innerhalb eines Unternehmens zu gewährleisten. Wer seine Geschäftsprozesse effizient und vor allem digital abwickeln möchte ist auf SAP Business One Add Ons angewiesen, mit denen sich das ERP-System modular erweitern lässt. Für eine flächendeckende Digitalisierung innerhalb Ihres Unternehmens sind Erweiterungen heute daher nicht mehr wegzudenken. Denn sie ermöglichen es, Schritt für Schritt genau die Geschäftsbereiche zu digitalisieren, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.

Zählen beispielsweise hohe Fehlerquoten bei der Kommissionierung oder falsche Lagerbestände im System zu Ihren größten Herausforderungen, macht es Sinn, im Bereich Lagerlogistik mit der Digitalisierung zu starten. Manuelle Datenübertragungen in das ERP-System zählen zu den häufigsten Fehlerursachen und können durch eine mobile und digitale Lagerlösung verhindert werden. Zunächst suchen Sie also nach einem passenden Add On zur digitalen Lagerverwaltung, beispielsweise L-mobile warehouse ready for SAP Business One, mit dem Sie den Funktionsumfang von SAP Business One erweitern können. Haben Sie das passende Add On für Ihr Unternehmen gefunden, können Sie gezielt mit der Digitalisierung Ihrer Lagerlogistikprozesse starten.

Sobald Sie und Ihr Team sich mit den neuen SAP Business One Funktionen der Erweiterung vertraut gemacht haben und die ersten Erfolge nach der Optimierung spürbar sind, ist es problemlos möglich, sich den nächsten Herausforderungen zu widmen und das ERP-System immer weiter um passende SAP Business One Add Ons zu ergänzen – egal ob in Form einer Betriebsdatenerfassung, einer automatisierten Produktionsplanung oder einer Maschinendatenerfassung.

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Mit den richtigen Softwareerweiterungen die eigene Digitalisierungsstrategie flexibel gestalten

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Die Möglichkeit, Ihr ERP-System mit beliebigen Add Ons zu erweitern, liefert Ihnen eine ideale Grundlage, um die Digitalisierungsstrategie Ihres Unternehmens frei nach Ihren Wünschen zu realisieren. Die Auswahl aus hunderten von Add Ons bietet Ihnen die größtmögliche Flexibilität, um genau die Prozesse zu digitalisieren, die sie benötigen. Durch die Integration von SAP Business One Add Ons erleichtern Sie das Tagesgeschäft, entlasten Ihre Mitarbeiter, sorgen für mehr Transparenz und können die digitale Transformation Ihrer Geschäftsprozesse realisieren.

Auch in Sachen Unternehmenswachstum profitieren Sie von den Möglichkeiten, die SAP Business One mit den Add Ons bietet. Wächst Ihr Unternehmen, dann wächst SAP Business One einfach mit, indem Sie gezielt die nötigen Erweiterungen in das ERP-System integrieren – und dessen Module und Funktionsumfang stetig vergrößern. So zum Beispiel durch die Ergänzung einer Lagerlösung, um die Lagerverwaltung zu digitalisieren und mobil abwickeln zu können.

Digitalisierung im Mittelstand – so kann sie mit SAP Business One und den passenden Add Ons aussehen

Egal ob Produktionsunternehmen oder Einzelhändler: Viele KMUs stehen vor der Herausforderung, Prozesse zu digitalisieren, um im immer härter werdenden Wettbewerb mithalten zu können. Gerade im Mittelstand erfordern diese Herausforderungen zukunftsfähige und auch skalierbare Konzepte. SAP Business One Add Ons sind ein Schlüsselelement der Digitalisierung im Mittelstand. Je besser vernetzt, desto erfolgreicher arbeiten Ihre Prozesse und somit Ihr Unternehmen am Ende. In erster Linie geht es vor allem darum, Transparenz zu schaffen – und das geht am besten über integrierte Systeme und Add Ons, die durch die Vernetzung die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitstellen.

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Die Grundvoraussetzung für eine Digitalisierung im Mittelstand: Eine fehlerfreie Datenbasis. Im Kern müssen alle Daten in guter Qualität zur Verfügung stehen, sowohl die Stammdaten im ERP-System, als auch die Ereignisdaten aus den Systemen der Lagerlogistik und Produktion. Beispielsweise kann die Fertigung nur funktionieren, wenn der Einkauf den Bedarf kennt und der Verkauf Einblicke in die Produktionskapazitäten hat, um die richtigen Produkte und Liefertermine am Markt anzubieten. Ist eine entsprechende Datenbasis vorhanden, können Softwareerweiterungen wie L-mobile warehouse ready for SAP Business One lückenlos und in Echtzeit mit dem ERP-System kommunizieren, um die korrekten Daten für die mobile Lagerverwaltung zu nutzen und wieder zurückzumelden. Damit die Datenvernetzung unternehmensweit gelingt, ist eine gute Konnektivität von IT-Systemen notwendig mit gleichzeitiger Flexibilität der Programme. In der Regel deckt Standardsoftware wie SAP Business One nicht alle Prozesse ab, sodass individuelle Kundenanforderungen mit Hilfe von Erweiterungen berücksichtigt werden müssen.

Der richtige Start: Eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie

Ein wichtiger Aspekt zu Beginn der Vision ist die Klarheit über das unternehmerische Gesamtbild. Es stellt sich die Frage: Welche unternehmerischen Prozesse grenzen an die Prozesse an, die Sie primär optimieren möchten und die ebenfalls in einer gesamtheitlichen Digitalisierungsstrategie berücksichtigt werden müssen? Nur durch ein ganzheitliches Zusammenspiel kann das System, bestehend aus SAP Business One und nötigen Add Ons, besser auf dynamische Belastungen reagieren. Eine umfassende Analyse der Prozesse und die daraus resultierende Vision des optimalen Prozesszustandes ist meist ein großer Zeitaufwand. Deshalb ist es wichtig sich die Zeit dafür zu nehmen, um die richtigen Fehlerquellen zu identifizieren. Hierzu ist es notwendig, den Austausch mit angrenzenden Abteilungen zu suchen, um vor- und nachgelagerte Prozesse wie beispielsweise die Lagerlogistik, den Einkauf, die Produktion den Verkauf oder sogar Lieferanten mit einzubeziehen.

Aus Ihrer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie können Sie anschließend schlussfolgern, welche SAP Business One Add Ons Sie zur Umsetzung Ihrer Ziele benötigen. Bedenken Sie bereits zu Beginn, dass die Einführung neuer Systeme immer auch die Schulung von Mitarbeitern erfordert und Sie Ihr Team daher am besten zeitnah in den Digitalisierungsprozess integrieren. Denn Digitalisierung im Mittelstand bedeutet nicht, nur die IT-Systemlandschaft weiterzuentwickeln, sondern auch die Mitarbeiter voranzubringen.

Vernetzung von Geschäftsprozessen durch SAP Business One Add Ons

Von der digitalen Lagerlogistik über die Maschinen- und Betriebsdatenerfassung bis hin zur Produktionsplanung

Viele produzierende Unternehmen im Mittelstand arbeiten heute mit SAP Business One und verfügen demnach zunächst einmal lediglich über die Standardfunktionen des ERP-Systems. Für eine lückenlose Vernetzung und Transparenz sämtlicher Geschäftsprozesse reicht das allerdings nicht aus. Um diese Ziele zu erreichen können ergänzende Lösungen integriert werden. Wie so eine Vernetzung aussehen kann, zeigen die folgenden drei Use Cases.

  • Echtzeit Informationsbereitstellung

    Materialverfügbarkeit stabilisieren und Ressourcen klären: Mit einer Lagersoftwarelösung wie L-mobile warehouse ready for SAP Business One wird die direkte Verbuchung von Materialien oder Teilen gewährleistet, sodass in Echtzeit Daten über die Materialverfügbarkeit sowohl im ERP-System als auch in der Produktion zur Verfügung stehen. Gleichzeitig ist ersichtlich, welche Materialien bereits in der Produktion verwendet werden bzw. demnächst benötigt werden. Die Vernetzung zwischen Lagerlogistik und Produktion hat zum Vorteil, dass Transparenz über die Materialverfügbarkeit besteht.

  • Auftragsabwicklung festigen mit Betriebsdatenerfassung

    Schwankungen bringen die Produktion aus dem Gleichgewicht, weshalb die Reihenfolge der Auftragsabwicklung berücksichtigt werden muss. Wird zwischen Aufträgen gesprungen, ist der Materialbedarf unterschiedlich hoch. Mit einem SAP Business One Add On in Form einer Betriebsdatenerfassung wird die Abarbeitung von Fertigungsaufträgen in der richtigen Reihenfolge stabilisiert. Ein zusätzliches Add On zur Maschinendatenerfassung liefert außerdem zuverlässige Informationen über den Fertigungsverlauf und hilft bei Problemen bzw. Abweichungen schnell zu reagieren.

  • Automatisierte und erweiterte Produktionsplanung

    Materialbestände, Betriebsdaten sowie Maschinendaten sind die Voraussetzung für eine termingerechte Produktionsplanung. Diese ist die Grundlage für Produktionskapazitäten, die dem Vertrieb bzw. den Kunden mitgeteilt werden. Für den Produktionsprozess hat die Feinplanung zum Vorteil, dass gleichartige Aufträge zusammengeführt werden. Das spart Zeit und beugt Prozessfehler vor. In einer Produktionsplanungssoftware laufen somit unterschiedliche Daten aus der BDE und MDE sowie Ressourcen wie Materialien, Mitarbeiter und Maschinenplätze zusammen. Ziel ist es, durch die Erweiterung des ERP-Systems um diese Softwarelösung, eine Milderung der Schwankungen des Marktes sowie Überlastungen von Mitarbeitern und Maschinen zu reduzieren. Dadurch werden Fehler und Verzögerungen im Produktionsprozess minimiert. Gleichzeitig können realistische Lieferzeiten an Kunden kommuniziert werden.

SAP Business One Add Ons für digitalisierte Lagerverwaltung, Produktions- und Serviceprozesse

Für eine ganzheitliche Digitalisierung im Mittelstand bedarf es leistungsfähiger Applikationen und Lösungen, mit denen die gesamte Supply Chain abgedeckt werden können. L-mobile liefert hierzu den passenden SB1 Add On Baukasten. Schritt für Schritt können Prozesse digitalisiert und sogar mobil abgewickelt werden, angefangen mit der mobilen Lagerlösung L-mobile warehouse ready for SAP Business One.

Nachdem Sie Ihre Lagerverwaltung optimiert und die ersten Erfolge, wie weniger Zeitaufwand, mehr Transparenz oder eine minimierte Fehlerquote beim Kommissionieren, sichtbar werden, folgen im nächsten Projektschritt die ersten Fertigungsprozesse. Mit dem L-mobile APS, sowie der L-mobile BDE und der L-mobile MDE stehen Ihnen drei Add Ons zur Verfügung, um in Ihrer Produktion den ersten Schritt in Richtung papierlose Fabrik zu gehen.

Auch im Field Service Management gibt es für SAP Business One Add Ons Möglichkeiten, um Prozesse digital, mobil und effizienter zu gestalten. Mit der L-mobile service Lösung stehen Ihnen verschiedenste Funktionen zu Verfügung, um Serviceabwicklungen und Ihren Kundenservice auf ein Top-Niveau zu heben.

Vorteile von SAP Business One Add Ons für die Digitalisierung im Mittelstand

Große Flexibilität

Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit

Mehr Transparenz

Erhöhte Prozesssicherheit

Entlastung der Mitarbeiter

Weniger Fehlerquoten

Individuelle Funktionserweiterungen

Lückenlose Anbindung und Integration in ERP-System

Effizienzsteigerung u. a. in Lagerlogistik, Produktion und Kundenservice

Worauf Sie bei der Erweiterung von SAP Business One achten sollten

Bevor Sie sich nun Ihrem ERP-System und den zu Ihrer Digitalisierungsstrategie passenden Erweiterungen widmen, gibt es einige Dinge, die es vor der Integration von SAP Business One Add Ons zu beachten gilt.

  • Datenspeicherung

    Bevor Sie sich für eine Erweiterung entscheiden, sollten Sie sich darüber informieren, wie bzw. wo die Daten gespeichert werden. Add Ons verfügen entweder über eine eigene Datenbank, die mit SAP Business One kommuniziert, oder speichern Daten direkt in der Datenbank des ERP-Systems. Der Vorteil beim Nutzen einer einzigen Datenbank: Die Datenintegrität kann einfacher gewährleistet werden und auch das Datenbankmanagement ist einfacher.

  • Anpassung an SAP Business One Releases

    SAP wird in den kommenden Jahren auch das SB1 ERP-System mit hoher Wahrscheinlichkeit kontinuierlich weiterentwickeln. Daher ist es enorm wichtig, dass auch die Entwickler der von Ihnen verwendeten Add Ons Ihre Software regelmäßig an die neuen Releases von SAP Business One anpassen. Andernfalls sind Sie nicht in der Lage, neue Releases Ihres ERP-Systems einzuspielen, da Ihre Add Ons danach im schlimmsten Fall nicht mehr funktionsfähig sein könnten. Wählen Sie daher am besten Erweiterungen, die vom Softwareentwickler immer an die aktuellen Standards von SB1 angepasst werden. Im besten Fall verfügt der Anbieter über eine Roadmap für das Add On. So können Sie nicht nur erkennen, dass die Softwarelösung weiterentwickelt werden soll, sondern erhalten auch Infos darüber, welche Entwicklungen geplant sind.

  • Kompatibilität verschiedener Add Ons

    Planen Sie Ihr ERP-System mit mehreren Lösungen zu erweitern sollten Sie vorab überprüfen, ob die eingesetzten Add Ons miteinander kompatibel sind. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn alle Erweiterungen optimal aufeinander abgestimmt sind. So können zum Beispiel die L-mobile Lösungen L-mobile warehouse ready for SAP Business One, L-mobile APS, L-mobile BDE und L-mobile MDE aufeinander aufbauen und problemlos gemeinsam genutzt werden.

Digitalisierung im Mittelstand: Wir unterstützen Sie beim Einstieg

Ihnen ist klar, dass Ihnen die Digitalisierung Ihrer Prozesse eine enorme Entlastung und mehr Effizienz im Unternehmen liefern würde, wissen aber nicht, wo und wie Sie am besten anfangen? Unsere Digitalisierungsexperten verfügen über eine langjährige Expertise in Sachen Digitalisierungsstrategie und unterstützen Sie von Beginn an auf dem Weg zum digitalisierten Unternehmen. Kontaktieren Sie uns gern.

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Pascal Löchner
Head of Sales
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