4 Gründe, warum ein intelligentes APS-System die Produktionsplanung effizienter unterstützen kann, als eine Excel Tabelle

Die gute alte Excel Tabelle, der Freund und Helfer in allen (Unternehmens)lagen. Egal ob in der Buchhaltung, im Einkauf oder eben in der Produktionsplanung: Das Tabellenprogramm ist in nahezu allen Geschäftsbereichen bis heute vertreten. Klar, das Tool bietet zahlreiche Funktionen, die den Arbeitsalltag vieler Menschen erleichtern. Befasst man sich allerdings einmal etwas genauer mit den Abläufen und Herausforderungen einer Produktionsplanung, kommt man nicht umhin sich die eine Frage zu stellen: Ist eine Excel Tabelle wirklich die beste Option, um komplexe Fertigungsprozesse effizient zu planen oder sollte doch lieber auf ein APS (Advanced Planning & Scheduling)-System zurückgegriffen werden?

Als Teilgebiet des Produktionsmanagements hat die Produktionsplanung in fertigenden Unternehmen einen hohen Stellenwert. In Kombination mit der Produktionssteuerung bildet sie den Kern der Produktion und sorgt dafür, dass alle Fertigungsprozesse reibungslos abgewickelt werden. Um dies zu erreichen wird die gesamte Produktion geplant, überwacht und gesteuert. Nur, wenn die Produktionsplanung detailliert und präzise durchgeführt und kontinuierlich Überwacht werden kann und, ist ein Unternehmen am Ende des Produktionsprozesses in der Lage, erfolgreiche Ergebnisse vorzuzeigen.

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Produktionsplanung heute: Von Stift und Papier zu Excel und APS-System

Es gab Zeiten zu denen planten Mitarbeiter Produktionsprozesse ausschließlich mit Hilfe von Stift und Papier. Auch Plantafeln und Whiteboards kamen zum Einsatz, um die Planung bei auftretenden Änderungen schneller anpassen zu können. Auch heute kommt es noch vor, dass Planungen handschriftlich erstellt werden. Die manuelle Produktionsplanung war und ist allerdings äußerst herausfordernd: Ein enormer Zeitaufwand für die Planer, langsame Reaktionszeiten, fehlende Transparenz – die Liste der Probleme ist lang. Nach und nach beschlossen immer mehr Unternehmen, die Produktionsplanung auf dem Papier durch Excel Tabellen am PC zu ersetzen. Bis heute ein großer Vorteil gegenüber Papier. Informationen werden digital gespeichert, die Erfassung in Excel ist deutlich schneller, als auf einem Blatt Papier und ändern lassen sich die Tabellen auch leicht.

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Somit waren und sind Excel Tabellen eine angenehme Möglichkeit, um die Produktionsplanung zu realisieren. In den letzten Jahren zeigte sich im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung jedoch, dass es auch in der Produktionsplanung immer noch Verbesserungspotenzial gibt. Die digitale Transformation der Produktion, Industrie 4.0, die smart factory – all diese Konzepte haben das Ziel, die Digitalisierung und Automatisierung verschiedenster Fertigungsprozesse zu realisieren. Auch die Produktionsplanung ist ein wichtiger Bestandteil hiervon – und dank intelligenter APS-Systeme lässt sich dieses Ziel heute einfach umsetzen.

Automatisiert erstellte Produktionspläne, die bei Kapazitätsveränderungen in Echtzeit angepasst werden können und im ständigen Datenaustausch mit dem ERP-System sowie teilweise mit einer Betriebsdatenerfassung stehen. Weniger Zeitaufwand, niedrigere Kosten, agieren statt nur reagieren zu können – die Zeiten von Excel Tabellen in der Produktionsplanung scheinen vorbei zu sein. Sind sie aber nicht. Trotz all der Vorteile, die ein APS-System mit sich bringt, sitzen Produktionsplaner heute immer noch in zahlreichen Unternehmen an ihren Excel Tabellen, um die Feinplanungen der Produktion durchzuführen. Warum ist das so?

Dauerbrenner Excel: Drei Gründe, warum das Tool häufig in der Produktionsplanung eingesetzt wird

Das nicht jedes Unternehmen bereits ein APS-System im Einsatz hat, hat verschiedene Gründe. Vor allem für kleinere Betriebe, deren Planungsdynamik sich in Grenzen hält ist ein APS nicht unbedingt immer nötig. Bis zu einer gewissen Betriebsgröße kommt man gut ohne automatisierte Werkzeuge aus und setzt das Investment, welches für ein APS-System nötig wäre, vielleicht besser an anderer Stelle ein. Doch es gibt durchaus andere Hintergründe, weshalb Unternehmen eventuell (noch) nicht bereit sind, eine intelligente Fertigungsplanungssoftware einzuführen.

  • Excel Tabellen sind kostengünstig

    Zum einen ist das Tabellen-Werkzeug für viele Unternehmen kostengünstiger, als spezielle und komplexe Softwarelösungen, wie z. B. ein APS. Das liegt oft auch daran, dass innerhalb des Unternehmens bereits Lizenzen für das Microsoft Office Programm vorliegen. Natürlich gibt es neben der klassischen Excel-Tabelle weitere Tabellenprogramme, wie beispielsweise OpenOffice, die alternativ zur Fertigungsplanung genutzt werden – und zwar kostenlos.

    Warum ein APS-System langfristig weniger Kosten verursacht
    Doch auch wenn diese Lösungen auf den ersten Blick günstiger erscheinen mögen, als die Einführung einer APS Software, so können für Unternehmen langfristig dennoch höhere Kosten entstehen. Der Grund: Die Produktionsplanung mit Tabellenprogrammen ist zeitaufwändig, fehleranfällig und muss manuell durchgeführt werden. Alles potentielle Indikatoren für Verzögerungen und daraus resultierende Kosten.

  • Der Einsatz von Excel bedarf keiner zeitaufwändigen Schulungen

    Klar ist: Wird eine digitale Produktionsplanungssoftware eingeführt, müssen Produktionsplaner zunächst einmal in das neue System eingelernt werden. Je nach Komplexität und Benutzeroberfläche einer Software, können diese Schulungen viel Zeit und Geld in Anspruch nehmen. Anders ist das in der Regel beim Einsatz von Excel. Als eines der gängigsten Tools für Tabellen auf dem Markt, ist das Know-how der Mitarbeiter in der Regel bereits mehr oder weniger gut vorhanden. Somit entfallen Schulungen und es kann direkt mit der Produktionsplanung begonnen werden. Darüber hinaus lässt sich auch online viel Material und Support zur Software finden und Fragen zum Programm können von Mitarbeitern oft selbst beantwortet werden.

    Warum Schulungen sinnvoll sind – am besten direkt für ein APS-System
    Grundsätzlich sollte man den Funktionsumfang des Tabellenprogramms nicht unterschätzen, denn auch Excel ist eine komplexe Software mit zahlreichen Funktionen und Möglichkeiten. Viele Mitarbeiter kennen sich oft nur mit den Basics aus und können das gesamte Potential des Tools nicht nutzen. Eine Schulung ist daher immer sinnvoll, oft sogar nötig. Warum dann also die Mitarbeiter nicht gleich im Umgang mit einem innovativen und automatisierten APS-System schulen, das ihnen die Arbeit am Ende sogar erleichtert?

  • Die CSV-Datei ist ein beliebtes Dateiformat

    Wer kennt sie nicht, die CSV-Datei. Bis heute ist das Dateiformat mit dem englischen Namen „Comma-separated values“ ein äußerst beliebtes Format für Datenimporte. Da sowohl in der Fertigung als auch in den übrigen Bereichen eines Unternehmens oft verschiedene weitere Softwarelösungen zum Einsatz kommen, ist es kaum verwunderlich, dass der Datenaustausch via CSV-Datei oft an erster Stelle steht – und einen weiteren (vermeintlichen) Grund für den Einsatz von Excel-Tabellen in der Produktionsplanung liefert.

    Mit einem APS-System ist kein CSV Datenimport mehr nötig
    Eine moderne Fertigungsplanungssoftware bietet Schnittstellen zu zahlreichen Drittsystemen. Ein Datenimport mittels CSV-Dateien ist nicht nötig, denn sämtliche Informationen werden automatisch und in Echtzeit an verknüpfte Softwarelösungen übermittelt und empfangen. Die Daten im führenden ERP-System sind immer auf dem aktuellen Stand und für alle Mitarbeiter zentral abrufbar. Das L-mobile APS zum Beispiel verfügt über Anbindungen an zahlreiche ERP-Systeme und kann so individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden, um den Informationsaustausch zu gewährleisten.

Wann die klassische Excel Tabelle in der Produktionsplanung an ihre Grenzen stößt – und es Zeit ist für ein intelligentes APS-System

Solange die Anzahl an Maschinen, nötiger Arbeitsschritte und der täglich abzuarbeitenden Fertigungsaufträge noch in einem für die Unternehmensgröße angemessenen Rahmen liegen, ist Excel sicherlich als Tool zur digitalen Produktionsplanung eine gute Option. Doch je größer ein Unternehmen ist, desto komplexer wird die Produktionsplanung und –steuerung entlang der gesamten Supply Chain– und desto schwieriger die Durchführung der Planung mit Excel Tabellen. Unternehmen, die dennoch weiterhin auf das Tabellenprogramm setzen, haben in der Regel mit einigen Schwierigkeiten in der Produktionsplanung zu kämpfen.

Übrigens: Im Industrie 4.0 Podcast vergleicht Ingo Klarenbach, APS-Experte und Senior Consultant bei L-mobile,  analoge und digitale Tools zur Planung und Steuerung von Produktionsprozessen. Dabei erläutert er nicht nur deren Mehrwert genauer, sondern berichtet von seinen Erfahrungen und zeigt, für welche Unternehmen der Einsatz eines APS-Systems sinnvoll ist – am besten gleich reinhören.

  • Hoher Zeitaufwand bei der Produktionsplanung

    Eine Planung in Excel Tabellen mag zwar eine digitale Lösung sein, doch müssen sämtliche Informationen und Daten manuell zusammengetragen und in das Programm eingetippt werden. Der manuelle Aufwand für die Mitarbeiter kann somit bei einer hohen Auftragslast ähnlich hoch sein, wie bei einer papierbehafteten Planung.

  • Keine automatische Aktualisierung von Inhalten

    Sämtliche Daten für die Produktionsplanung, die in einer Excel Tabelle erfasst werden, müssen von Mitarbeitern von Hand eingepflegt werden. Das ist auch eine ernstzunehmende Fehlerquelle. Tippfehler sind schnell passiert und können zu einer fehlerhaften Produktionsplanung mit gravierenden Folgen führen. Im vielleicht unwahrscheinlichen, aber schlimmsten Fall kommt die Produktion vollständig zum Stillstand.

  • Mangelnde Transparenz und fehlender Überblick

    Grundsätzlich gilt: Je mehr Ressourcen ein Produktionsplaner einplanen muss und je mehr Fertigungsaufträge in Ihrem Unternehmen jeden Tag abgewickelt werden, desto mehr Zeit müssen Sie in die Produktionsplanung stecken. Es entstehen komplexere Abhängigkeiten, die es zu beachten gilt. Auch die Zahl der benötigten Ressourcen steigt weiter an. Immer mehr Tabellen kommen zum Einsatz. Irgendwann haben Sie einen Punkt erreicht, an dem die gesamte Planung einfach zu komplex und unübersichtlich wird. Es entsteht ein immer größer werdendes Risiko, dass Daten und Informationen beispielsweise nicht rechtzeitig gefunden oder potentielle Engpässe übersehen werden. Oft werden Excel Tabellen von den Planern dann auch nur lokal gespeichert oder nicht an alle am Prozess beteiligten Personen per Mail gesendet. Es fehlt an Übersicht und Transparenz.

  • Doppelte Datenpflege

    Wer ein separates Tabellenprogramm zur Produktionsplanung einsetzt, muss darauf achten, sämtliche Daten auch im ERP-System zu erfassen. Da es aber häufig keine Schnittstelle zwischen Tabellensoftware und ERP-System gibt, bedeutet das, es wird viel Zeit damit verschwendet, Daten ein zweites Mal zu erfassen.

  • Dynamisches Planen und Automatisieren ist nicht möglich

    Eine klassische Excel Tabelle verfügt über wenig Optionen, um Planungen dynamisch zu gestalten und zu automatisieren. Produktionspläne sind deshalb häufig sehr statisch gedacht und müssen manuell aktualisiert werden. Bei einer hohen Planungsdynamik im Unternehmen kann das zu Problemen führen. Gerade wenn Änderungen mit schneller Reaktionszeit flexibel durchgeführt werden müssen, ist eine automatisierte Produktionsplanung mit einem APS System deutlich sinnvoller, als eine Excel Tabelle.

4 Gründe, warum ein intelligentes APS-System für eine effizientere und automatisierte Produktionsplanung sorgen kann

Die Produktionsplanung ist ein komplexer Prozess, indem alle Ressourcen zusammengreifen müssen. Von den Maschinen, über die nötigen Werkzeuge bis hin zum qualifizierten Personal – alles muss zur richtigen Zeit in der richtigen Menge am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Gleichzeitig gibt es jede Menge Einflussfaktoren, die ebenfalls berücksichtigt werden müssen. Fehlendes Material, Personalausfälle, die Wartung von Maschinen oder auch die Qualität des Rohmaterials können Planungen beeinflussen. Das Excel bei all diesen Faktoren irgendwann nicht mehr mithalten kann, ist offensichtlich.

Dagegen bietet ein APS-System die optimalen Voraussetzungen, um sowohl einfache Arbeitsschritte als auch komplexe Fertigungsaufträge flexibel und effizient zu planen. Produktionspläne werden vollautomatisch generiert, indem das APS-System auf die Daten aus dem ERP-System zurückgreift und diese mit planungsrelevanten Parametern verbindet. Doch ein APS kann noch viel mehr – und liefert damit überzeugende Gründe, weshalb eine Fertigungsplanungssoftware eine sinnvolle Alternative für eine effiziente Produktionsplanung sein kann.

#1 Simulationen und Vergleiche von Prozessabläufen im APS-System

Eine der wichtigsten Funktionen einer Produktionsplanungssoftware sind Simulationen von Prozessabläufen. Mit ihrer Hilfe lassen sich im APS-System verschiedene Szenarien und Produktionspläne miteinander vergleichen. Was passiert, wenn der Lieferant einen Tag später liefert? Was geschieht, wenn die Wartung der Maschine um eine Woche verschoben wird? Können die Fertigungsaufträge erfolgreich und termingetreu abgewickelt werden, wenn ein Mitarbeiter spontan ausfällt? Die kurz-, mittel- und langfristige Planung lässt sich dank der Simulationsanalysen noch besser steuern. Produktionsplaner sind außerdem optimal auf mögliche Kapazitätsveränderungen vorbereitet und können Engpässe bereits lange im Voraus erkennen. Eine erhöhte Planungssicherheit ist sichergestellt.

#2 Automatisierte Planung mit digitalem APS-System

APS-Systeme, wie der L-mobile APS, liefern oft unterschiedliche Möglichkeiten, um die Produktionsplanung zu optimieren. Neben einer One-Click-Optimierung auf Basis von Heuristiken kann die Produktionsplanung weiterhin um manuelle Anpassungen ergänzt werden. Produktionspläne werden anhand vordefinierter Kriterien errechnet, um einen realistischen und effizienteren Produktionsablauf zu ermöglichen. Konkret bedeutet das unter anderem:

Effiziente Maschinenauslastung

Dank der dynamischen Anpassung der Fertigungsplanung durch Heuristiken und Algorithmen wird die Maschinenauslastung in der Produktion erhöht.

Vereinfachte Personalzuordnung

Eine Optimierung mit einem APS-System berücksichtigt ebenfalls die ideale Zuordnung vorhandener Personalressourcen.

Einhaltung von Fristen

Terminüberschreitungen werden dank der intelligenten Planung reduziert und im besten Fall vollständig vermieden.

Reduzierte Rüst- und Durchlaufkosten

Durch das Gruppieren von ähnlichen Arbeitsgängen, werden Rüstkosten und Durchlaufzeiten reduziert, da Rüstvorgänge vermieden werden.

Priorisierte Maschinenzuordnung

Mittels Algorithmus kann eine priorisierte Maschinenzuordnung vorgenommen werden.

Reduzierung von freien Puffern

Zwischen den Arbeitsgängen werden Übergangszeiten und freie Puffer dank Optimierung reduziert.

#3 Anbindung des APS-System an das führende ERP-System

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Das Zusammenspiel von ERP-Lösung und APS-System ist entscheidend für eine optimale Produktionsplanung. Das ERP-System liefert dem APS alle wichtigen Daten und Informationen, die die Fertigungsplanungssoftware für die Produktionsplanung benötigt. Fertigungsaufträge, Arbeitsgänge, Ressourcen und Abhängigkeiten – all das wird über eine Schnittstelle an das APS-System übermittelt. Aufgrund des großen Angebots an unterschiedlicher ERP-Software am Markt, bietet beispielsweise der L-mobile APS eine standardisierte Anbindung an eine Vielzahl von ERP-Systemen. Somit ist das intelligente APS-System für den Einsatz in nahezu jeder Branche geeignet.

#4 Erhöhte Transparenz durch lückenlosen Datenaustausch in Echtzeit

Aus der nahtlosen Verbindung zwischen APS und ERP-System ergibt sich außerdem ein kontinuierlicher und bidirektionaler Datenaustausch. In Echtzeit überträgt das APS-System aktuelle Informationen an das ERP-System, während dieses den APS mit neuen Daten zu Fertigungsaufträgen oder Personalkapazitäten versorgt. Somit haben alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die neuesten Daten. Verzögerte Reaktionszeiten oder fehlende Übersicht zum aktuellen Status der Produktionsplanung gibt es nicht mehr

Mehrwert eines APS-Systems gegenüber manueller Produktionsplanung durch Excel Tabellen

Effizienzsteigerung

Reduzierung von Kosten

Erhöhte Planungssicherheit

Mehr Flexibilität

Schnelle Reaktionsfähigkeit

Beschleunigte Prozesse

Entlastung der Mitarbeiter

Reduzierung von Fehlerquellen

100% Transparenz über alle Fertigungsprozesse

Advanced Planning and Scheduling in der Praxis

Ein APS-System ist ein äußerst hilfreiches Tool, um die Komplexität Ihrer Produktionsplanung zu vereinfachen, indem die Planung digitalisiert und automatisiert durchgeführt werden kann. Sicherlich fragen Sie sich nun abschließend, wie das Ganze denn nun in der Praxis aussehen kann. Genau das können Sie in unseren kostenlosen Online-Events ganz bequem vom eigenen Schreibtisch aus entdecken. Unsere Experten zeigen Ihnen die Funktionen des L-mobile APS, geben Einblicke in ein erfolgreiches Kundenprojekt und sprechen darüber, wie sich ein APS-System durch die Anbindung an eine Maschinen- oder Betriebsdatenerfassung, sowie ein Reporting optimal in eine Digitalisierungsstrategie einbringen lässt.

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