Voraussetzung für ein gutes Lastenheft ist eine fundierte Analyse der bestehenden Prozesse. Erst auf Basis der Prozessanalyse kann eine Aussage darüber getroffen werden, welche Anforderungen an das Projekt gestellt werden.
Bei der Analyse sollten unterschiedliche Faktoren berücksichtigt werden. Zu Allererst sollte niemals Ziel eines Projektes sein, die bestehenden Serviceprozesse vom Papier auf das mobile Gerät zu übertagen. Projekte dieser Art bieten immer auch die Chance seine bestehenden, gewachsenen Prozesse zu überdenken, zu analysieren und zu verbessern. Nutzen Sie also die Chancen der Veränderung. Bedenken Sie bei einer operativen Prozessanalyse immer auch Abhängigkeiten, die über die offensichtlich betroffenen Bereiche hinausgehen. Beispielsweise die Finanzbuchhaltung oder das Lager im Falle der Nachschubsteuerung. Berücksichtigen Sie bei der Definition des Projektes diese Abhängigkeiten und lassen Sie sie in die Gestaltung des Lastenheftes mit einfließen.
Berücksichtigen Sie beim Lastenheft erstellen die unterschiedlichen Potentiale die Ihnen ein Projekt im Servicemanagement ermöglichen kann. Diese Potentiale gehen meist über reine Einsparpotentiale hinaus. Gerade Ziele in den Bereichen Qualitätsverbesserung, Flexibilität und Kundenzufriedenheit können relevante Faktoren und messbare Kenngrößen sein, die im Lastenheft beschrieben und definiert werden können.
Wenn es nun daran geht das Lastenheft zu erstellen ist es wichtig nicht in Form von Funktionalitäten zu denken, sondern immer den Nutzen zu beschrieben.
Sie wollen beispielsweise vor Ort Aussagen über die Verfügbarkeit von Ersatzteilen treffen. Dies wäre eine Anforderung mit klarem Nutzen. Wie diese Anforderung am Ende von Ihrem Anbieter umgesetzt wird, ob sie dafür einen grünen Button bekommen, eine Übersichstliste mit Suchfunktion oder eine andere passende Lösung, spielt bei der Beschreibung im Lastenheft keine Rolle und sollte nicht das Ziel sein.