High five für Ihr Lastenheft

Softwareprojekte im Service sind komplex und bergen viele Stolperfallen. Um von vorne herein die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen empfiehlt sich für jedes Projekt im Servicemanagement und natürlich auch in anderen Bereichen, ein solides Lastenheft zu erstellen. Wir stellen Ihnen hier die 5 wichtigsten Regeln für die Erstellung eines erfolgreichen Lastenheftes vor, damit Sie wissen, worauf Sie achten sollten.

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Regel #1 beim Lastenheft erstellen

Voraussetzung für ein gutes Lastenheft ist eine fundierte Analyse der bestehenden Prozesse. Erst auf Basis der Prozessanalyse kann eine Aussage darüber getroffen werden, welche Anforderungen an das Projekt gestellt werden.

Bei der Analyse sollten unterschiedliche Faktoren berücksichtigt werden. Zu Allererst sollte niemals Ziel eines Projektes sein, die bestehenden Serviceprozesse vom Papier auf das mobile Gerät zu übertagen. Projekte dieser Art bieten immer auch die Chance seine bestehenden, gewachsenen Prozesse zu überdenken, zu analysieren und zu verbessern. Nutzen Sie also die Chancen der Veränderung. Bedenken Sie bei einer operativen Prozessanalyse immer auch Abhängigkeiten, die über die offensichtlich betroffenen Bereiche hinausgehen. Beispielsweise die Finanzbuchhaltung oder das Lager im Falle der Nachschubsteuerung. Berücksichtigen Sie bei der Definition des Projektes diese Abhängigkeiten und lassen Sie sie in die Gestaltung des Lastenheftes mit einfließen.

Berücksichtigen Sie beim Lastenheft erstellen die unterschiedlichen Potentiale die Ihnen ein Projekt im Servicemanagement ermöglichen kann. Diese Potentiale gehen meist über reine Einsparpotentiale hinaus. Gerade Ziele in den Bereichen Qualitätsverbesserung, Flexibilität und Kundenzufriedenheit  können relevante Faktoren und messbare Kenngrößen sein, die im Lastenheft beschrieben und definiert werden können.
Wenn es nun daran geht das Lastenheft zu erstellen ist es wichtig nicht in Form von Funktionalitäten zu denken, sondern immer den Nutzen zu beschrieben.
Sie wollen beispielsweise vor Ort Aussagen über die Verfügbarkeit von Ersatzteilen treffen. Dies wäre eine Anforderung mit klarem Nutzen. Wie diese Anforderung am Ende von Ihrem Anbieter umgesetzt wird, ob sie dafür einen grünen Button bekommen, eine Übersichstliste mit Suchfunktion oder eine andere passende Lösung, spielt bei der Beschreibung im Lastenheft keine Rolle und sollte nicht das Ziel sein.

Regel #2 beim Lastenheft erstellen

Beschreiben Sie nicht die finalen Lösungen der Software, sondern beschreiben Sie möglichst exakt die von Ihnen gewünschten Anforderungen, die gewünschten Ergebnisse und Prozesse.

Begründen Sie für sich selbst den gewünschten Nutzen sowohl technisch als auch betriebswirtschaftlich und stellen Sie ihn dann dem Aufwand gegenüber.
Profitieren Sie von der Erfahrung ihres Anbieters. Dieser hat oft bereits mit ähnlichen Prozessen oder Problemstellungen zu tun gehabt und kann ihnen die passende Lösung vorstellen.

Regel #3 beim Lastenheft erstellen

Bei Lastenhefte erstellen sollten stets die verschiedenen beeinflussenden Gruppen innerhalb des Unternehmens mit einbezogen werden.

Die IT Abteilung für alle Fragen der Software, Integration und Datensicherheit.
Der Betriebsrat für eventuelle rechtliche Stolpersteine im Bereich Arbeitsrecht und Betriebsvereinbarung.
Vor allem aber die eigentliche Zielgruppe der Software: Ihre Servicetechniker, die Disponenten, Innendienst-Mitarbeiter und alle weiteren Nutzer. Denn diese Personen müssen später mit der Lösung umgehen, arbeiten und sie einsetzen. Sie entscheiden über das Maß an Akzeptanz der Lösung und über die  Wahrscheinlichkeit, dass Sie am Ende ein sowohl prozessorientiertes als auch betriebswirtschaftliches Erfolgsprojekt abschließen.
Hinzu kommt, dass den Nutzern bestimmte praktische Prozesse meist am besten bekannt sind und Anregungen aus der Praxis oft die besten Lösungsvorschläge bringen.

Regel #4 beim Lastenheft erstellen

Berücksichtigen Sie bei der Ausgestaltung des Lastenheftes immer das Pareto-Prinzip. 80 % des Nutzens können mit 20 % der Kosten erzielt werden. Die restlichen 20 % jedoch, machen 80 % der Kosten aus.

Technisch ist oft viel Funktionalität möglich und auch gewünscht, ob sie jedoch betriebswirtschaftlich und organisatorisch den gewünschten Nutzen bringt oder ob sie fachlich sinnvoll und praktikabel ist, diese Frage sollte bei allen Überlegungen und Wünschen immer eine entscheidende Rolle spielen und jede Anforderung darauf hin auch immer wieder geprüft werden.

Regel #5 beim Lastenheft erstellen

Dokumentieren Sie klar und unmissverständlich, um möglichst genaue Aufwandsabschätzungen zu erhalten.

Sind die generellen Fragen der Prozesse, Anforderungen Herausforderungen geklärt, gilt es diese entsprechend aufzubereiten und einzuordnen. Die Fragen die das Lastenheft beantworten sollte lassen sich grob in vier Bereiche unterteilen:

  • Daten
    Welche Daten müssen welchen Nutzern wie und wo zur Verfügung gestellt werden?
    Wie liegen die Daten vor, welche Daten müssen übertragen, welche gepflegt und welche unberührt bleiben?
    Wer benötigt welche Daten? Welche Sicht auf die Daten gilt für welche Benutzergruppe und innerhalb der Gruppen für welche Person?
  • IT & Netzwerksicherheit
    Welche Systeme sind im Unternehmen vorhanden und müssen miteinander kombiniert werden?
    Wir kommunizieren die System untereinander?
    Welche Sicherheitsaspekte müssen berücksichtigt werden?
    Welchen Einfluss hat die Systemlandschaft auf die Performance und Ergonomie der Anwendung?
    Wie stehen Praktikabilität und Sicherheit zueinander?
  • Organisation
    Wer übernimmt welche Nutzerrollen?
    Wer erhält oder benötigt welche Verantwortlichkeiten?
    Welche Geschäftsbereiche beeinflussen sich gegenseitig?
    Mit welchen Mengengerüsten soll gearbeitet werden in Bezug auf Daten und in Bezug auf User?
  • System
    Aus welchen Systemen werden welche Daten bezogen?
    In welche Systeme müssen Daten übergeben werden?
    Mit welchen bestehenden Systemen kann es zu Überschneidungen kommen und welche Systeme könnten das Projekt beeinflussen?

Mit diesen einfachen Tipps und Hinweisen aus der Praxis steht einem strukturierten und erfolgreichen Lastenheft nichts mehr im Wege. Weitere Tipps und Tricks finden Sie auch in unserer Reihe Erfolgreiche Einführung von Softwareprojekten.

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