Digitales Service Management | Digitales Gerätemanagement

Geräteakten und Maschinenteile einfach überwachen dank transparenter Geräteverwaltung

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Um Serviceaufträge möglichst effizient, termingerecht und für den Kunden zufriedenstellend auszuführen, bedarf es einer transparenten Übersicht über alle wichtigen Daten der jeweiligen Maschine oder Anlage. Werden allerdings Geräteakten mit Informationen zu Maschinenteilen, letzten Wartungen oder Ansprechpartnern auf Karteikarten oder in Exceltabellen gepflegt, ist es schwierig, diese Daten für alle Ihre Servicemitarbeiter zentral und in Echtzeit zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus ist diese manuelle Datenpflege von Geräten und Anlagen mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Beides macht eine effiziente und schnelle Abwicklung von Serviceaufträgen zu einer großen Herausforderung.

Mit dem digitalen Gerätemanagement der Servicemanagement Software L-mobile service können Sie sämtliche Gerätedaten Ihrer Kunden zentral und übersichtlich an einem Ort verwalten. Mit nur einem Klick erhalten sowohl Ihr Innendienst als auch Ihre Servicetechniker alle Informationen auf einen Blick – und diese sind jederzeit auf dem neuesten Stand. Alle Geräte, Anlagen und Installationen, die beim Kunden im Einsatz sind, können mit L-mobile service mit Hilfe digitaler Geräteakten erfasst und überwacht werden. Neben Hintergrundinformationen zum Gerätetyp und den zugehörigen Maschinenteilen können Ihre Servicemitarbeiter in jeder Geräteakte wichtige Dokumente hinterlegen, Aufgaben verteilen und Informationen speziell für Ihre Servicetechniker hinterlegen – und alles bleibt digital, zentral und mobil abrufbar.

Auswahl zwischen der L-mobile SaaS Lösung und der Self managed Lösung

  • SaaS Lösung

    Die Cloud-Lösung im Abonnement-Modell, das zu Ihren Bedürfnissen und Anforderungen passt. Geeignet für bis zu 20 Servicetechniker.

    L-mobile service SaaS Lösung

    Für Unternehmen mit kleinen Serviceabteilungen

    Die mobile App für Ihre Außendienstmitarbeiter. Vollständige Transparenz in den Serviceabläufen und einen geringeren Verwaltungsaufwand erzielen Kleinunternehmen mit Serviceeinsätzen im Außendienst mittels der intuitiven Softwarelösung auf SaaS-Basis. Buchbar in passenden Paketen, die zu den Anforderungen des Unternehmens passen. Flexibel, ohne versteckte Kosten.

  • Self-managed Lösung

    Die Servicemanagement Software als Kaufversion, zugeschnitten auf Ihr Unternehmen. Ideal ab 20 Servicetechniker.

    L-mobile service Self-managed Lösung

    Für mittelständische Unternehmen jeder Branche

    Optimieren Sie Ihre Serviceeinsätze von der Einsatzplanung Ihrer Techniker bis zum abgeschlossenen digitalen Servicebericht. Die Self-managed Lösung wird auf Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen zugeschnitten und fügt sich mittels Schnittstelle in Ihr ERP-System optimal in Ihre vorhandene IT-Landschaft ein.

Die wichtigsten Funktionen für ein optimiertes Gerätemanagement im Field Service

Geräteakten und Installationen verwalten

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Mit einer digitalen Geräteverwaltung reduzieren Sie den administrativen Aufwand Ihrer Servicemitarbeiter auf ein Minimum. Relevante Informationen zu Installationen und Anlagen können kundenspezifisch in der entsprechenden Geräteakte hinterlegt werden. Damit stehen diese Informationen nicht nur dem Serviceinnendienst zur Verfügung. Auch Ihre Servicetechniker können die Geräteakten über die mobile Service App jederzeit unterwegs abrufen. Eine Geräteverwaltung auf Karteikarten und mit Ordnern ist nicht mehr notwendig.

Neben wichtigen Hintergrundinformationen zur Installation wie beispielsweise Gewährleistungsbeginn und –ende oder die Inbetriebnahme, kann in jeder Geräteakte eine Historie gerührt werden. So lässt sich jederzeit transparent einsehen, welche Einsätze an diesem Gerätetyp beim Kunden wann, wie und von wem ausgeführt wurden. Für den Fall, dass die Anlage nicht beim Kunden vor Ort steht, können Sie in der Geräteakte einen abweichenden Aufstellort hinterlegen, den Sie bei Bedarf auch einfach mit Geo-Koordinaten erfassen können. Anschließend ist der Aufruf des entsprechenden Ortes jederzeit auf der Landkarte möglich.

Damit Ihr technischer Kundendienst einen neuen Servicevorgang umgehend bearbeiten und mit dem richtigen Ansprechpartner beim Kunden Kontakt aufnehmen kann, können Sie jedem Gerät den passenden Ansprechpartner zuordnen. Das hilft auch Ihren Servicetechnikern, die bei einem Serviceauftrag vor Ort direkt wissen, an welchen Ansprechpartner sie sich beim Kunden wenden müssen. Das Beste: Ihre Innendienstmitarbeiter können direkt aus der Geräteakte heraus einen neuen Servicefall zum entsprechenden Gerät anlegen.

Maschinenteile und Stücklisten anlegen

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Mit dem Gerätemanagement in L-mobile service lassen sich Geräte und Anlagen bis ins kleinste Detail verwalten. In jeder Geräteakte können Sie eine detaillierte Übersicht aller Maschinenteile und Baugruppen der entsprechenden Maschine in Form einer Stückliste hinterlegen. Dadurch weiß der technische Kundendienst jederzeit sofort darüber Bescheid, welche Maschinenteile in der Installation verbaut sind, welche Baugruppen aus welchen Teilen bestehen und was bereits getauscht oder ersetzt wurde. Werden neue Teile verbaut, können Ihre Servicetechniker diese mit der richtigen Schnittstelle über eine Importfunktion einfach und schnell im System ergänzen und der Geräteakte hinzufügen.

Nicht nur Maschinenteile einer Anlage lassen sich in einer Geräteakte zusammenfassen. Auch Geräteakten selbst können zu sogenannten Serviceobjekten zusammengefasst werden. Das kann besonders hilfreich sein, wenn mehrere Installationen beim Kunden an einem Standort im Einsatz sind. Mit Hilfe von Serviceobjekten können Sie diese Installationen auf einen Blick erfassen.

Notizen erstellen

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Sowohl bei der Einrichtung von Geräten als auch bei der Wartung oder Reparatur können individuelle Probleme, Änderungen oder andere Vorkommnisse auftreten, die von den Servicetechnikern oder dem technischen Kundendienst festgehalten werden müssen. Für diesen Fall bietet die digitale Geräteverwaltung die Möglichkeit, Informationen als Notizen in einer Geräteakte zu dokumentieren. So werden wichtige Anmerkungen und Hinweise zentral festgehalten und können bei zukünftig anfallenden Servicefällen direkt vom Kundendienst berücksichtigt werden.

Eine Notiz in der Geräteübersicht kann dabei auch über weiterführende Daten in Form externer Links oder spezieller Dokumente verfügen. So entsteht für jede Maschine, Anlage oder Installation eine individuelle Historie, mit der das Gerätemanagement in Ihrem Field Service Management weiter optimiert werden kann.

Dokumente und Historie der Serviceaufträge

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Ergänzend können Sie in der digitalen Geräteakte weitere wichtige Dokumente erfassen, um Ihren Kunden im Falle eines Servicefalls den bestmöglichen Kundenservice bieten zu können. Von Ersatzteilpreislisten über Garantiebestimmungen bis hin zur Bedienungsanleitung: Alle nötigen Dokumente sind zentral an einem Ort gespeichert und können mit einem Klick aufgerufen werden. So können beispielsweise Ihre Servicetechniker über die mobile Service App problemlos vor Ort beim Kunden auf die Bedienungsanleitung in der Geräteakte zugreifen, was Ihre Arbeit beschleunigt und erleichtert.

Für ein optimales Gerätemanagement haben Sie darüber hinaus jederzeit Einblick in die Historie der bereits durchgeführten Serviceaufträge für einzelne Geräte und Anlagen. Diese gibt Ihnen Auskunft über unterschiedlichste Fragen: Wie viele Serviceaufträge sind im Zusammenhang mit der Installation bis heute angefallen? Wie viele Einsätze Ihrer Servicetechniker stehen in nächster Zeit an? Ist für das Gerät bereits ein Wartungsvertrag hinterlegt? Dadurch lässt sich einiges an Optimierungspotential innerhalb Ihres Gerätemanagements entdecken, um den Kundenservice verbessern und Serviceumsätze steigern zu können.

Checklisten zuordnen

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Jedes Gerät bedarf eines individuellen Workflows in Sachen Wartung und Reparatur. Daher ist es besonders hilfreich, dass Sie Ihren Gerätetypen mit dem digitalen Gerätemanagement der Servicemanagement Software L-mobile service individuelle Checklisten zuordnen können. Anhand dieser Checklisten können Sie detailliert festhalten, was ein Servicetechniker im Falle eines Servicevorgangs zu tun hat. Ist einem Gerätetyp eine Checkliste zugeordnet, erhält Ihr Techniker diese automatisch auf seinem mobilen Endgerät, sobald er einen Serviceauftrag am entsprechenden Gerät ausführen muss.

Geräteakten im mobilen Serviceauftrag abrufen

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Damit nicht nur Ihr Innendienst Zugriff auf sämtliche Geräteakten und die dort hinterlegten Daten hat, können auch Ihre Servicetechniker zu jederzeit und an jedem Ort darauf zugreifen. Denn mit der mobilen Service App erhalten Ihre Techniker nicht nur täglich ihre aktuellen Einsätze direkt auf dem Startbildschirm der App angezeigt. In jedem Serviceauftrag ist die zugehörige Geräteakte hinterlegt, die Ihrem Techniker alle hilfreichen Informationen zum Gerät zur Verfügung stellt – vom Gerätetyp und dem genauen Standort des Geräts, über den aktuellen Zustand der Geräteakte, bis hin zur Inbetriebnahme und speziellen Informationen für den Techniker.

Vorteile des digitalen Gerätemanagements

Lückenlose Historie für bessere Nachvollziehbarkeit

Mit der digitalen Geräteverwaltung von L-mobile service können Sie problemlos sämtliche bereits durchgeführte Arbeiten an der Maschine einsehen. Alle abgewickelten Service- und Wartungsaufträge und die dort hinterlegten Notizen, Aufgaben und Informationen sind zentral über die Geräteakte zu erreichen und bilden eine transparente Historie, die vor allem Ihren Servicetechnikern die Abwicklung zukünftiger Serviceaufträge erleichtert.

Ergänzende Informationen dank hinterlegter Dokumente

In jeder Geräteakte können individuelle Dokumente und Bilder hinterlegt werden, um Ihre Servicetechniker mit hilfreichen Informationen vor Ort beim Kunden zu unterstützen. Aber auch Ihr Innendienst profitiert von den zusätzlichen Daten und kann bereits beim ersten Anruf des Kunden alle wichtigen Dokumente zu einer Maschine an einem zentralen Ort abrufen.

Einfacher Import von Stücklisten aus dem ERP-System

Welche Teile in einer Maschine verbaut sind, wird in der Regel in Ihrem ERP-System in Form von Stücklisten hinterlegt. Dank lückenloser Anbindung an das ERP-System ist es mit der passenden Schnittstelle möglich, diese Stücklisten in die entsprechende Geräteakte zu importieren und in L-mobile service zu verwendet. So können bereits Ihre Innendienstmitarbeiter auf einen Blick die verbauten Teile sehen und bei einem Anruf hilfreichen Support leisten.

Detaillierte Auswertungsmöglichkeiten der Geräteaktentypen

Welcher Anlagentyp ist besonders anfällig für Reparaturen? Welche Maschinentypen müssen am häufigsten gewartet werden? Mit dem digitalen Gerätemanagement können Sie diese Fragen schnell und einfach beantworten, indem Sie Ihre Geräteaktentypen, wie beispielsweise Reparaturaufträge oder Wartungsaufträge, auswerten. Diese Daten bieten Ihnen ein großes Potential, um Ihre Serviceprozesse auch in Zukunft immer weiter zu optimieren. Die Servicestatistiken von L-mobile service können Sie dabei ganz einfach mit dem BI-Tool Ihrer Wahl auswerten, beispielsweise mit der Reportinglösung L-mobile reporting.

Transparente und präzise Standortinformationen einer Maschine

Kunde, Adresse, Stockwerk und Zimmernummer: Liefern Sie Ihren Technikern alle nötigen Informationen, um Maschinen und Anlagen beim Kunden schnell und ohne Verzögerung zu finden. Vor allem in großen Unternehmen sparen Ihre Mitarbeiter einiges an Zeit und können Serviceaufträge effizienter und schneller abwickeln. Das Besondere: Diese Informationen können Sie nicht nur in den einzelnen Geräteakten festhalten, sondern auch visuell darstellen. Über eine Plantafel oder den mobilen Service-Client lässt sich auf einer Karte genau anzeigen, wo sich die zu reparierende Maschine befindet.

Priorisierung von Technikern für einzelne Geräteakten

Sie möchten Ihren Disponenten die Einsatzplanung erleichtern? Indem Sie einzelnen Geräteakten bereits vorab einen priorisierten Techniker zuordnen, wird dieser Ihren Disponenten bei der Planung automatisch vorgeschlagen. So können Sie festlegen, dass genau der Techniker diese Maschine betreut bzw. reparieren wird, der über die entsprechenden nötigen Qualifikationen verfügt. Das spart einiges an Zeit und garantiert Ihnen, dass die richtigen Techniker zur Bearbeitung der passenden Serviceaufträge eingeplant werden.

Anwendungsbeispiele für die digitale Geräteverwaltung

Transparente Einsicht in die Historie einer Geräteakte

Ihr Techniker macht sich auf den Weg, um die Anlage eines Kunden zu reparieren. Diese ist nicht zum ersten Mal außer Betrieb, sondern wurde in der Vergangenheit schon mehrfach von Ihren Servicetechnikern repariert und gewartet. Vor Ort wirft Ihr Techniker einen Blick in die Geräteakte der entsprechenden Anlage, die in L-mobile service hinterlegt ist. Denn dort findet er im Reiter eine detaillierte Historie aller bereits durchgeführter Serviceaufträge für diese Maschine – ein großer Vorteil für Ihre Servicetechniker. Denn so kann Ihr Techniker auf einen Blick erkennen, was in welchem Problemfall zu tun ist, um die Anlage schnell wieder zum Laufen zu bringen.

Wartung oder Reparatur einer Maschine mit Hilfe hinterlegter Dokumente

Gerade neue Techniker in Ihrem Team profitieren besonders von den Dokumenten, die in einer Geräteakte hinterlegt werden können. Denn so können Anleitungen, Lastenhefte oder weitere beliebige Dateien jederzeit vom Servicetechniker auf seinem mobilen Endgerät aufgerufen werden. Befindet sich also einer Ihrer Techniker beim Kunden vor Ort, um eine Maschine zu reparieren, und möchte sicherheitshalber in der Anleitung noch einmal einen Abschnitt nachlesen, kann er diese einfach über das digitale Gerätemanagement in der Geräteakte aufrufen.

Lokalisierung des Maschinenstandorts für den Serviceeinsatz

Sie erhalten einen Anruf von einem Ihrer Kunden mit der Bitte, zeitnah eine wichtige Produktionsmaschine zu reparieren. Natürlich senden Sie so schnell wie möglich einen Techniker los zum Kunden. Doch der Produktionsstandort Ihres Kunden ist riesig und ohne die eine präzise Standortangabe der gesuchten Maschine, würde Ihr Techniker vermutlich zunächst einmal viel Zeit benötigen, um sich zur Maschine durchzufragen. Mit dem digitalen Gerätemanagement lässt sich allerdings glücklicherweise in jeder Geräteakte der genaue Standort einer Maschine oder Anlage hinterlegen. Dabei geht es nicht nur um die Adresse des Kunden, sondern zum Beispiel um das Stockwerk oder sogar die Zimmernummer. So kann sich Ihr Techniker umgehend an den korrekten Standort begeben, wodurch er seinen Auftrag ohne Zeitverlust erledigen kann.

L-mobile service einfach integriert in Ihr ERP

Unsere digitalisierte Service-Softwarelösung bietet Standardschnittstellen für alle gängigen ERP-Systeme.

Highlights von L-mobile service

Die Field Service Management Software

ERP-unabhängige Lösung

Vermeidung von Doppelarbeiten und Papier

100 % Offlinefähigkeit

Gesteigerte Kundenzufriedenheit

Zeitnahe Abrechnungen

Erleichtert das Tagesgeschäft

Schnelle Abwicklung der Serviceaufträge

Effizienter Einsatz von Ressourcen

Einfache und zentrale Kundenverwaltung

Einsatzplanung per Drag & Drop

Wartungsverträge verwalten

Maschinen- und Anlagenverwaltung

Field Service Management Software – eine Lösung für den gesamten Field Service Prozess

Um Ihre Serviceprozesse digital, transparent und mobil abwickeln zu können sind Sie auf der Suche nach einer ganzheitlichen Field Service Lösung? Dann informieren Sie sich gerne auf unserer Übersichtsseite über den gesamten Funktionsumfang unserer Servicemanagement Software L-mobile service.

Mit der Field Service Management Software verfügen Sie über alle wichtigen Funktionen im Serviceprozess in einer einzigen Lösung. Den Anfang macht die Erfassung aller Stamm- und Servicedaten durch Ihren Innendienst. Anschließend werden mit Hilfe der digitalen Plantafel die passenden Servicetechniker zu Ihren Serviceaufträgen zugeordnet. Sobald sich Ihre Techniker auf zum nächsten Einsatz machen sind sie mit der mobilen Service App jederzeit auf dem aktuellen Stand und haben Zugriff auf alle Informationen zum Auftrag. Haben Ihre Techniker ihre Arbeit erledigt, wird der abgeschlossene Serviceauftrag zur Faktura freigegeben und kann mittels Reporting-Tool schnell und einfach ausgewertet werden.

Kunden die L-mobile service einsetzen

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Als einer der innovativsten deutschen Hersteller von Not- und Sicherheitsbeleuchtung setzt das Unternehmen mit hochwertigen Produkten „made in Germany“ weltweit neue Standards – und außerdem auf die Servicemanagement Software L-mobile service. Entdecken Sie im Referenzvideo, wie die Servicetechniker bei ihren Einsätzen von der Servicelösung unterstützt werden.

„Während des Serviceeinsatzes stehen unserem Techniker alle möglichen Informationen und Details zur Anlage, zum Projekt und zu dem Kunden zur Verfügung. Im Rahmen seiner Tätigkeit vor Ort an den Anlagen gibt es diverse Checklisten, die ein Techniker abzuarbeiten hat und auch zu dokumentieren hat. Dies geschieht mit der L-mobile Anwendung komplett papierlos und direkt am mobilen Endgerät.“

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L-mobile Christopher Kohl Telemarketing

Pascal Löchner
Head of Sales
Digitales Service Management
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