Digitales Service Management | Digitale Checklisten erstellen

Im Außendienst haben es Ihre Servicetechniker mit den unterschiedlichsten Anwendungsfällen zu tun. Dabei müssen bei den verschiedenen Arten von Serviceaufträgen, wie beispielsweise einem Montage- oder einem Reparaturauftrag, bestimmte Vorgehensweisen berücksichtigt werden, um einen erfolgreich abgeschlossenen Serviceeinsatz zu gewährleisten. Indem Sie Ihren Technikern für einzelne Serviceaufträge digitale Checklisten zur Verfügung stellen, sorgen Sie für standardisierte Abläufe und erleichtern Ihren Außendienstmitarbeitern die Abwicklung von Serviceeinsätzen. Mit Hilfe eines digitalen Baukastens lassen sich in der Servicemanagement Software L-mobile service dynamische Formulare anlegen, die als Service Checklisten, z.B. als Wartungsprotokolle, genutzt werden können. Das Ergebnis: Serviceaufträge können schneller und effizienter abgeschlossen werden, was wiederum die Qualität Ihres Kundenservice steigern kann.

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Auswahl zwischen der L-mobile SaaS Lösung und der Self managed Lösung

  • SaaS Lösung

    Die Cloud-Lösung im Abonnement-Modell, das zu Ihren Bedürfnissen und Anforderungen passt. Geeignet für bis zu 20 Servicetechniker.

    L-mobile service SaaS Lösung

    Für Unternehmen mit kleinen Serviceabteilungen

    Die mobile App für Ihre Außendienstmitarbeiter. Vollständige Transparenz in den Serviceabläufen und einen geringeren Verwaltungsaufwand erzielen Kleinunternehmen mit Serviceeinsätzen im Außendienst mittels der intuitiven Softwarelösung auf SaaS-Basis. Buchbar in passenden Paketen, die zu den Anforderungen des Unternehmens passen. Flexibel, ohne versteckte Kosten.

  • Self-managed Lösung

    Die Servicemanagement Software als Kaufversion, zugeschnitten auf Ihr Unternehmen. Ideal ab 20 Servicetechniker.

    L-mobile service Self-managed Lösung

    Für mittelständische Unternehmen jeder Branche

    Optimieren Sie Ihre Serviceeinsätze von der Einsatzplanung Ihrer Techniker bis zum abgeschlossenen digitalen Servicebericht. Die Self-managed Lösung wird auf Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen zugeschnitten und fügt sich mittels Schnittstelle in Ihr ERP-System optimal in Ihre vorhandene IT-Landschaft ein.

Wie Sie digitale Checklisten erstellen und den Ablauf von Serviceeinsätzen optimieren können

Der Baukasten für dynamische Checklisten

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Damit Sie für Ihre regelmäßig anfallenden Serviceprozesse die passenden digitalen Checklisten erstellen können, liefert Ihnen die mobile Servicelösung einen benutzerfreundlichen und einfach zu bedienenden Baukasten. Mit diesem Editor können Sie beliebig viele dynamische Formulare generieren, die später als digitale Service Checklisten für Ihre Servicetechniker zur Verfügung stehen. Um eine Checkliste zusammenzustellen stehen Ihnen im Editor zahlreiche vordefinierte Elemente zur Verfügung: Von Drop-Down-Menüs, über Auswahllisten mit Radiobuttons, bis hin zu einfachen Textfeldern und der Möglichkeit, Bilddateien hochzuladen. All diese Elemente lassen sich mittels Drag & Drop in das zukünftige digitale Formular integrieren – und können bei Bedarf ebenso einfach wieder gelöscht werden.

Zusätzlich stellt der digitale Baukasten weitere Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie ihre Service Checklisten einfach verwalten und den richtigen Objekten zuordnen können. Besonders hilfreich: Beim Erstellen des Formulars können Sie festlegen, ob die Checkliste ausgefüllt sein muss, um einen Serviceauftrag abschließen zu können. Ist diese Option aktiviert und die Service Checkliste wird einem Auftrag zugeordnet, sieht Ihr Techniker auf einen Blick, dass er die Liste abarbeiten muss, um seinen Einsatz erfolgreich zu beenden. Damit stellen Sie gleichzeitig sicher, dass Serviceaufträge korrekt durchgeführt werden und keine wichtigen Prozessschritte übersehen werden.

Digitale Checklisten zentral verwalten

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Die Nutzung digitaler und dynamischer Formulare bringt Ihnen im Serviceprozess mehrere Vorteile. Einer davon ist das Thema standardisierte Checklisten für wiederkehrende Serviceaufträge. Dank der digitalen Checklisten können Sie für jeden auftretenden Serviceauftrag, der in Ihrem Unternehmen standardmäßig anfällt, eine eigene individuelle Service Checkliste generieren. So können Ihre Techniker bei deren Serviceeinsätzen anhand der Checklisten die Aufträge schneller, einfacher und fehlerfrei nach einem standardisierten Vorgehen abarbeiten. Das spart Zeit, Geld und steigert die Servicequalität.  Das Gute daran ist, dass Sie all diese einzelnen digitalen Checklisten, beispielsweise für die Inbetriebnahme von Anlagen, das Nachrüsten von Maschinenteilen oder die Wartung eines Gerätes, zentral in der Service Management Software L-mobile service verwalten können. Die zentrale Verwaltung stellt sicher, dass alle Mitarbeiter immer mit der aktuellsten Version Ihrer Checklisten arbeiten. Einheitlichen digitalen Checklisten im gesamten Field Service Management steht damit nichts mehr im Weg.

Zuordnung digitaler Checklisten zu Gerätetypen und Serviceaufträgen

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Digitalisierung von Prozessen kommt häufig einher mit der Automatisierung von Abläufen. Auch Ihre neu erstellten digitalen Checklisten können Sie in einen automatisierten Prozess integrieren. Innerhalb des Baukastens für dynamische Formulare lassen sich Checklisten sowohl einzelnen Gerätetypen als auch einer vordefinierten Serviceauftragsart zuordnen. Dabei können einzelne Listen selbstverständlich auch mehreren Objekten zugeordnet werden. Indem Sie eine Service Checkliste einem Gerätetyp und einem Serviceauftragstyp zuordnen stellen Sie sicher, dass diese Checkliste automatisch dem Techniker zur Verfügung gestellt wird, sobald ein Serviceauftrag zum entsprechenden Gerät zu erledigen ist. Durch das Erstellen und Zuordnen spezieller Checklisten für einen Montageauftrag, Reparaturaufträge, für eine Nachrüstung oder Inbetriebnahme werden diese automatisch vom System in einem neuen Serviceauftrag hinterlegt. Eine manuelle Zuordnung der dynamischen Formulare jedes Mal, wenn ein Serviceauftrag erstellt wird, ist nicht mehr nötig. Damit gewinnt Ihr technischer Kundendienst einiges an Zeit, die nun wiederum in wichtige Kundendienstleistungen investiert werden kann.

Einem erstellten Serviceauftrag Checklisten hinzufügen

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Auch wenn Sie bereits im Editor eine Checkliste für jede Serviceauftragsart erstellt und dieser zugeordnet haben, kann es jederzeit vorkommen, dass Sie einem neuen Auftrag gerne eine oder mehrere weitere Checklisten hinzufügen möchten. Mit der Service Management Software ist auch die manuelle Zuordnung von digitalen Checklisten innerhalb eines bereits erstellten Serviceauftrags problemlos möglich. Umsetzen lässt sich das in der Übersicht des Auftrags. Dort steht ihnen ein entsprechender Reiter zur Verfügung, indem Sie die gewünschten Service Checklisten auswählen und dem Auftrag hinzufügen können. Das kann beispielsweise ein ergänzendes Formular mit einer Umfrage zur Kundenzufriedenheit sein. Genau wie die bereits vorab zugeordneten Checklisten im Editor, stehen auch diese dynamischen Formulare dem Techniker bei seinem Einsatz im Außendienst jederzeit zur Verfügung.

Mobile Service Checklisten in der Service App

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Sobald ein neuer Serviceauftrag erfasst und einem passenden Techniker über die digitale Plantafel zugeteilt wurden, werden digitale Checklisten besonders wichtig. Ist Ihr Servicetechniker am Einsatzort angelangt findet er alle Informationen zu seinem Auftrag dank der mobilen Service App auf seinem Tablet oder Smartphone. Wählt er seinen Serviceauftrag aus und diesem ist ein digitales Formular zugeordnet, erscheint in der Auftragsübersicht ein neuer Reiter mit der Bezeichnung „Checklisten“. Dort kann der Servicetechniker die vom Innendienst zugeordnete Checkliste aufrufen. Nun kann Ihr Techniker mit Hilfe der Service Checkliste seinen Serviceeinsatz ausführen und alle nötigen Informationen digital im Formular festhalten. Sobald er die Checkliste erledigt und den Serviceauftrag abgeschlossen hat, werden alle Daten – inklusive ausgefüllter Checkliste – mit dem System synchronisiert. Nun steht dem Innendienst das digitale Formular als PDF-Datei zur Verfügung und kann heruntergeladen und geprüft werden.

Die mobile Service App ermöglicht es Ihren Servicetechnikern außerdem, eigene neue Checklisten auf dem mobilen Endgerät zu erstellen. Häufig können die Techniker am besten beurteilen, ob bei einem Serviceauftrag möglicherweise weitere Schritte zu beachten oder ein Kunde ausführlicher befragt werden muss. So können Sie dem entsprechenden Auftrag direkt eine weitere Checkliste zuordnen, ohne diese Informationen zunächst an den Innendienst zu übermitteln und zu warten, bis die Kollegen dort die neue Liste erstellt haben.

Vorteile von digitalen Checklisten im Service Management

Nachvollziehbarkeit von Serviceeinsätzen

Servicetechniker können Ihre abgeschlossenen Arbeiten bei Ihren Einsätzen beim Kunden lückenlos mit Hilfe einer Checkliste dokumentieren. Denn eine entsprechend angelegte Checkliste kann die Möglichkeit bieten, vor Ort Fotos aufzunehmen und direkt hochzuladen, beispielsweise von Zählerständen oder einer gereinigten Anlage nach getaner Arbeit. So ist sowohl für Ihr Unternehmen als auch den Kunden transparent nachvollziehbar, welche Arbeiten beim Serviceeinsatz tatsächlich erledigt wurden.

Reduzierung von Fehlern im Außendienst

Mit Hilfe standardisierter Checklisten für einzelne Serviceauftragsarten stellen Sie sicher, dass Ihre Servicetechniker ihre Serviceeinsätze erfolgreich zu Ende bringen. Indem Sie das Ausfüllen der Checkliste als Voraussetzung für den Abschluss des Auftrags machen, verhindern Sie, dass Arbeitsschritte vergessen werden. Alle nötigen Informationen, die für die Abwicklung des Serviceauftrags wichtig sind, stehen dem Techniker daher jederzeit mobil im Serviceauftrag in Form der Checkliste zur Verfügung.

Zentrale Verwaltung

Alle Checklisten werden an einem zentralen Ort in der Servicelösung erstellt und verwaltet. Wird eine Checkliste überarbeitet und gespeichert, nachdem die Änderungen vorgenommen wurden, wird diese Checkliste automatisch in allen neuen Serviceaufträgen und Geräteaktentypen aktualisiert, in denen sie hinterlegt ist. Somit steht Ihnen jederzeit die aktuellste Version zur Verfügung. Gleichzeitig reduzieren Sie den Zeitaufwand, der mit der manuellen Aktualisierung jeder einzelnen Checkliste verbunden wäre, und erhöhen die Transparenz innerhalb Ihres Serviceprozesses.

Import vorhandener Checklisten

Sollte sich die Checkliste, die Sie darstellen möchten im Einzelfall nicht mithilfe der dynamischen Formulare von L-mobile service darstellen lassen, steht Ihnen die Möglichkeit offen, eine vorhandene PDF-Checkliste in die Servicelösung zu importieren. Diese kann anschließend einfach und problemlos verwendet und ausgefüllt werden.

Zeitersparnis bei der Auftragsabwicklung

Mit Hilfe digitaler Checklisten sind Ihre Techniker in der Lage, Serviceeinsätze effizienter durchzuführen. Anhand der vordefinierten Protokolle wissen die Servicetechniker genau, welche Aufgaben sie erfüllen müssen, um den Serviceauftrag erfolgreich zu beenden. Das spart Zeit in der Abwicklung und reduziert die Fehlerquote im Außeneinsatz.

Automatische Zuordnung von Checklisten zu Serviceaufträgen

Checklisten können mit der L-mobile Servicelösung bereits vorab verschiedenen Serviceauftragsarten zugeordnet werden. Beim Erstellen eines neuen Auftrags werden die Listen in diesen automatisch hinterlegt. Das reduziert nicht nur den Administrationsaufwand, sondern garantiert Ihnen auch, dass Ihren Technikern stets die passende Checkliste für bestimmte Serviceaufträge zur Verfügung steht.

Anwendungsbeispiele für digitale Service Checklisten

Checkliste als Anleitung zur Abwicklung eines Reparaturauftrags

Sie schicken einen Ihrer Servicetechniker zu seinem nächsten Serviceauftrag bei einem Ihrer Kunden. Dort muss eine Maschine repariert werden, die Sie erst kürzlich in Ihrem Sortiment aufgenommen haben. Bisher haben nur wenige Ihrer Techniker einen Auftrag im Zusammenhang mit diesem Gerätetypen abwickeln müssen, weshalb Sie Ihnen zur Unterstützung eine Anleitung im Serviceauftrag hinterlegt haben. Erstellen können Sie eine solche Anleitung mit demselben dynamischen Formular, mit dem Sie auch Ihre Checklisten generieren. Denn da in einer solchen Checkliste auch Bilder und eigene Texte eingefügt werden können, lässt sich eine übersichtliche Anleitung erstellen, in der die nötigen Arbeitsschritte zur Reparatur Schritt für Schritt beschrieben werden. So erleichtern Sie Ihren Technikern die Arbeit, beugen Fehler bei der Reparatur vor und sorgen für zufriedene Kunden.

Übersichtliche Checklisten im Außendienst dank dynamischer Abfragen

Ihr Techniker macht sich auf den Weg zu einem Serviceauftrag. Am Ort des Geschehens angekommen ruft er über die mobile Service App die Checkliste auf, die dem Serviceauftrag zugeordnet wurde, um diese abzuarbeiten. Die Checkliste kann sich dabei flexibel und dynamisch den Gegebenheiten anpassen. Ist beispielsweise ein Kabel beschädigt kann der Techniker auf die Frage in der Checkliste, ob am Kabel alles in Ordnung ist, mit „Nein“ antworten und das entsprechende Auswahlfeld ankreuzen. Sofort erscheinen neue Instruktionen auf der Checkliste, die nun durchzuführen sind. Wäre mit dem Kabel alles in Ordnung gewesen, hätte der Techniker diese Inhalte in der Checkliste nie erhalten, da sie nicht nötig wären. So lassen sich mit diesen Abhängigkeiten einfach und schnell komplexe Checklisten anlegen, die zu jederzeit nur die wirklich relevanten Inhalte und Felder anzeigen. Das bietet sowohl Ihren Technikern als auch dem Kunden am Ende mehr Transparenz und Übersichtlichkeit, da nur genau die Felder angezeigt werden, die wirklich ausgefüllt werden müssen.

Wartung einer Maschine mit automatisch zugeordneter Checkliste

Für den Fall, dass Ihre Servicetechniker sehr häufig mit einzelnen bestimmten Serviceaufträgen zu tun haben, beispielsweise Wartungsaufträgen, kann es sinnvoll sein, diesen eine Checkliste zuzuordnen. So können Sie Ihren Technikern eine Checkliste an die Hand geben, die speziell für die Wartung von Maschinen gedacht ist. Nachdem Sie diese im Editor generiert haben, können Sie die Checkliste einem Geräteaktentyp und einem Serviceauftragstyp zuordnen. Sobald ein neuer Serviceauftrag erstellt wird und dabei diese Kriterien erfüllt, wird die Checkliste mit Hilfe dieser Regelung automatisch im Serviceauftrag hinterlegt – und steht Ihren Servicemitarbeitern von Beginn an zentral zur Verfügung.

L-mobile service einfach integriert in Ihr ERP

Unsere digitalisierte Service-Softwarelösung bietet Standardschnittstellen für alle gängigen ERP-Systeme.

Highlights von L-mobile service

Die Field Service Management Software

ERP-unabhängige Lösung

Vermeidung von Doppelarbeiten und Papier

100 % Offlinefähigkeit

Gesteigerte Kundenzufriedenheit

Zeitnahe Abrechnungen

Erleichtert das Tagesgeschäft

Schnelle Abwicklung der Serviceaufträge

Effizienter Einsatz von Ressourcen

Einfache und zentrale Kundenverwaltung

Einsatzplanung per Drag & Drop

Wartungsverträge verwalten

Maschinen- und Anlagenverwaltung

Field Service Management Software – eine Lösung für den gesamten Field Service Prozess

Um Ihre Serviceprozesse digital, transparent und mobil abwickeln zu können sind Sie auf der Suche nach einer ganzheitlichen Field Service Lösung? Dann informieren Sie sich gerne auf unserer Übersichtsseite über den gesamten Funktionsumfang unserer Servicemanagement Software L-mobile service.

Mit der Field Service Management Software verfügen Sie über alle wichtigen Funktionen im Serviceprozess in einer einzigen Lösung. Den Anfang macht die Erfassung aller Stamm- und Servicedaten durch Ihren Innendienst. Anschließend werden mit Hilfe der digitalen Plantafel die passenden Servicetechniker zu Ihren Serviceaufträgen zugeordnet. Sobald sich Ihre Techniker auf zum nächsten Einsatz machen sind sie mit der mobilen Service App jederzeit auf dem aktuellen Stand und haben Zugriff auf alle Informationen zum Auftrag. Haben Ihre Techniker ihre Arbeit erledigt, wird der abgeschlossene Serviceauftrag zur Faktura freigegeben und kann mittels Reporting-Tool schnell und einfach ausgewertet werden.

Kunden die L-mobile service einsetzen

Als weltweit führender Hersteller von Verbindungslösungen in der Hochfrequenz- und Fiber-Optik-Technologie ist die einfache und effiziente Wartung von Produktionsanlagen entscheidend für die Rosenberger Hochfrequenztechnik GmbH & Co. KG. Durch den Einsatz der Servicemanagement Software L-mobile service, die nahtlos in das eingesetzte ERP-System integriert wurde, ist das Unternehmen in der Lage, einen durchgängigen Instandhaltungsprozess ohne Medienbrüche abzubilden.

„Wir sind mit dem Projektverlauf und der Zusammenarbeit mit L-mobile sehr zufrieden. Die Kommunikation innerhalb des Projektes war hervorragend. Zu jeder Zeit stand uns ein Ansprechpartner bei Fragen und Wünschen zur Seite und unsere Anforderungen wurden ideal umgesetzt.“

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L-mobile Christopher Kohl Telemarketing

Pascal Löchner
Head of Sales
Digitales Service Management