De l’ordre de réparation au contrat de maintenance : gestion transparente des ordres avec L-mobile service

Supervisez votre gestion des ordres à partir du Field Service de manière simple et efficace au sein d’un seul système. Le logiciel Field Service Management L-mobile service vous permet de gérer et de traiter les ordres de manière centralisée pour davantage de transparence et un meilleur échange d’informations dans le Field Service.

Au lieu de saisir toutes les données d’un ordre de maintenance ou de réparation deux fois, dans le système ERP et dans la solution de service, vous gagnez un temps précieux en intégrant L-mobile service à votre ERP. De la saisie centralisée des commandes aux processus automatisés dans le cadre de contrats de maintenance, en passant par un historique détaillé : le logiciel Field Service Management fournit les outils nécessaires pour préparer parfaitement les interventions de vos techniciens de service.

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Saisir un ordre de réparation, gérer les contrats de maintenance : la gestion des ordres est la base d’un Field Service Management efficace

Installations, ordres de réparation, rendez-vous d’intervention de maintenance et autres interventions de service : l’objectif d’une gestion efficace des ordres est de gérer soigneusement toutes ces opérations et de les préparer afin qu’elles soient parfaitement exécutées sur place chez le client. Un service client de qualité dépend donc d’un backoffice performant, rapide et qui évite surtout les erreurs. C’est la seule façon de créer une base optimale pour mettre à la disposition du service technique sur le terrain toutes les informations relatives à un ordre de maintenance ou de réparation, dès le départ, de manière complète et de la meilleure qualité possible.

Grâce à l’intégration de L-mobile service à votre système ERP, toutes les informations d’un ordre de réparation comme le nom du client, la machine à réparer, le matériel nécessaire et les listes de contrôle sont toujours disponibles dans leur forme la plus actuelle. Un flux transparent d’informations est alors garanti tout au long du processus de service. Sur l’application Field Service mobile, vos techniciens de service ont à tout moment et de partout accès aux informations sur les interventions de service en cours. La gestion des ordres dans L-mobile service garantit ainsi le suivi des ordres de service et leur traitement efficace sur le terrain.

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Fonctions pour une gestion efficace des ordres avec L-mobile service

La gestion numérique des ordres dans L-mobile service permet à votre service administratif de saisir facilement les demandes de service et les ordres de réparation dès l’entretien avec le client et de les munir de toutes les informations importantes. Votre équipe de service dispose en outre de modèles de commande personnalisés, d’un historique de service transparent et de la possibilité de gérer les contrats de maintenance.

Création d'ordres de service Gestion des contrats de service Historique de service détaillé Utilisation de modèles Ordres avec objets d'intervention

Ordres d’installation, de maintenance ou de réparation : saisie et traitement des ordres de service

Gestion simple et transparente des ordres pour un service client efficace

Avec la gestion des ordres du logiciel Field Service Management L-mobile service, vos techniciens de service ont deux possibilités pour gérer les problèmes des clients. La solution de service fait la différence entre demandes de service et ordres de service. Les unes peuvent être résolues directement par l’assistance téléphonique tandis que les autres nécessitent l’intervention d’un technicien de service.

Tous les détails d’une demande de service créée visibles en un coup d’œil
Les demandes de service peuvent être facilement transformées en ordres de service, lorsqu’un technicien de service est nécessaire
Vue d’ensemble transparente et filtrable de tous les ordres de service dans le système
Toutes les informations sur un ordre de service, par exemple les heures de travail saisies, visibles en un coup d’œil

Lorsqu’une demande de service est créée dans L-mobile service, le backoffice est en mesure de la traiter lui-même et de la clôturer. Si toutefois, au cours de l’entretien avec le client, le collaborateur de l’assistance remarque qu’il s’agit d’un problème plus complexe, une demande de service peut être transformée en un seul clic en un ordre de maintenance ou de réparation. S’il est clair dès le départ qu’un technicien de service est nécessaire sur place, cette étape intermédiaire peut être ignorée sans problème et un ordre de service peut être créé directement. Les données de l’ordre peuvent ainsi être modifiées de manière flexible et gérées.

Un ordre de réparation créé peut être modifié à tout moment et complété d’informations supplémentaires. Dans la suite du processus de service, ces données sont également à la disposition du service sur le terrain sur l’application Field Service mobile. La transparence constante facilite la tâche de toute votre équipe de service, qui peut toujours fournir aux clients qui ont des questions une explication valable sur l’état actuel de la commande.

Gestion de contrats de service ou de maintenance

Pour les ordres de service créés automatiquement à partir de cycles de maintenance

Selon la machine ou le système, les organisations de service doivent effectuer des opérations de maintenance régulières sur le site du client afin de maintenir le bon fonctionnement de ces produits. Pour faciliter le déroulement de ces interventions de service récurrentes, des contrats de maintenance correspondants sont conclus avec les clients, que vous pouvez créer et gérer sans problème dans L-mobile service.

Informations détaillées sur le contenu du contrat de service
Des plans de maintenance peuvent être créés individuellement dans chaque contrat de service.
Le contrat de service inclut une vue d’ensemble de toutes les commandes de maintenance déjà créées automatiquement

En gérant les contrats de maintenance dans L-mobile service, vous pouvez planifier à l’avance les mesures de maintenance appropriées. Vous êtes sûr que les ressources nécessaires sont disponibles au bon moment et prêtes à être utilisées pour l’intervention. Car le fait de planifier efficacement des mesures de maintenance ne réduit pas seulement les temps d’arrêt des installations de votre client, cela diminue aussi le stress ainsi que du travail et des coûts inutiles au sein de votre Field Service Management.

L-mobile service pense et travaille avec votre équipe pour encore plus d’efficacité dans le processus de service. Des intervalles de maintenance fixes devant être respectés par les techniciens de service sont définis dans le contrat de maintenance. Dès que la prochaine échéance approche, L-mobile service crée automatiquement une commande de maintenance qui inclut toutes les informations nécessaires. Le risque de manquer une intervention de service dans le feu de l’action est considérablement réduit. En outre, la création automatique de l’ordre de service fait gagner un temps précieux à votre backoffice et garantit au service technique sur le terrain de pouvoir effectuer une intervention chez le client conforme au planning.

Historique de service détaillé sur les interventions passées

Transparence absolue du Field Service Management

Pour un Field Service Management plus transparent, il est extrêmement utile pour les entreprises de documenter l’historique des interventions de service passées ainsi que les interactions avec les clients. Cela facilite et accélère le traitement en cas de notifications de pannes récurrentes. Grâce à un historique de service détaillé sur chaque client, L-mobile service permet une gestion efficace des ordres à ce stade précis.

Un historique de service détaillé avec tous les ordres et demandes de service précédents est consultable dans les données de base du client

Dans les données de base du client, vos collaborateurs du service après-vente ont un aperçu complet de l’ensemble des demandes et ordres de service correspondants. Le statut actuel, la date de création, les priorités, les gestionnaires et le type de commande sont visibles en un coup d’œil. Si nécessaire, le processus correspondant peut être ouvert directement en un clic. Il est possible de retracer précisément quelles activités ont été effectuées chez le client, quel technicien était sur les lieux et à quelle date. Au total, cela se traduit par une plus grande transparence dans la gestion des ordres et un flux complet d’informations tout au long du processus de service.

Utiliser des modèles de commande pour les ordres de maintenance et de réparation

Gagner du temps dans la gestion des ordres avec des modèles bien définis

Les réparations de machines individuelles, les travaux de maintenance récurrents ou les installations de différents systèmes nécessitent souvent les mêmes étapes de travail – un bon moyen de réduire la charge administrative dans la gestion des ordres.

Créez autant de modèles que vous souhaitez pour vos ordres de service
Des informations telles que la priorité, le gestionnaire responsable ou les compétences nécessaires pour la commande peuvent être définies à l’avance dans le modèle de commande
Autant de modèles que vous souhaitez peuvent aussi être enregistrés pour des demandes de service
Définissez à l’avance des informations de base pour les demandes de service standardisées

L-mobile service permet de créer autant de modèles de commande que vous souhaitez pour différents types de commande. Surtout en cas de volume élevé de commandes dans le Field Service Management, cela permet de gagner beaucoup de temps lors de la création de nouveaux ordres de service. Pour les demandes de service aussi, il est possible de définir des modèles adaptés. Vos collaborateurs peuvent ainsi se concentrer pleinement sur l’entretien avec le client et saisir pendant ce temps une nouvelle demande de service sans trop d’efforts ni de distractions.

Regroupement de machines et d’appareils en objets d’intervention

Pour une meilleure vue d’ensemble et une gestion simplifiée des ordres

Pour certaines organisations de service après-vente, il peut être utile, pour une gestion optimisée des ordres, de grouper et de rassembler des historiques de dispositifs de différentes machines. Dans le domaine de la construction de machines et d’installations notamment, cette approche permet à l’équipe de service après-vente de garder plus facilement une vue d’ensemble de tous les appareils.

Vue d’ensemble de tous les historiques de dispositifs regroupés dans un objet d’intervention

Ici aussi, L-mobile service propose une solution adaptée. Différents historiques de dispositifs peuvent être regroupés en objets d’intervention. Si, par exemple, un nouvel ordre de réparation est créé pour une grande installation composée de nombreuses machines individuelles, les objets d’intervention offrent un avantage décisif : au lieu d’attribuer chaque machine à l’ordre au cours d’un processus fastidieux, un seul clic suffit pour sélectionner l’objet d’intervention correspondant. Toutes les machines de l’ensemble de l’installation sont alors déjà enregistrées dans l’ordre de réparation. Le temps gagné est énorme.

Gestion efficace des ordres grâce à l’interaction sans faille de L-mobile service et de votre système ERP

Une gestion transparente et centralisée des ordres de service et des contrats de maintenance contribue pour une part importante à l’efficacité du service client. Il est d’autant plus important que votre équipe de service après-vente dispose à tout moment de toutes les informations nécessaires pour pouvoir traiter efficacement et en temps voulu les demandes de service des clients. Grâce à l’intégration de L-mobile service à votre système ERP, les données de base et les données de transaction peuvent être gérées de manière transparente et centralisée, les erreurs lors de la transmission manuelle des données sont évitées et les processus de service sont accélérés.

Vous découvrirez dans notre livre blanc gratuit comment vous pouvez connecter notre logiciel Field Service Management L-mobile service à votre système ERP, les informations les plus importantes sur les interfaces standard L-mobile ainsi que d’autres informations pour une interaction réussie entre les deux solutions logicielles.

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Objectifs que vous pouvez atteindre grâce à une gestion transparente des ordres et à l’utilisation d’ordres de réparation et de contrats de maintenance numériques

Meilleure traçabilité

Traitement plus efficace des ordres

Toujours les dernières mises à jour du statut

Accès centralisé à toutes les données de commande

Gestion sans papier pour le service administratif

Réduction du temps de travail réservé à la saisie des commandes

Avantages qui caractérisent le travail avec une gestion centralisée des ordres dans le Field Service Management

Amélioration de l’échange d’informations

Une bonne communication entre le service administratif et le service technique sur site est une condition préalable à un processus de service fluide. En centralisant toutes les informations relatives aux ordres de maintenance et de réparation grâce à la gestion numérique des ordres dans L-mobile service, toutes les personnes concernées disposent à tout moment du même niveau de connaissances.

Gain de temps lors du traitement des commandes

Un volume de commandes élevé demande beaucoup de temps. Les données doivent être saisies rapidement, sans que la qualité des informations nécessaires sur les clients, les machines et les rapports de pannes en pâtisse. Des outils pratiques comme les modèles de commande facilitent la gestion des ordres de service.

Visibilité du processus de service

La complexité d’un ordre de service peut parfois prendre des proportions imprévisibles. C’est précisément dans ces cas qu’il importe de garder une vue d’ensemble. Avec un aperçu du statut en temps réel, tous les collaborateurs du service après-vente restent à jour et peuvent aussi informer les clients d’une intervention de manière rapide et transparente.

Préparation optimale en amont pour la planification des interventions

La gestion numérique des ordres permet de mettre à disposition toutes les informations importantes au sein d’une commande pour planifier des itinéraires et des interventions. Vos gestionnaires peuvent ainsi accéder de manière centralisée aux ordres de service et les planifier rapidement. Un avantage décisif pour un service client efficace.

Synchronisation des données en temps réel avec votre système ERP

Ordres d’installation, de maintenance ou de réparation : tous les ordres de service, les documents associés et les notes sont échangés automatiquement entre L-mobile service et votre système ERP au moyen d’une interface, de sorte que les deux systèmes disposent toujours des données les plus récentes.

Accélération de la facturation

Dès qu’un ordre est terminé, il peut être transmis directement à la comptabilité sous forme numérique. La centralisation et la mise à disposition numérique des données au sein de la gestion des ordres raccourcissent le processus de traitement et accélèrent la facturation dans le Field Service Management.

La gestion simple des ordres avec L-mobile service dans la pratique

Découvrez les fonctions et points forts de notre logiciel Field Service Management dans le webcast gratuit à la demande, et ce où vous voulez et quand vous voulez !

Traitement numérique et centralisé de la gestion des données de base et des ordres
Nous vous montrons dans ce webcast comment gérer vos ordres dans L-mobile service afin de créer efficacement des ordres de service assortis de nombreuses informations pour le service technique sur le terrain.
Démo en direct des principales fonctions du logiciel Field Service
De la gestion des ordres à la création automatique du rapport de service numérique : découvrez les points forts de L-mobile service pour le service administratif et le service technique sur le terrain.
Le logiciel Field Service Management dans la pratique
Découvrez comment l’un de nos clients a réussi à dématérialiser l’ensemble de son processus de service et peut aujourd’hui travailler sans problème hors ligne et sans connexion réseau sur le terrain.

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Cas d’utilisation tirés de la pratique : comment votre équipe de service après-vente est en mesure de coordonner de manière optimale les interventions de service grâce à la gestion centralisée des ordres

Donner des réponses rapides, correctes et transparentes aux clients

Toute votre équipe de service après-vente a accès à tous les documents de l’ordre via L-mobile service. Cela s’avère particulièrement utile pour traiter efficacement un ordre de réparation. D’un autre côté, une gestion numérisée et centralisée des ordres est aussi un grand soutien pour l’assistance client.

Il n’est pas rare que les clients contactent plusieurs fois l’assistance client. Raison possible : ils souhaitent savoir quand l’équipe de service après-vente s’occupera de la réparation de leur machine. Comme toutes les données relatives à un ordre de réparation ouvert sont saisies et documentées de manière centralisée dans L-mobile service par tous les collaborateurs du service après-vente, chaque ordre est visible et traçable. Il est alors facile pour votre assistance client d’informer le client du statut de sa commande et de répondre de manière détaillée à ses questions.

Contrat de maintenance : processus automatisé pour les interventions récurrentes

Régulièrement, votre technicien de service doit effectuer des entretiens de routine sur les machines de vos clients. Les conditions-cadres de ces interventions de service sont réglées dans le contrat de maintenance correspondant et sont gérées, tout comme les préparatifs de l’intervention, par le service administratif. Le service administratif doit cependant gérer quotidiennement de nombreuses autres interventions de service en plus des commandes de maintenance récurrentes. Lorsque le volume des commandes est élevé, les collaborateurs du service de gestion des ordres doivent garder une vue d’ensemble. Il importe de s’assurer que toutes les interventions de service sont créées et préparées correctement dans les différentes commandes.

Des plans de maintenance automatisés basés sur les contrats de maintenance conclus dans L-mobile service évitent que des interventions de routine importantes soient oubliées et donc non planifiées. Différents plans de maintenance peuvent être créés et définis au sein d’un contrat de maintenance. Le logiciel Field Service Management identifie au moyen d’un intervalle défini à quel moment doit se dérouler la prochaine intervention. Un ordre de service correspondant est créé automatiquement, sans travail supplémentaire pour vos collaborateurs.

Un ordre de service, plusieurs interventions de service : gestion simple des ordres pour des problèmes complexes

De nombreuses équipes de service s’occupent de clients disposant d’installations de production complexes, composées de machines et de systèmes très divers. Tant l’entretien que la réparation de ces installations peuvent s’avérer extrêmement complexes. Plusieurs techniciens de service avec différentes compétences sont nécessaires pour réaliser un ordre de service chez le client. Néanmoins, vous souhaitez regrouper toutes les prestations de service à fournir à votre client en un seul ordre de réparation afin de garder la charge administrative sous contrôle et simple.

Avec la gestion numérique des ordres de L-mobile service, votre équipe de service peut réunir plusieurs interventions de service en un seul ordre de service. Différentes interventions de service peuvent ainsi être affectées directement aux techniciens de service appropriés. Le temps de travail, le matériel nécessaire et les autres coûts sont attribués par chaque technicien à son intervention respective et additionnés simultanément dans l’ordre de service. Toutes les interventions de service sont enregistrées de manière détaillée et synoptique dans un ordre de service et par conséquent dans un seul jeu de données.

Gestion transparente des ordres dans Field Service Management grâce à l’interaction de L-mobile service et de votre système ERP

De nombreuses entreprises gèrent leurs données de base et leurs données de commande en priorité dans leur système ERP. Pour un processus de service sans changement de support, il était très important pour notre client INOTEC Sicherheitstechnik GmbH que le logiciel Field Service Management et le système ERP fonctionnent parfaitement de concert. L’intégration de L-mobile service à la solution ERP de proALPHA permet à l’équipe de service de tout préparer de manière optimale pour chaque intervention de service. Dans la vidéo de référence, son directeur Michael Langerbein et son équipe de service vous montrent à quoi ressemble aujourd’hui le travail avec L-mobile service chez le fabricant leader dans le domaine de l’éclairage de secours et de sécurité.

« Pour certains grands projets, qui s’étendent parfois sur plusieurs années, il arrive que l’on travaille à plusieurs reprises sur le même projet avec différents clients. Avant, ce n’était pas possible de les associer. Depuis l’introduction du [L-mobile service]CRM, nous avons créé une variante qui permet de regrouper ces différents projets en un grand [Service]objet de sorte que toutes les informations sont rassemblées à un seul endroit. »

Frank ScheferhoffResponsable du service client chez INOTEC Sicherheitstechnik GmbH

Voir le rapport de référence

L-mobile logistique des entrepôts numériques Infor COM - gestion de services numériques rapport de reference INOTEC Sicherheitstechnik GmbH

Field Service Management L-mobile et ventes mobiles CRM & sales communiqué de référence Swecon Baumaschinen GmbH

L-mobile field service management communiqué de référence Deutsche Windtechnik Offshore und Consulting GmbH

L-mobile field service management communiqué de référence Grimme Landmaschinenfabrik GmbH & Co KG communiqué de référence

Autres fonctions de L-mobile service pour un processus de service numérique et efficace dans le service administratif et le service technique sur le terrain

Découvrez d’autres points forts de notre logiciel Field Service Management pour optimiser et numériser votre service client

L-mobile service est une solution complète qui prend en charge vos processus de service. En conséquence, vous et votre équipe de service disposez, en plus d’une gestion claire des ordres, d’autres fonctions qui permettent de réaliser un Field Service Management efficace. De la gestion centralisée des données de base à la planification optimisée des itinéraires et des interventions au moyen du tableau de planification numérique, en passant par l’application Field Service mobile pour votre service technique sur le terrain, découvrez les points forts de notre logiciel Field Service Management.

Gestion des ordres

Application Field Service mobile

Gestion numérique des appareils

Gestion des données de base

Listes de contrôle numériques

Planification des interventions avec le tableau de planification numérique

Service de reporting en temps réel

Service à distance avec réalité augmentée